Cómo optimizar y automatizar los procesos empresariales

La calidad de los procesos empresariales posee una alta importancia para empresas grandes y Pymes. Los negocios que consiguen optimizar sus procesos empresariales aumentan considerablemente su competitividad, Después de la fase de optimización las empresas salen no solo más “delgadas“, rápidas y flexibles, también con una visión de negocio más clara.

La optimización y la automatización de procesos empresariales conllevan una multitud de beneficios para que las empresas puedan actuar con más éxito. Tareas como la captura de datos electrónicos incrementan la rentabilidad del negocio y su agilidad  de reaccionar a evoluciones en el mercado, Además disminuye las potenciales fuentes de errores en cada uno de los procesos que representan el corazón de la empresa, Es de gran importancia que todos los empleados conozcan perfectamente que hacer y cómo actuar en cualquier momento.

¿Pero cómo se puede evaluar y optimizar los procesos de empresa?

Hay que considerar los siguientes puntos clave:

Al final todos los procesos tienen el fin de mejorar la calidad del servicio al cliente, Así que tienen que estar enfocados en las necesidades del cliente. Los Procesos no optimizados son una fuente de pérdida de dinero y de otros recursos, Pero no es suficiente con realizar una única optimización, Para trabajar más eficiente hace falta la adaptación y la modificación continúa de los procesos según las circunstancias actuales.

Optimización de los procesos: Planteamiento

La gestión de procesos identifica, crea, documenta, implementa, guía y mejora los procesos dentro de una empresa. Son importantes los factores técnicos pero aún más los factores organizativos como la dirección estratégica, la cultura empresarial o la integración e involucración de cada empleado en los procesos. Expresado más sencillo: ¿Quién hace qué, cuándo y cómo?

Los objetivos principales son los siguientes:

-          La identificación y definición de los procesos

-          La creación o mejora de los procesos

-          La documentación de los procesos

-          El cálculo de costes de los procesos.

-          La definición de equipos de trabajo

-          La definición de la interfaz común entre los procesos individuales.

De estos objetivos se puede derivar las siguientes tareas dentro de la gestión de procesos:

-          Planteamiento y modelación de los procesos

-          Implementación de los procesos

-          Vigilancia y seguimiento de los procesos

En el caso ideal, los conocimientos ganados en la fase del seguimiento deberían estar incluidos en el planteamiento de la siguiente optimización.

Planteamiento y Modelación

Para la optimización de los procesos de negocio primero se ha de identificar todos los pasos del procedimiento, Después se analizan para que sirvan como base para el siguiente planteamiento. También se puede asignar los procesos a empleados específicos los cuales son los responsables del proceso, esto se realiza en base de los indicadores claves del proceso como: número de piezas, tiempo de circulación, adherencia a los horarios y costes del proceso con esto se planea evaluar y mejorar los procesos de negocio. Existen varias herramientas y planteamientos.

Una simulación de los pasos de procedimiento y de sus posibles alternativas puede proporcionar un potencial de optimización grande. Con la visualización y la automatización de los procesos reales del negocio, un software no solo mejora los procesos diarios, también aumenta significativamente la competitividad de la empresa. La modelación está basada en eventos de la cadena de procesos, Business Process Modeling Notation o en diagramas de actividades UML. Antes de la implementación de los nuevos procesos de negocio se recomienda una evaluación de los objetivos, Puede ser una prueba extensa de los costes, el tiempo, la calidad, los recursos, etc.