El certificado digital y la digitalización certificada de facturas - parte 2-2

En la primera parte de este artículo entramos primero en la definición de lo que es una certificado digital, cómo se relaciona con la firma electrónica y explicaremos el papel que tienen las entidades con derecho a emitir certificados digitales, las Autoridades de Certificación.

En esta segunda parte nos centraremos en elaborar cómo el certificado digital y la digitalización certificada de facturas se complementan.

El certificado digital y la digitalización certificada de facturas

La  necesidad de gestionar el alto número facturas y recibos asociados a la actividad comercial de una empresa, implica asumir gastos asociados a la impresión, envío y manipulación del documento, lo que lleva aparejado un gasto aproximado de 1,2 euros por factura enviada e incluso algo más por factura recibida, especialmente por las obligaciones de custodia.

Con la entrada en vigor del Real Decreto 1496/2003, de 28 de noviembre, se aprueba el Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación, se fomenta  la posibilidad de remitir las facturas por medios electrónicos, permitiendo un ahorro de costes muy significativo.

Igualmente, tras la publicación de la Orden EHA 962/2007 de 10 de abril cabe la posibilidad de destruir las facturas recibidas en papel si previamente se ha realizado un proceso de digitalización certificada que obtiene copias digitales firmadas electrónicamente a través de un software homologado de digitalización.

En la norma EHA/962/2007, de 10 de abril de 2007 se define Digitalización como el proceso mediante el cual, aplicando técnicas fotoeléctricas o de escáner ,se convierte una imagen contenida en un documento papel en una imagen digital codificada.

A través del la digitalización certificada, las facturas se conservan en formato electrónico con plena validez fiscal y legal, con lo que los originales en papel pueden ser eliminados definitivamente.

En España, la Digitalización Certificada de facturas es el proceso que permite obtener copias digitales de las facturas con valor de original. Para cumplir los requisitos que se define en la  Orden EHA/962/2007, de 10 de abril de 2007, la entidad que lleva a acabo la digitalización debe utilizar un software homologado, y hacerlo cumpliendo su "Plan de Calidad" que tiene carácter contractual.

La digitalización de facturas en papel se realiza con un software homologado que utiliza un certificado digital y conserva las facturas escaneadas y ciertos metadatos (datos clave que permiten la identificación y recuperación/reconstrucción clara e inequívoca de la factura o documento) en una base de datos segura. Esta es la clave que permite destruir el papel, conservando su valor probatorio pero mejorando su almacenamiento, búsqueda, acceso y disponibilidad simultánea para más de una persona en la organización.

La normativa EHA/962/2007, de 10 de abril de 2007 establece expresamente el carácter de original del documento electrónico resultante de la digitalización de la factura. Lo cual resuelve una de las exigencias en los ámbitos de las Administraciones Públicas respecto a la obligación de conservación de originales que impone la normativa y que se exige desde la IGAE (la Intervención General de la Administración del Estado).

Digitalización certificada. De acuerdo con la Resolución de 24 de octubre de 2007 sobre procedimiento de homologación de software de digitalización, se publica la lista de los formatos estándares de uso común para la digitalización certificada de facturas recibidas en papel. Asimismo, se publica también la lista de softwares homologados para la digitalización certificada de facturas en papel.

Requisitos para la creación de documentos en formato electrónico con digitalización certificada

Los obligados tributarios pueden proceder a la digitalización certificada de las facturas, documentos sustitutivos y otros documentos de interés tributario que conserven en papel y tengan el carácter de originales. Las facturas, documentos sustitutivos y otros documentos así digitalizados permiten que el obligado tributario pueda prescindir de los originales en papel que le sirvieron de base.

Para poder llevar a cabo la conversión del documento en papel al formato electrónico, es imprescindible cumplir algunos requisitos:

Debe de haber una garantía de fidelidad del proceso de digitalización. Para ello es imprescindible utilizar un Software de Digitalización Certificado y homologado. Este software debe aportar la garantía de que se obtiene imagen fiel e íntegra del documento, firmada con firma electrónica del software de digitalización. Por cada documento digitalizado se debe conservar un registro de datos con todos los campos exigibles de los libros de registros en una base de datos. La Digitalización de los documentos debe almacenarse en una base de datos documental con registro de datos por cada documento y un campo de imagen binaria del documento o enlace al fichero que la contenga, con la firma electrónica de la imagen de la factura y de la base de datos. El software deberá permitir un acceso completo a la base de datos y la recuperación/reconstrucción del documento certificado.

La homologación del software para la digitalización certificada

La homologación del software exige ciertos requisitos que se detallan en la RESOLUCIÓN de 24 de octubre de 2007, de la Agencia Estatal de Administración Tributaria, sobre procedimiento para la homologación de software de digitalización contemplado en la Orden EHA/962/2007, de 10 de abril de 2007.

El proceso implica la aplicación de firmas electrónicas cualificadas o reconocidas y el uso de sistemas de fecha y hora exacta de la factura certificada, por lo que es necesario contar con un certificado electrónico apropiado.

Según el artículo 7 de la Orden EHA 962/2007 y del apartado primero de la Resolución 24 de octubre de 2007 sobre el procedimiento para la homologación de software de digitalización de facturas, listamos a continuación algunos de los formatos estándares más comunes para el uso de documentos electrónicos de digitalización certificada:

ISO 19005 (PDF/A) PNG JPEG 2000 Acrobat 5 (PDF 1.4) ó superior TIFF 6.0 ó superior

La solución Pixelware Legal Scan ha pasado el paso de revisión por una empresa especializada en auditoría de Digitalización Certificada que ha confirmado que cumple con los requisitos de la Orden EHA/962/2007, de 10 de abril de 2007, y actualmente se encuentra en tramites para solicitar la homologación ante la Agencia Tributaria de su solución de digitalización certificada de los documentos electrónicos generados o digitalizados con las soluciones de gestión de procesos de documentos específicas de Pixelware.

Solución de Negocio: Digitalización certificada de facturas