Gestión del tiempo para investigadores: Viajes

Los investigadores somos profesionales muy ocupados y nuestra profesión exige viajar bastante: atender a congresos nacionales e internacionales, visitar a investigadores con los que colaboramos, dar conferencias invitadas en otras universidades, etc.  Por eso necesitamos un buen sistema de gestión del tiempo.

Para mucha gente los viajes son uno de los mayores ladrones de tiempo. Los viajes de avión o tren a menudo nos pueden quitar medio o un día entero por lo que es imprescindible controlar este tiempo.

¿Es posible aprovechar ese tiempo para avanzar? Sí, y además haciendo un trabajo de calidad.

Por ejemplo, has sido invitado a dar una conferencia en una universidad nacional a 600km de distancia de la tuya y debes tomar un avión. El vuelo dura aproximadamente una hora. Piensa que durante un vuelo de una hora no tenemos interrupciones y una hora sin interrupciones equivale a tres de trabajo normal. Aprovecha al máximo ese regalo. Es una manera perfecta de cambiar tiempo perdido por trabajo de calidad. Puedes triplicar tu productividad. Y si el vuelo es internacional, mucho mejor.

Corregir un capítulo de tesis de un estudiante, leer y analizar un artículo que llevabas varios días queriendo leer, revisar un manuscrito para una revista, escribir la introducción de un nuevo proyecto, preparar una charla para un congreso, etc. Los viajes largos en avión o tren son una gran posibilidad para enfrentarte a un problema en particular. Largo tiempo ininterrumpido pensando en un mismo tema, focalizado, concentrando tus fuerzas en él hasta resolverlo. Muchas veces no obtienes la respuesta en el mismo día pero, si el proyecto es más complejo, puedes avanzar poco a poco (divídelo en varios bloques). Piensa en el trayecto de vuelta, tendrás el mismo tiempo para seguir trabajando en el proyecto, aumentando así tu productividad y posiblemente acabándolo en menos de lo que imaginas.

En las salas de espera de las estaciones de trenes y aeropuertos ocurre lo mismo. Si embarcas al final, cuando hay menos cola, y llegas puntual para coger el billete (o mejor aún, lo descargas de internet y lo llevas impreso), dispondrás de un tiempo inmejorable para realizar un trabajo de calidad (ese que sólo se consigue a solas y sin interrupciones). Cuenta también con el tiempo añadido de los posibles retrasos (sobre todo en vuelos internacionales). Si vuelas con frecuencia es recomendable sacarse la tarjeta de la aerolinea correspondiente, además de darte puntos de vuelo y conseguir mejores tarifas algunas compañías permiten que uses sus salas VIP, un espacio donde estarás mas tranquilo y te será mas facil concentrarte. Libros enteros se han escrito en las salas de espera. 

Durante el viaje intenta cojer asientos que den a la ventana ya que nadie pasará delante de ti para ir al servicio. Esto eliminara más interrupciones. Podrás dedicarte exclusivamente a escribir ese informe o capitulo de libro que nunca terminas y que necesita mucha concentración. También puedes aprovechar para leer informes o diferentes artículos que has ido recopilando para leer con calma.

¿Has probado a llevar una grabadora? Hay pensamientos que pueden surgirte en el trayecto al aeropuerto o incluso en el taxi, y probablemente no puedas apuntarlos en una libreta o agenda personal. Con una grabadora redactarás cartas o recogerás pensamientos que pueden surgir cuando menos te lo esperas. Si tienes un teléfono de nueva generación (smartphones) puedes bajarte aplicaciones gratuitas de grabación que te pueden ayudar a organizar estos pensamientos.

Llega puntual al aeropuerto o estación. No ahorrarás nada si vas a última hora con prisa. En el laboratorio decides quedarte hasta última hora para “ganar” tiempo en un experimento particular. En realidad no ganas nada porque ese tiempo en el laboratorio lo pasas agobiado pensando en que tienes que irte o que llegarás tarde. Pero si llegas puntual a la estación estarás más calmado y podrás concentrarte mejor y trabajar en algun proyecto pendiente. Y ya en el hotel y en tus momentos de menor energía, aprovecha para poner al día tus notas de gasto, las hojas de dietas y organizar los tiques justificativos para la administración de tu universidad o centro de investigación.

Por último, prepara todos los detalles al máximo. Muchas veces un viaje (para por ejemplo establecer una nueva colaboración con otro grupo de investigación) te lleva a otro porque se dejan muchos temas sin cerrar. Si se hubiera planificado correctamente, esto no hubiera ocurrido. Aprovecha una zona geográfica para hacer todas las visitas posibles y no tener que volver en breve. Y en última instancia plantéate la alternativa de no hacerlos. ¿Puedes invitar a otros investigadores a que vengan a tu laboratorio? Muchos viajes son evitables, sobre todo hoy en día con las nuevas tecnologías de videoconferencia (muchas de ellas gratuitas). Utiliza al máximo la videoconferencia, te ahorrará varios días de viajes innecesarios.  

Si deseas obtener más información sobre técnicas para la gestion del tiempo sigue leyendo mis artículos.