Aprender a delegar

En el ámbito de las organizaciones, la delegación de tareas es uno de los procesos más importantes y a la vez uno de los que despierta más expectativas en todos los niveles. Hoy en día la delegación se ha convertido en un proceso prácticamente imprescindible, ya que la necesidad de ser más competitivos, la introducción de las nuevas tecnologías de la información y la comunicación y el “achatamiento” de las estructuras jerárquicas tradicionales ejercen cada vez mayor presión sobre los niveles intermedios.

En realidad, los tres elementos mencionados (competitividad, TICs y más responsabilidades) parecen ser la bisectriz de la vida moderna, y especialmente si eres un/a gerente o un directivo del nivel intermedio de la organización, deberás tarde o temprano encarar este proceso. Desde ya que conseguir una delegación exitosa ¡no es nada sencillo! A continuación, algunas ideas para ayudarte a encarar el proceso.

¿Qué es delegar?

Es interesante saber que “delegar” es encargar la realización de determinadas tareas o el cumplimiento de ciertas funciones a otras personas. Precisamente éste es el punto focal de la delegación en las organizaciones: el superior delega tareas o funciones y parte de la autoridad, mientras comparte la responsabilidad y establece mecanismos de control. Una delegación bien estructurada es beneficiosa para los colaboradores, pues les otorga autonomía, capacidad de tomar decisiones y compromiso con la tarea.

Actitud hacia la delegación

Tan importante como la capacidad de los colaboradores para asumir nuevas tareas y responsabilidades… ¡es tu propia actitud hacia la delegación! Ya que si estás convencido de que nadie puede hacer las cosas mejor que tú, o solamente estás tranquilo cuando las haces tú, o no confías en nadie… difícilmente puedas delegar. Las consecuencias: catastróficas, ya que pronto te verás atiborrado de tareas, sin posibilidades de organizar tus tiempos y estresado hasta decir basta. Por eso, la primera de las claves de la delegación es desarrollar la capacidad para delegar.

Tareas y personas

Una segunda etapa es la identificación de las tareas a delegar, en estrecha relación con la capacidad de las personas en las que se van a delegar. Muchas veces existe la tendencia a delegar sólo tareas rutinarias o las que el directivo no desea realizar. En realidad, un proceso de delegación para resultar exitoso, debe comprender en lo posible tareas completas, en las que el equipo o la persona en la que se delega, pueda medir los resultados positivos o negativos de la gestión. Y por supuesto, permitir al ejecutivo alcanzar los objetivos que se propuso al iniciar el proceso: contar con más tiempo libre para dedicarlo al pensamiento estratégico, destinarlo a otras actividades o, fundamentalmente, pasar más tiempo con su familia.

Control, la prueba de fuego

Para finalizar, la delegación incluye una etapa de control; para llegar a ésta, el ejecutivo debe haber superado las barreras culturales que impiden o dificultan la delegación, y la definición de tareas, objetivos, plazos y autoridad asociada. De hecho, la etapa del control es la prueba de fuego de la delegación: permite comprobar si el colaborador es capaz de realizar su tarea y el nivel de confianza otorgado. Para tener en cuenta:

• Obtén garantías acerca de la capacidad de los colaboradores para asumir las tareas

• Si debes corregir, hazlo en forma oportuna, sencilla y operativa, con calidez y buen humor.

• Si algo se ha hecho bien, no dudes en reconocerlo.

Desde VA Spain te deseamos  ¡buena suerte en tu proceso de delegación!.