Qué debemos considerar al momento de comprar un software de gestión documental

En esta época cada vez en mayor medida, las empresas están sufriendo la necesidad de poseer un eficiente sistema de gestión documental, debido sobre todo, a la gigantesca cantidad de información que emplean y crean diariamente. Por esa razón, las grandes empresas dispongan de un adecuado y eficaz sistema de gestión documental, capaz de manejarla de una forma eficaz y rápida, se ha transformado en algo de gran importancia.

La necesidad de emplear un adecuado sistema de gestión documental no deja lugar a dudas . Empero, el proceso de selección y compra de este programa sin duda no es algo simple y necesita de un análisis detallado de todas las condiciones existentes de la empresa y, aunque haga falta algo de tiempo esta decisión, el obtener una cuidadosa valoración de lo que la compañía busca de ese software de gestión documental a adquirir, así como realizar una verificación de las muchas posibilidades que podemos encontrar y lo que cada una de ellas entrega, son de vital importancia para poder afinar la elección sin temor a equivocarse.

Algunos aspectos a tener en mente al conseguir un software de gestión documental

Ser más eficientes y competitivos, a la vez que ahorramos tiempo , son razones, más que suficientes, para obtener un buen sistema de gestión documental. Muchos son los elementos a tener en cuenta: seguridad, facilidad, fiabilidad, velocidad,..., pero por encima de todos esos, podemos destacar los siguientes:

Flexibilidad y Escalabilidad: son dos de los factores más valiosos de cara a la opción. El software de gestión documental a obtener debe tener la capacidad de moldearse a las necesidades de cada empresa y, a la vez, moldearse a un futuro crecimiento de la empresa.

Integración: el software de gestión documental debe ser integrable en la infraestructura que hay en la organización y la integración con sus aplicaciones ha de efectuarse de la manera más simple y fácil que sea posible. de igual modo, debería ser accesible desde otras herramientas y aplicaciones ya existentes como gestores de email, fax, navegadores de Internet, etc.

Fácil de aprender, formación y uso: Antes que nada tenemos que ser conscientes que un proyecto o software de gestión documental está en el centro de nuestras aplicaciones de negocio. Es muy frecuente que los usuarios se resisten a empezar a usar nuevos sistemas, y en consecuencia no entrega la totalidad del valor que podría en avance de los procesos de negocio. Por esa razón es muy importante que |el sistema sea muy fácil de utilizar y con una interfaz simple, amigable y vistosa, que no sea lenta de usar. Adicionalmente el vendedor del sistema debe de disponer de un dpto. de formación y análisis que acompañe al plan de implantación del mismo.

Potencia de almacenamiento: permitirá gestionar de forma eficaz la cantidad de datos que la compañía emplea a diario. Por esta razón, y debido al volumen de documentación con el que se trabaja en la actualidad, es fundamental la

Eficacia y rendimiento en la gestión de los documentos: acceso inmediato, alta velocidad en las búsquedas, distribución competente entre los usuarios, digitalización de los documentos en papel, posibilidad de responder a consultas de forma rápida y sencilla, acceso fácil y recuperación, etc.

Sistema de Backup: seguro y fiable. Cuando se trata de la seguridad de la información y dada la gran cantidad de documentos que se usan actualmente, jamás se es demasiado cuidadoso.

Finalmente, servicio Técnico: importante y fundamental. Esencial desde el momento de su compra. Disponibilidad de un team de especialistas que entreguen celeridad de respuesta, así como disponibilidad las 24 horas del día, es un elemento muy relevante al momento de decidirse por la adquisición de un software de gestión documental u otro. en resumen, la tarea de designar un software de gestión documental correcto para su organización es algo que no se debe subestimar, por la cantidad de elementos que son necesarios tener en consideración. Su adquisición permitirá facilitar el trabajo y administrar los costos de la institución.