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Gestión Electrónica de Expedientes y Workflow - parte 2 de 2

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Gestión Electrónica de Expedientes y Workflow - parte 2 de 2

En la primera parte explicamos por qué es cada día más importante la gestión electrónica de documentos. En esta segunda y última parte daremos una introducción en la gestión de procesos (workflow) y un ejemplo de Gestión electrónica de expedientes.

*Flujo de trabajo de una empresa (Workflow)*

Definimos Workflow como un sistema informático para la automatización de los procesos de negocio, el flujo de trabajo a seguir para la consecución de una tarea o trabajo predeterminado.

El sistema Workflow automatiza la secuencia de acciones, actividades y tareas en la ejecución del proceso, aporta herramientas necesarias para su gestión y efectúa un seguimiento de cada una de sus etapas.

Workflow es una pieza clave para las organizaciones.

Hay empresas, cada vez menos, que definen la gestión de sus procesos (workflow) a través de procedimientos escritos y otras, más avanzadas, se aseguran su seguimiento y control apoyándose, además, en las nuevas tecnologías. Los trámites se agilizan y aumenta la eficacia de la empresa. La automatización de los procesos de trabajo supone el intercambio de documentos, información, expedientes, tareas, etc.

Las principales herramientas sobre Workflow son: Workflow Corporativo, Workflow de Aplicación, Workflow Documental y Workflow de Producción.

Actualmente perdemos mucho tiempo accediendo y recuperando diversos archivos, por ejemplo; porque están en diferentes formatos. La gestión electrónica de la información, combinada con el Workflow, agiliza todos los trámites necesarios, reduciendo costes y aumentando la productividad y efectividad de la organización. Las tareas de los usuarios son más fáciles gracias a que los nuevos sistemas de Workflow incorporan en su motor, en el servidor de la red centralizado, un sistema capaz de dirigir los expedientes según unas reglas determinadas.

Las diversas utilidades que ofrece el sistema garantizan la recuperación de los  documentos para su análisis y gestión de forma sencilla y rápida.

Aunque ya se han enunciado algunos de los beneficios del Workflow o flujo de trabajo para la empresa, debemos hacer hincapié en varios puntos básicos a tener en cuenta:

El ahorro de tiempo y mejora de la productividad y eficiencia de la empresa, debido a la automatización de muchos procesos de negocio. El aumento del control de procesos a través de la normalización de los métodos de trabajo. Mejora en la atención y servicio al cliente. Optimización de la circulación de información interna con clientes y proveedores. Mejora de los procesos; mayor flexibilidad según las necesidades de la empresa. Integración de procesos empresariales.

Los sistemas de Workflow o de flujo de trabajo (BPMS Business Process Management Systems) no sólo acercan personas, procesos y tecnología, ahorrando tiempo y aumentando la productividad, sino que además facilitan la automatización de los flujos de trabajo entre procesos, integrándolos en la empresa según unas estrategias determinadas.

*Ejemplo de Gestión electrónica de expedientes*

Una empresa importante de seguros con sede en Valencia recurre a este sistema a la hora de agilizar los trámites de gestión de los expedientes de su personal.

Con el tiempo, el departamento de Recursos Humanos de esta empresa ha acumulado numerosa y diversa documentación acerca de sus empleados (contratos, bajas laborales, informes de rendimiento laboral de los empleados, clima laboral, evolución del desempeño…) y quiere gestionar ágilmente esta información.

En primer lugar, transforma toda la documentación que tiene en papel a formato digital, captura mediante tecnología OCR toda la información necesaria de los expedientes y la convierte a un formato común capaz de ser leído y comprendido por otros programas y sistemas de la empresa, con el fin de agilizar los trámites demandados en cada caso. Por ejemplo; si necesitamos realizar un informe laboral de un empleado concreto del cual necesitamos recuperar documentación diferente que lo defina: su efectividad y productividad, su asertividad, su capacidad de trabajo en grupo, su rendimiento, su actitud ante determinados trabajos…

Una correcta política de Recursos Humanos requiere de un buen archivo de los expedientes de vida laboral, debidamente documentado, actualizado y controlado.

Hay diversas Soluciones para la Gestión Electrónica de Expedientes y  documentos en el mercado. La selección no siempre es fácil, suele puede afectar a procesos de negocio ya establecidas, por ello, le elección de una solución que se adapte a sus necesidades es esencial.

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Acerca del autor

Josep Martí Cid Director Comercial de Área - Pixelware http://www.pixelware.com Especialistas en Contratación

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