El desarrollo de las nuevas tecnologias y su influencia en los softwares de contabilidad empresarial

En los tiempos que corren a nadie se le ocurriría pensar siquiera que las nuevas tecnologías no han sabido encontrar un lugar en cada uno de los aspectos de nuestras vidas. Y mucho menos que lo han hecho con otro propósito que el de mejorarlas. Gracias a los nuevos programas y aplicaciones que salen cada día al mercado en mejora de los anteriores nuestra calidad de vida ha mejorado de manera significativa en muy poco tiempo. Desde APPs que nos ayudan con nuestro día a día más cotidiano, hasta elaborados programas de gestión que han logrado que llevar adelante las tareas más pesadas y engorrosas de una empresa sean cosa de coser y cantar.

Tanto es así que incluso hemos llegado a un punto en el que ni siquiera es necesario saber de contabilidad para poder hacernos cargo de las tareas que le son propias en una empresa de cualquier tipo. Con poseer los conocimientos más elementales de informática es más que suficiente. Prueba de ello son los nuevos softwares de gestión de empresas llevados a cabo por la gran cantidad de compañías de desarrollo de programas de gestión online.

¿Cuál es el secreto? ¿Qué es lo que ha hecho posible que cualquier persona, sin necesidad de haber estudiado contabilidad, pueda encargarse de esta tarea en cualquier empresa sólo por utilizar un programa de gestión? Lo cierto es que no hay ningún truco. Lo primero y más importante en cualquier software de estas características es que sea potente y rápido. Al fin y al cabo a lo largo de cada jornada deberá ser capaz de manejar más y más información y dar un tiempo de respuesta que satisfaga al usuario, es decir, instantáneo. En segundo lugar, debería contar con la posibilidad de trabajar en la nube. De esta forma cada usuario podría tener acceso a los datos de la empresa desde cualquier parte las 24 horas del día, independientemente de que trabaje desde su móvil, su tableta o su ordenador. Pero lo realmente esencial en un programa de este tipo para que cualquiera sea capaz de llevar a cabo incluso las tareas más complicadas en relación a la contabilidad de una empresa es, sin duda alguna, la interfaz. Un software de gestión empresarial ha de ser intuitivo, didáctico, fácil. Debe guiar al usuario en cada paso que ha de dar para lograr todas y cada una de las funciones que pone a su disposición.

Ahora bien, cuáles son estas funciones. Por supuesto, existen softwares que disponen de un mayor número de posibilidades que otros. Elegir uno u otro dependerá de lo que queramos conseguir con él, así como de factores como, por ejemplo, la naturaleza de nuestra empresa, su tamaño, el ámbito en el que desarrolla su actividad –si es a nivel local, autonómico, nacional o internacional–, etc. En este sentido, es muy importante contratar un software hecho a nuestra medida que nos dé exactamente la potencia y los servicios que necesitamos. Pagar más por ventajas y opciones de las que nunca vamos a poder hacer uso no merece la pena. Y, por otro lado, hacernos con un software que se nos queda pequeño sólo por no invertir un poco más en él carece por completo de sentido. Hacernos con el que necesita nuestra empresa y pagar el precio justo por él, aunque eso suponga gastarnos un poco más de lo que habíamos pensado, nos proporcionará los resultados que andábamos buscando y no tardaremos en darnos cuenta de que la inversión bien merece la pena.

Pero vayamos al grano, qué es lo que un software de contabilidad empresarial puede hacer por nosotros. Pues bien, lo que estos programas son capaces de hacer es lo siguiente: generar automáticamente asientos de amortizaciones, regularización de gastos e ingresos y cierres y aperturas anuales; generar amortizaciones directamente desde la compra; desarrollar listados de diario y mayor; realizar conciliaciones bancarias; crear balances y cuentas de resultados; efectuar los cierres trimestrales y anuales de manera automática, etc. Todo ello de una forma totalmente monitorizada y muy sencilla para que en menos tiempo del que imagines hayas podido terminar.