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viernes 19 de septiembre del 2014
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Leyes y principios de gestión del tiempo

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En este artículo voy a hablar de algunas leyes para mejorar la gestión del tiempo: la ley de Parkinson, la ley de Murphy, la ley de Pareto, la ley de Carlson, el principio de Hawthorne, la ley de Eisenhower, el principio de Laborit, la ley de Illich y la ley de Fraisse.

Ley de Parkinson, cuanto más tiempo y para una tarea más tardamos en hacerla. El trabajo se expande para adaptarse a la disponibilidad de tiempo.

Ley de Murphy, si algo puede salir mal saldrá mal. Aplicado al tiempo, debemos prever imprevistos.

Ley de Pareto, de la que ya hemos hablado: el 20% de los efectos causan el 80% de los resultados, por ejemplo el 20% de la humanidad consume el 80% de los recursos mundiales.

Ley de Carlson, o ley de las secuencias homogéneas: El trabajo interrumpido será menos efectivo y tomará más tiempo que el que se ejecuta de manera continua.

Principio de Hawthorne, o Efecto Hawthorne, dice que cuando una persona se siente observada tiende a dar mejores resultados. Trabajamos mejor con supervisión externa y control.

Ley de Eisenhower, (por el presidente Eisenhower) dice que debemos preguntarnos siempre antes de hacer una tarea: ¿para cuándo? y ¿para qué?

El principio de Laborit: tendemos a hacer más espontáneamente lo que nos gusta antes que lo que no nos gusta, lo que es fácil antes que lo que es difícil, lo que se hace rápido antes que lo que se tarda en hacer, lo que es urgente antes que lo que es importante, lo que sabemos hacer antes que lo que es nuevo, lo que otros nos imponen antes que lo que nosotros elegimos.

La ley de Illich, dice que pasado un cierto umbral de eficiencia, ésta disminuye incluso puede volverse negativa. Por ejemplo si estamos mucho tiempo sin descanso dedicados a algo.La ley de Fraisse, dice que el tiempo relativo para cada individuo. Debemos conocer nuestros ritmos y momentos del día más eficientes.Conociendo estas leyes y principios podemos utilizarlos a nuestro favor.

Basándonos en la ley de Parkinson, es más útil establecer tiempos concretos para cada tarea y poner plazos. Basándonos en la ley de Murphy, debemos dejar tiempos muertos de seguridad por si los necesitamos y prever con anticipación, y tabién tener en cuenta otros posibles escenarios no tan favorables durante la planificación.

Basándonos en el principio de Pareto, podemos seleccionar lo más importante para hacer. Basándonos en la ley de Carlson, o de las secuencias homogeneas, podemos planificar tiempos de trabajo sin interrupción, y secuencias de tareas relacionadas. Es decir, centrarnos en bloques ininterrumpidos de trabajo concentrado, para evitar la ineficiencia que producen las interrupciones, y también por otro lado tratar de hacer tareas relacionadas y en una secuencia lógica en la medida de lo posible, o bien encadenar la misma tarea repetitiva hasta que la completamos (por ejemplo, revisar todos los emails importantes pendientes, o enviar todas las cartas de una vez).

Basándonos en el principio de Hawthorne, o el efecto Hawthorne, podemos imaginarnos continua supervisión externa si no la tenemos o dar cuenta a otros. Utilizar la contabilidad externa para ayudarnos a hacer tareas que debemos hacer, pidiendo a otros que nos controlen.

Basándonos en la ley de Eisenhower, podemos definir el objetivo y plazo de cada tarea, lo que nos ayudará a planificar de manera más clara seleccionando lo más importante para hacer, teniendo en cuenta la urgencia e importancia. Teniendo en cuenta el principio de Laborit, la ley de Illich y y la ley de Fraisse, y conociéndonos a nosotros mismos podemos planificar y adaptar nuestras tareas en función de nuestros propios ritmos, momentos de máxima eficiencia, períodos seguidos de concentración, y factores como nuestra motivación, nuestras habilidades, la importancia de la tarea, etc. Debemos tener en cuenta nuestras fuerzas y habilidades, nuestras debilidades y tratar de organizarnos en función de ello. También puede haber momentos del día en que seamos más productivos y que sean el mejor momento para hacer las tareas más importantes del día.

Cuando nos conocemos a nosotros mismos, sabemos que nos motiva y qué palancas nos mueven, podemos accionarlas para conseguir los resultados que queremos, utilizar recompensas, conocer nuestras debilidades y reconocer y cortar a tiempo situaciones de distracción.

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