Claves para rentabilizar mi asistencia a ferias

Asistir a una feria supone una elevada inversión para cualquier empresa. Por ello, la pregunta: ¿Cómo voy a rentabilizar mi asistencia a la próxima feria? se ha planteado en todas aquellas empresas que han asistido alguna vez a un evento de este tipo en su sector.

En estas líneas os vamos a dar algunos consejos para determinar si esa feria es realmente de interés para nuestra empresa y cómo debemos plantear la estrategia de la misma para que sea lo más rentable posible.

Toda empresa debe conocer, dentro de su sector, el calendario de ferias tanto nacionales como internacionales que son de su interés. Una vez tenemos claras las fechas, está claro que a todas no podemos asistir… Aquí empezamos a montar nuestra estrategia ferial.

¿Qué ferias me interesan?

Para ello deberé analizar tipo de feria, expositores, etc. Generalmente en las webs de los organizadores se incluyen unas estadísticas o informes con los resultados de las últimas ediciones, que incluyen sectores representados, perfil del visitante, formación y talleres o eventos realizados durante el evento…. Con todo ello obtendremos "una foto" de las ferias a la que queremos asistir, que me interesan mas, a cuáles podría ir como visitante y cuales son claves y debería asistir como expositor.

Está claro que NO a todas las ferias hay que ir con stand porque la inversión sería imposible. Y, más en estos tiempos que vivimos. Hemos de seleccionar muy bien si voy y cómo.

Asistir a una feria como visitante puede ser también una fuente interesante de contactos si se prepara bien. Con todo esto, llegamos al siguiente bloque.

Para preparar una feria y conseguir que sea rentable deberemos realizar un trabajo que dividiremos en tres fases: Fase Preferia - Fase Feria - Fase Postferia

PREFERIA

¿Con cuanto tiempo de antelación deberé preparar mi asistencia a la feria? Esto dependerá de si es con o sin stand. Daremos timmings orientativos pero para que sirvan de referencia.

1.- Con stand, con unos 8 meses de antelación sería lo ideal. De este modo tendré tiempo de:

a) Definir los objetivos de la feria y qué voy a presentar en la misma (mi empresa, nuevos productos, etc)

b) buscar proveedores para el diseño del stand, comparar precios y seleccionar el que más nos interese

2.- Sin stand, con unos dos-tres meses sería suficiente.

Y, ¿qué es lo que haremos en la fase Preferia? Pues además de lo anterior deberé:

- Analizar los expositores que asistirán. De estos seleccionar aquellos que me interesará contactar y, un mes antes de la feria, deberemos contactarlos para presentarnos, comentar nuestro interés en visitarles consiguiendo el nombre del interlocutor que deberemos contactar en la feria y quedar durante la misma.

- Si vamos con stand, además es un buen momento para reunir al mayor número de clientes de la zona para estrechar nuestros vínculos, aprovechar para presentarles las novedades y demás. Para ello, es imprescindible contactar vía email comunicándoles nuestra presencia en la feria y nuestro interés en que asistan. Se les puede hacer llegar además invitación para que les sea más fácil su asistencia. Y, cuando quede poco menos de un mes ya se realizará el contacto telefónico para intentar cuadrar un día y hora de visita.

- Preparar material comercial para llevar durante la feria: tarjetas de visita, folletos y catálogos, desarrollar las promociones especiales para la feria, formularios de captación de datos, demos de productos, …. Y además del soporte físico, no descuidar hacer mención en la web de nuestra empresa, en las newsletters informativas, etc que asistimos a tal o cual feria….a mayor difusión mayores posibilidades de éxito.

- Preparar, si me lo puedo permitir, material promocional (desde las tan buscadas bolsas, hasta la entrega de palomitas, globos o algún detalle relacionado con nuestro negocio pero que sea atractivo y que no se entregue porque sí, sino con el fin de obtener información de la persona que lo viene a buscar. Porque no olvidemos que una feria entre otras cosas nos tiene que servir para conocer nuevos potenciales clientes.

Para todo lo anterior, contar con personal externo especializado en la organización y presencia de empresas en ferias puede ayudar en caso de no disponer del tiempo necesario para abarcarlo todo.

FERIA

Todo este trabajo previo a la feria nos garantizará que los días de duración de la misma serán lo más rentables posibles, tendremos a nuestros comerciales activos y en la Fase Feria todo lo que hemos sembrado lo iremos recogiendo, juntamente con los nuevos visitantes que tendremos en nuestro stand. Durante la misma, la presencia tiene que ser agradable y deberá invitar a preguntar, deberemos transmitir cercanía y profesionalidad (seguro que todos tenemos en mente algunos stands en los que parece que te perdonan la vida por entrar a informarte). Hay que tener claro que en el stand, los comerciales deben conocer muy bien nuestro producto o servicio y tener claro el objetivo de la feria y el mensaje a transmitir (por ello recomendamos unos días antes una reunión para revisar y comentar con ellos los puntos clave).

Otro consejo importante, junto con la tarjeta de cada persona que nos visite en el stand o que hablemos en la feria, hay que ir anotando 4 ideas que nos ayudaran después a tener claro sus necesidades, dudas, comentarios.

Aprovechar también la feria para dar una vuelta por la misma, conocer las últimas novedades del sector, qué hace nuestra competencia…

Y después de las agotadoras jornadas de feria ¿qué? Se inicia la fase Postferia.

POSTFERIA

Durante la semana siguiente a la feria es de vital importancia el contacto con todos los visitantes. Un email agradeciendo su asistencia a la feria nos dará la oportunidad de llamar más adelante a todos aquellos contactos de interés. Pero hasta que podamos, el email de agradecimiento nos salvará.

Introducir en nuestro CRM o en nuestra base de datos de potenciales clientes, clientes y proveedores toda la información obtenida durante la feria. A partir de aquí, seleccionar los contactos de interés y retomar el contacto con los mismos.

Si se siguen estas recomendaciones, la rentabilidad de la feria está garantizada.