Una mirada más cercana a la facturación electrónica y sus diferentes formatos

La factura electrónica, es una solicitud formal de pago, es un documento comercial emitido por el vendedor. Indica las fechas en que los productos o servicios fueron entregados / prestados y el monto a pagar por el comprador / cliente. Tanto las facturas basadas en papel como las de formato electrónicos son utilizadas en la actualidad. Sin embargo, las facturas electrónicas son la mejor apuesta, ya que ayuda a eliminar el dolor de cabeza del proceso de facturación convencional. Las empresas que automatizan los procesos de facturación y compras se encuentran en mejor posición para obtener beneficios financieros. En lugar de invertir en herramientas de automatización para la adquisición y facturación por separado, las empresas deben invertir en una solución de manera que fluya el trabajo completo desde la contratación del pedido hasta la entrega y la facturación sea automáticamente.

Proporcionar facturas por vía electrónica es un método eficaz, ya que ayuda no sólo para agilizar los procesos, sino también para reducir los costos. Aparte de los factores financieros y ambientales, los factores reguladores también están impulsando a las empresas a cambiar el  papel por la facturación electrónica.

Las facturas electrónicas se pueden transferir electrónicamente, es decir a través de archivos de ordenador o por vía telemática de un ordenador a otro y por lo tanto, las facturas electrónicas también con conocidas como facturas telemáticas y facturas digitales. Estas se publican en formatos como EDIFACT, XML, STFI, rtf, html, txt, pdf, doc, xls, gif, jpeg, y así sucesivamente. En definitiva, cualquier formato es posible de utilizar, pero a fin de que sea jurídicamente válido, debe ser firmado electrónicamente.

Echemos un vistazo a algunos de los formatos más notables de las facturas electrónicas:

EDI

EDI (Electronic Data Interchange) es la transferencia electrónica de información de la factura electrónica en México entre el proveedor y el comprador de una manera acordada por los dos. Es uno de los formatos tradicionales y es rápido y seguro. Este formato es adecuado para las empresas muy grandes, ya que es costoso y consume mucho tiempo. EDIFACT (Intercambio Electrónico de Datos para la Administración, Comercio y Transporte) es una forma de EDI.

XML

XML (Extensible Markup Language) es la nueva manera de enviar archivos de texto estandarizados entre el proveedor y el comprador. Se encuentra todavía en la etapa de crecimiento y por lo tanto, las nuevas normas están surgiendo lentamente. Los dos estándares actuales que se están desarrollando son UBL (Universal Business Language) y UN / CEFACT.

PDF

PDF (Portable Document Format) es uno de los formatos más populares para el envío de facturas, ya que puede gestionar tanto los textos, así como imágenes.

Aparte de estos, hay varios formatos nacionales como Finvoice en Finlandia y en Suecia Svefaktura y ISDOC en la República Checa.