Recomendaciones para el buen uso del correo electrónico (parte uno)

Emile Coué: "Aprendamos a decir las cosas con presteza, claramente, de forma sencilla y con una determinación serena: hablemos poco, pero con claridad; no digamos más que lo que es estrictamente necesario."

El correo electrónico es una de las herramientas más valiosas de internet y, por supuesto, de las más utilizadas para las relaciones personales, familiares y en el mundo de los negocios.

Va a ser muy difícil explicarle a las nuevas generaciones como era el mundo antes de internet pero aún más difícil será decirles como nos la arreglábamos antes de que pudiéramos enviar y recibir nuestros mensajes por medio del correo electrónico.

Será muy embarazoso para una abuela de mitad de siglo la tarea de explicar a sus descendientes lo que ella, a su vez, aprendió de sus mayores acerca de los lacónicos telegramas, las cartas manuscritas sobre papel y entregadas cuatro o cinco semanas después de su elaboración, los documentos enviados a través del fax...en fin.

Si el correo electrónico es tan importante para nuestras vidas no está de más aprender algunas sencillas técnicas para hacerlo más provechoso. Nos permitimos, por lo tanto, ofrecer los siguientes consejos para que nuestros mensajes logren los objetivos que tenemos al momento de escribirlos y enviarlos:

1. Utilice el lenguaje apropiado de acuerdo con el mensaje que se dispone a enviar. Si el destinatario es un amigo, puede tener un tono familiar, informal. Pero si se trata de un trámite o de una comunicación dirigida a una empresa, es necesario escribir con la seriedad que el caso exige. 2. Evite los errores ortográficos porque, sea en el correo electrónico o en otro documento, hablan muy mal de usted. Diga lo que se diga los errores al escribir hablan de quien escribió. Algunos proveedores de correo electrónico y los procesadores de texto ofrecen la opción del corrector ortográfico, pero mucha atención: éstos aún no terminan de perfeccionarse y pecan tanto por exceso como por defecto. En algunos casos dejan pasar errores (como por ejemplo, las palabras no tildadas) y en otras ocasiones corrigen lo que no deben: por ejemplo los nombres de personas y ciudades cuando éstos no son muy comunes. 3. Sea claro al escribir. No de tantas vueltas porque el usuario de internet siempre dispone de poco tiempo y no está seguramente en condiciones de invertirlo en tratar de adivinar lo que se le escribe. La claridad ahorra equívocos molestos e incómodos. 4. Recuerde aquello de que "lo bueno, si breve, dos veces bueno". Pero tampoco se pase de brevedad hasta el punto de volverse lacónico. Sus amigos merecen unas cuantas líneas de vez en cuando. 5. En el campo ASUNTO sea lo más específico posible con la finalidad de que el receptor sepa de qué se trata su mensaje aún antes de abrir el correo. Si usted escribe para invitar a una reunión no escriba únicamente "Reunión" porque una persona puede estar siendo invitado a varias reuniones al mismo tiempo. Más preciso sería: "Convocatoria a reunión para tratar sobre el nuevo presupuesto"6. La sección C.C. tiene como finalidad escribir direcciones a las cuales llegará el mensaje además del destinatario principal. El mensaje llegará a todas las personas cuya dirección se escribió en los dos campos "Para" y "C.C" y sus direcciones podrán ser vistas por todos. 7. Si se quiere evitar que las direcciones de los contactos se hagan públicas, algo aconsejable para proteger la intimidad de las personas y un dato personal tan importante como su correo, debe utilizarse el campo C.C.O. (Copia al Carbón Oculta). De esta manera cada destinatario recibirá su mensaje sin que en el mismo aparezcan las demás direcciones. Cada quien considerará que es una copia única, por lo cual es necesario advertir que el mensaje ha sido enviado a varios receptores. 8. Es recomendable no enviar correo a personas que no conocemos o que no esperan comunicación de nuestra parte. Además de ser una descortesía es una intromisión en la privacidad de las personas y existe el riesgo de que nuestra cuenta sea declarada como "spam" y cada mensaje procedente desde ella vaya a dar directo a la papelera de reciclaje. 9. No reenvíe todos los mensajes que le llegan. Haga una cuidadosa revisión, porque algunos correos contienen lenguaje grosero e insultante, fotografías obscenas o grotescas y quien las reenvía es visto como tal: una persona grosera y vulgar. 10. Mucho cuidado con las cadenas: hoy las bandejas de entrada son llenadas por mensajes que piden u ofrecen algo y casi siempre son rechazadas por quienes las reciben.

Por ahora te hemos dado recomendaciones muy útiles pero hay más. Por eso te invitamos a leer la segunda parte de este artículo. Que estés bien y que disfrutes una grata y prolongada experiencia en los caminos del cybermundo.

Lea la segunda parte de este artículo

Alejandro Rutto Martínez es un prestigioso escritor y conferencista italo-colombiano, autor de varios libros sobre motivación y liderazgo. Contáctelo a través de su correo electrónico alejandrorutto@gmail.com y visite su página www.maicaoaldia.blogspot.com