Algunos Tips para la prevención del Fraude

Cuando hablamos de fraude en nuestra mente se formula la idea de una acción que implica alguna estafa, robo de dinero, valores, mercaderías, bienes, suministros, etc.  Pero también el fraude puede ser cometido por los funcionarios de una compañía, incluso por propietarios, accionistas o Gerentes, para presentar una imagen financiera irreal, esto con el afán de vender acciones, contratar prestamos, créditos a sus empresas, incluso para evadir impuestos.

Los planes para fraguar un fraude por lo general se da por una presión, estímulo para cometerlos y sobre todo que por carencia de control interno de la empresa da la oportunidad para cometerlo.

El auditor no sólo debe estar interesado en falsedades o fraudes importantes, sino en aquellos aparentemente pequeños pero consecutivos, tales como el robo sistemático de inventarios, cuyas pérdidas son apropiadamente reflejadas en el costo de ventas, para simular que los estados financieros están de acuerdo a normas internacionales de Auditoria.

Los planes de fraudes son típicamente ocultados mediante colusión y documentación falsificada.

ALGUNOS MOTIVOS QUE INDUCEN AL FRAUDE 

Especulación Hombres o mujeres. Malos negocios. Acumulación de deudas. Tren de vida fuera de las posibilidades Juegos de azar Bebida y drogas Para la comisión de fraudes, por lo menos existe lo siguiente: El defraudador trata de resolver problemas de orden financiero. Una situación propicia que brinde al defraudador la oportunidad de apropiarse de los bienes que no le pertenecen, en base del dominio y conocimiento que tiene por el cargo que desempeña. El pensar que su razonamiento es bueno y que nunca será descubierto. Un estado anímico propicio para tomar la decisión de cometer el fraude.

PRINCIPALES SEÑALES DE PELIGRO DE FRAUDE 

1.- Pedir prestadas pequeñas sumas a compañeros de trabajo.

2.- Colocar cheques personales en la caja chica o en los fondos para cambio, pidiendo al cajero que “retenga” los cheques,  sin depositar o hacerlos efectivos.

3.- Cheques personales que han sido prestados y devueltos por el banco por razones anormales.

4.- Frecuente presencia de cobradores y acreedores en la oficina y el uso excesivo del teléfono para “espantar “a los acreedores.

5.- Colocar en la caja chica vales sin aprobación, o persuadir a los empleados que puedan autorizarlos, a que acepten vales que en realidad representen préstamos a corto plazo.

6.- Inclinación a cubrir ineficiencias y a “tapar” errores en las cifras.

7.- Crítica constante de los demás, con el fin de alejar sospechas.

8.- Dar explicaciones pomposas y sin sentido en cualquier investigación.

9.- Proceder raro y peculiar.

10.- Ser aficionado a cualquier tipo de juegos de azar, sin posibilidad de proceder afrontar pérdidas.

11.- Beber excesivamente,  y asociarse con personas de conducta dudosa.

12.- Comprar automóviles y muebles costosos.

13.- Tratar de explicar un nivel de vida alto como consecuencia de haber obtenido una herencia, lo que muchas veces amerita una investigación confidencial.

14.- Disgustarse cuando se hacen preguntas razonables; mostrar gran serenidad bajo un interrogatorio severo.

15.- Negarse a dejar a otros durante el día la custodia de los registros.

16.- Negarse a tomar vacaciones, por temor a que se descubra errores o malos manejos; no aceptar ascensos.

17.- Trato y agasajo constante por parte de un miembro del personal de un proveedor.

Mantener una gran cuenta bancaria o la compra de grandes valores. 

LA AUDITORIA INTERNA COMO FUNCION PREVENTIVA

El mayor merito atribuible a la auditoría interna debe ser su eficacia para evitar la oportunidad y la tentación a funcionarios y empleados desleales. La fiscalización a que periódicamente y por sorpresa a de esperar verse sometida, le inducirá a observar una conducta más escrupulosa en el manejo de los fondos y otros bienes o valores confiados a su custodia.

En toda organización existe el peligro potencial de que, en una u otra fase de su actividad, se produzca algún caso de:

Fraude, estafa, desfalco o malversación de fondos.

Uso indebido de los bienes patrimoniales.

Cualquier otro tipo de infidelidad por parte de algún empleado o empleados deshonestos.

Si bien es cierto que algunas de estas irregularidades llegan a descubrirse, aún en la empresa donde no existe auditoría interna, la probabilidad de que tales casos sean puestos en evidencia es positivamente mucho mayor si se cuenta con el auxilio de un eficiente servicio de auditoría interna.

Resulta obvio, por consiguiente, que a una administración consciente de sus responsabilidades, debe inquietarle la posibilidad de que su falta de prevención este proporcionando la comisión de hechos graves que eventualmente podrían poner en peligro la estabilidad de la empresa.

La auditoría interna en ningún momento puede tomarse como un gasto en la empresa, al contrarío es una eficiente inversión para aumentar sus ganancias y poder salvaguardar sus activos.

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Francisco Rodas