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La migración tecnológica es el secreto para lograr la competitividad en los negocios

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Las compañías tecnológicas punteras -y especialmente las productoras de tecnología en el rubro documental- que tienen una permanente relación con sus compradores saben de las necesidades comerciales a las que las mismas tienen que enfrentar con el paso del calendario. Esa retro-alimentación ofrece la comunicación imprescindible para que las mismas entidades reinventarse y ofrecer una migración simple y segura incluso desde plataformas obsoletas.

¿Cuáles son los items ideales que sostienen el logro exitoso de toda migración? Para comenzar, que el moderno software cambie de una forma certera al producto antiguo, y así mantenga la seguridad amplia de los datos. Y en segundo plano, que este paso logre la extensión de las funciones de acuerdo con las necesidades del negocio en un mercado en cambio permanente tecnológicamente hablando.

Los retos de la implementación de un novedoso sistema de gestión documental podrían simular ser muchos, sin embargo si se enfoca el procedimiento de migración de los datos , con buenas prácticas, se podrán eludir los posteriores contratiempos. Para conseguir un cambio positivo, es recomendable contar con una visión sólida, así como con los elementos y los plazos correctos. Así de esta forma, se lograría creer en que el novedoso sistema soportará el proceso corporativo.

Renovarse o fracasar

El paso uno consiste en la obtención de una asesoría técnica proveniente de la corporación fabricante de programa de tecnología documental, que logró ser elegida como suministradora. Es pertinente incorporar, adicionalmente de los técnicos del equipo TI, a diferentes áreas que, aunque sea de participación leve, logren estar comprometidas en el procedimiento de migración. Por esto, con el principio de mejorar la instalación de la nueva estructura, se creará un equipo multidisciplinario que esté compuesto por el personal TI y por, al menos, un integrante de cada sección operativa de la corporación. De dicha manera, cada área enseñará al grupo técnico las normas utilizadas en su sección, con el objetivo de que tal procedimiento no modifique las aplicaciones ya existentes y respete todas las necesidades corporativas.

Igualmente, comprometer a la dirección en la migración también es significativo, porque la visión a gran escala ayudará a entregar una visión integral y así el personal adiestrado logrará tener en cuenta todos y cada uno de los elementos importantes del proceso.

El proceso

En la tarea de sacar e importar la información del viejo al moderno sistema de gestión documental, adicionalmente hay que tener presentes las características técnicas del personal TI que lo va a realizar.Según el sistema heredado, la extracción de los datos puede necesitar la codificación del software y el uso de diferentes complementos que permitan terminar el procedimiento. En tales instancias es recomendable barajar la alternativa de enseñar a diferentes técnicos de la corporación o, alternativamente, tercerizar. Como se deduce cada una de las alternativas poseen sus contras y ventajas.

Al mencionar procedimiento de migración orientado a un sistema de gestión documental nuevo, se está teniendo en consideración que no es un suceso concreto. De hecho, una de las más frecuentes creencias que asumen bastantes empresas es justamente eso, renovar el software como si de un proceso expeditivo y simple se tratase. Es un gran error, ya que es un enfoque que podría derivar en un punto mucho más complicado, en donde está planteado un sistema técnico que tendría que estar bien planteado de inicio hasta el fin y precisado en todas y cada una de sus etapas.

Iniciando desde dicho enfoque, los aspectos que se deberían tener en consideración en el procedimiento de migración son:

Tiempo: determinar cuántas migraciones serían necesarias para lograr determinar la tiempo de puesta a término.

Formación: armar el equipo que va a realizar el trabajo, ya que de dicha manera podría ser más simple determinar el origen de la información, como realmente es su situación y a qué tablas y campos del sistema renovado se tendría que migrar. Adquirir conocimiento del software nuevo es vital para lograr vislumbrar cómo funciona y de dicha manera establecer las decisiones precisas.

Optimización: reducir al máximo la cantidad de variaciones en la migración. Se tiene que eludir la exagerada modificación de datos y definiciones, debido a que una serie de modificaciones supondría cambiar alguna de las áreas comprendidas, lo cual provocará la escasez de un proceso ininterrumpido.

Exámenes: cuanto más acuciosa sea la comprobación de los datos en el nuevo sistema, mas posibilidad hay de que este procedimiento resulte en un triunfo. Por ello, se planificará un calendario de tests, en un entorno de tests, similar al entorno de desarrollo dónde se vaya a lanzar la nueva aplicación.

No cabe duda, que la migración tecnológica vista como una adaptación a la exigencias nuevas del medio lleva beneficios económicos, que las corporaciones podrían cuantificar en un termino de tiempo a corto-medio plazo. Sin embargo también, hay muchos otros beneficios indirectos de una migración hasta un sistema de gestión documental más completo -que además poseen una implicancia en el crecimiento de la productividad - entre los que destacan: la optimización en los procedimientos de la empresa; un mayor rendimiento, ya que no se desperdicia plazo en las etapas elaboradas en un software en desuso; y mayor motivación de los colaboradores, que optimizan su empleo gracias a esta renovación tecnológica.

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Acerca del autor

Josep Martí Cid Director Comercial de Área - Pixelware http://www.pixelware.com Especialistas en Contratación

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