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domingo 22 de octubre del 2017
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Factores para lograr el éxito en la puesta en marcha de un sistema de gestión documental

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Cuando en una oficina aumenta el volumen de documentos, más difícil es saber dónde se encuentra un informe, dónde guardar un documento o qué hacer con un correo electrónico con contenido relevante.

Ante el desmesurado crecimiento del universo digital - denominado Big data y que se observa en todos los niveles de la sociedad - es necesario apresurarse, ya que cuanto más se demora la toma de decisión respecto a la implementación de un sistema de gestión documental, la situación se torna más compleja y, consecuentemente, las posibles soluciones.

Antes de convertir un documento en papel, a uno digital, sin una planificación, hay que tener en cuenta estos aspectos:


-Brecha digital: ¿hay en la empresa el equipo necesario para que todos los trabajadores accedan a los documentos digitales?


-Sistemas de lectura obsoletos: ¿es accesible un CD grabado 10 años antes?


-Facilidad de reproducción de documentos electrónicos y Copyright: ¿cómo asegurar la propiedad intelectual de un documento?


-Fidelidad: ¿como se garantiza que la versión final de un documento no se modifica?


-Protección: ¿que información tiene valor probatorio y legal?, ¿cómo y dónde guardarlos?

Desde hace años, numerosos estudios han puesto de manifiesto que una adecuada gestión documental ayuda a mejorar la eficiencia organizacional. Accesoriamente al aumento del rendimiento, hay información y datos en los documentos, al igual que conocimiento corporativo abundante, que constituye los bienes intangibles, del capital intelectual. El reto consiste en encontrarlos con facilidad en todo momento.

¿Qué requiere una empresa para implementar un sistema de gestión documental?

Algunas preguntas que hay que plantear antes de implementar un sistema de gestión documental son:


-¿Hay que prevenir documentos duplicados y y versiones no actualizadas?


-¿Se están extraviando registros de archivo o documentos críticos?


-¿Se necesitan disminuir los tiempos de recuperación?


-¿Se desea que una documentación sea accesible dentro de unos años?


-¿Quiere manejar el volumen de emails con información importante para la empresa?, ¿es necesario almacenarlo?, ¿que seguridad ha de emplearse y como se almacena la información?

Para llevar a cabo un proyecto de implantación de un sistema de gestión documental pueden seguirse distintas metodologías. Para comenzar, es aconsejable realizar una auditoría previa de la información y del conocimiento que se tiene de ella en la organización. Paralelamente, reflejar los flujos de la documentación asociada a los procesos vitales, facilita constatar si hay una buena cultura empresarial además de identificar necesidades de motivación y formación de los trabajadores.

A medida que se incrementan los contenidos corporativos, la adopción de estas medidas se hace más importante, ya que facilitan establecer: los criterios de archivo y recuperación; la política sobre versiones; la gestión de email; cómo se nombran los documentos; y como debe manejarse la preservación de documentos y la política de expurgo.

La tecnología como medio de implementación de un sistema de gestión documental

Dentro de la fase previa a la implantación de una solución tecnológica de gestión documental es necesario definir unas pautas corporativas, que luego serán la base de la gestión posterior de los datos en el sistema de gestión documental.

Como se ve, el éxito depende de la planificación, ya que facilita concretar y dar prioridad a las necesidades. Supone la fase previa a la auditoría, circunstancia en la que se debe evaluar un elemento clave como es la inclusión del personal involucrado tanto en la implementación como en la puesta en marcha del nuevo sistema de gestión documental.

Por esto, se debe identificar a esas personas y el uso que hacen de la información y documentación empresarial, pues las probabilidades de éxito del proyecto, tienen relación con el grado de implicación. Por lo tanto, hay que tener en cuenta:


-La implicación de la dirección, así solo afecta a un área o departamento de la organización.


-La formación de una fuerza de trabajo interdisciplinar, que implique a diversas áreas.


-La identificación de trabajadores que realizan procesos clave dentro de la compañía, que harán un uso más intensivo del sistema.

Todo proyecto de inserción de un sistema de gestión documental debe involucrar una visión amplia que vaya más allá de “los documentos”: es necesario verla desde la perspectiva del dominio de la cultura corporativa y política de información de la empresa.

En resumen, todo proyecto de adopción de un sistema de gestión documental conlleva un necesario cambio cultural. Debe acoplarse a la política de información empresarial y de sus procedimientos y procesos para asegurarse que el conocimiento corporativo y la documentación en todo momento sean accesibles.

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