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miércoles 22 de octubre del 2014
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Eficiencia en el Trabajo

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Eficiencia en el Trabajo

Me motive a escribir este articulo basandome en las experiencias vividas a traves de los años y de los cargos desempeñados, casi siempre al ingresar en un nuevo empleo he encontrado unos bien llamados "desastres" en los puestos de trabajos a desempeñar, dandome a pensar que, al parecer el llamado "sentido comun" no es tan comun como se cree. Posiblemente por carencia de aspectos basicos de organizacion, o posiblemente de motivacion laboral, pero son aspectos externos que no deberian influir en nuestro deseo de trabajar eficientemente, debe ser una cuestion personal, ademas, las ventajas de la organizacion en el trabajo son muchisimas; ahorros de tiempo y de esfuerzo, practicidad, por mencionar solo algunas.

En varias ocasiones en mis experiencias el antes y despues de mi labor es tan notorio, que otros empleados de la empresa lo notan y lo comentan, por ello me sorprende esta carencia.

Es tan basico, el buen uso de una agenda, un calendario, un archivador bien distribuido, una bandeja solo con prioridades o pendientes inmediatos... en fin varias herramientas que hay actualmente a nuestro alcance, que resulta dificil creer que las personas sean renuentes a ello, teniendo en cuenta las bondades que ofrece, por ejemplo, la gratificación del hecho de que tu jefe y tus compañeros reconozcan y valoren la eficiencia que demuestras al solicitarte una información y demuestres que sabes ubicarla con exactitud, o un trabajo y lo realices en el tiempo normal en el que debe ejecutarse o en un tiempo menor, demostrando seguridad en tus capacidades y resalta el buen uso de las herramientas de trabajo.

Los siguientes concejos son faciles de aplicar y pueden resultar ventajosos:

Puedes empezar organizando tu escritorio, de manera tal que guardes en sus respectivos lugares lo documentos correspondientes y dejar sobre el escritorio solo con lo que debes trabajar.

Las bandejas son muy utiles si sabes distribuirlas, alli puedes colocar, primero lo urgente, seguido de lo que ya has procesado pero que le falta algo que no depende de ti como un recibo, un anexo; que debe traerte alguien mas... luego en un tercer espacio puedes colocar lo que ya esta procesado y puede esperar un poco para anexar en los archivos.

Puedes plantearte un cronograma de trabajo semanal, quincenal o mensual, en el que incluyas las tareas cotidianas necesarias fechadas, por ejemplo los pagos segun vencimiento, la preparacion de nominas o impuestos, entre otros.

LLevar en tu computador la mayor información posible redactada, formulada en hojas de calculo o escaneada, con el objetivo de tenerla virtualmente: en caso de perdidas del fisico o sea necesario el envio de esta informacion via internet.

Limpiar tu computador  de las cosas que ya reemplazaste o que simplemente no has vuelto a necesitar en un largo periodo de tiempo, eso incluye el escritorio, que a veces posee cosas obsoletas, para ello existe una aplicacion.

Si tu memoria no es tan eficiente puedes llevar una pequeña agenda, sea fisica o virtual, como sea mas comoda y eficiente para ti, es valido, no todos poseemos una super memoria, lo importante es cumplir con las fechas y los compromisos al dia, no actuar extemporaneamente cuando ya quizas no tenga alguna validez, o hasta puedes incurrir en graves errores que acarrean consecuencias por no cumplir con los plazos estipulados.

No tengas miedo de organizar tu escritorio de forma comoda para ti de acuerdo a tus necesidades, si eres diestra o zurda, como contestes el telefono, si necesitas revisar información en la computadora mientras hablas, debes adecuar todo para que puedas llevar a cabo ese proceso con exito y otra comodidades para que te sientas bien al manejar tus herramientas de trabajo.

Creo que debemos esforzarnos por un buen rendimiento que a la larga solo trae beneficios laborales y personales, el trabajo debe ser una actividad realizada con interes en la cual uno de los objetivos debe ser minimizar el tiempo de respuesta como resultado del buen ejercicio de las actividades requeridas.

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