¿Cómo mejorar la productividad de una PYME de fotocopiado?

“Se considera a la productividad como la relación entre la cantidad y la calidad de bienes y servicios producidos por una empresa con la cantidad de los insumos como mano de obra, capital, tierra, energía y demás recursos que consume para ello. Actualmente el concepto de productividad se ha vuelto más difuso debido a la creencia de que el solo hecho de producir con eficacia no significa ser productivo. Se debe producir lo que el mercado precisa, cuando lo necesita y a un precio competitivo. Se ha agregado a la ecuación el ideal de satisfacer las necesidades y las expectativas del cliente sin incurrir en error o desperdicio” (Zandin, 2009). Los por menores de la definición dependen de lo que se considere producción e insumos. No hay una definición perfecta que se ajuste a cada situación.

La productividad es de vital importancia como una de las principales llaves que tienen las pequeñas y medianas empresas para obtener el éxito y la supervivencia dentro del mercado. En busca de estos objetivos, por ejemplo los Centros de Fotocopiado donde se presenta un decremento en las ventas a consecuencia de que los empleados no son capaces de cumplir con la demanda que los clientes requieren, siendo quizá el elemento clave el tiempo, se espera aplicar e implementar mejoras con técnicas para recuperar y aumentar la preferencia del cliente sobre el  establecimiento y hacer así hacer a la empresa más competitiva. Entre las herramientas de solución se presenta lo siguiente:

1.  &a mp;a mp;a mp;n bsp;   La capacitación del personal que labora dentro de la empresa en el empleo de los equipos de copiado y atención al cliente, podría mejorar la calidad del producto y/o servicio que la empresa da al mercado mediante el desarrollo de la eficiencia y la eficacia en el desempeño de los empleados inmiscuidos dentro del proceso, lo que requerirá de la inversión de ciertos recursos como tiempo y dinero, pero lógicamente se verá retribuido.

2.  & amp; amp; amp; nbsp;   La administración del proceso mediante la reingeniería del mismo, con vistas al rediseño de las actividades y secuencia de ellas, lo que podría permitir agilizar los métodos para mejorar la calidad brindada al cliente en su producto final, tomando en cuenta que aunque se trata de un tiempo largo podría beneficiarse la empresa en la disminución de costos al hacer del proceso, técnicas puntuales para evitar desperdicio alguno de materia prima o cualquier recurso empleado, requiriéndose por supuesto la participación de todos y cada uno de los integrantes de la empresa, para un mejoramiento continuo.

3.  &am p;am p;am p;nb sp;   Administración o gestión de la productividad total,  en la cuantificación de la producción e insumos empleados en ella para reducir los costos por fallas o desperdicios, tal es el caso de las fotocopiadoras que al tener un mal manejo por parte del equipo de trabajo podrían causar grandes pérdidas reflejadas en los costos totales, afectando de igual manera al precio de venta.

4.       El empleado en empresas de este giro es de vital importancia, debido a que es el quien lleva a cabo el trabajo y de quien depende la satisfacción del cliente, es entonces razón para la administración del rendimiento del mismo, retroalimentándolo con eventos sucedidos anteriormente, debe hacerse uso de la motivación y evitar que haya opiniones en conflicto para funcionar con eficacia. Al solucionar los problemas relacionados con el personal que labora podría remediar los demás problemas.

5.  &a mp;a mp;a mp;n bsp;   No puede ofrecerse un espacio de autorrealización a todos los empleados pero si darle su lugar a cada uno, motivarlo, dar responsabilidades, y hacerlos participar correcta y activamente de sus tareas. Consiste básicamente en trabajar la salud mental de los empleados para que se crean el papel de que lo implica su rol.

En empresas de este giro suele darse un número variable de empleados, en base al índice de la  demanda de la compañía, pero se requiere que éstos sepan manejar las situaciones.

6.       Basándose en la recolección y análisis de datos, Seis Sigma podría ayudar a la eliminación de errores durante el proceso, simplificándolo. Se trata de una metodología bien estructurada con la que se puede apoyar del personal que labora dentro de la empresa, y aunque conlleve el empleo de recursos valiosos como tiempo y dinero, puede dar como resultado que el cliente quede satisfecho con el servicio en tiempo y forma, permitiendo a la empresa competir contra las compañías del mismo giro que se encuentran a su alrededor.

7.  &a mp;a mp;a mp;n bsp;   Hacer uso de herramientas como FODA, quizá no traiga consigo desarrollo de evaluaciones muy complejas pero si identificar con que características de apoyo se cuentan y que es lo que hace falta para implantar métodos o técnicas de mejora. Quizá tomar como base la capacitación del equipo de trabajo, las instalaciones, las herramientas de trabajo, entre otros.

8.       Dentro de una compañía de este giro el Poka Yoke, puede ser no del todo factible para la situación que se presente, puesto que requeriría de mucho tiempo para tan solo identificar la causa raíz, lo cual no se puede dar el lujo de tomar puesto que al tratarse de un proceso en el que se necesitan del empleo de recursos en su desarrollo, mientras se localiza el motivo del problema se tendrían de igual forma perdidas. Aunque depende de la persona encargada de las decisiones, elegirlo o no porque con él se evitan los controles posteriores que exigen otras herramientas centrando el proceso a las actividades necesarias sin necesidad de comprobar o resarcir fallas.

9.    ; ; ; ;   Tal vez podría emplearse la simulación de las actividades que llevan a cabo los empleados para identificar las acciones que estén fuera de lo que se requiere para el fotocopiado, y creando un seguimiento de actividades con las que se pueda atender el mayor número de clientes en el menor número de tiempo, este método dejaría fuera los costos de evaluación y las largas jornadas de trabajo de las que se necesitaría en cualquier otra, invirtiendo solamente en la solución determinada, que podría incluir el reacomodo de las máquinas de fotocopiado, el incremento de personal entre otras.

10.  Pueden ocasionarse los cuellos de botella por la mala organización del espacio con el que se cuenta para el trabajo del personal empleado largos periodos de tiempo, lo que implicaría la localización de planta ordenando los elementos necesarios de su intervención como el mostrador donde se atiende a la persona, la máquina de copiado, etc. Aunque se podría mejorar depende de los empleados el que sirva o no, pues ellos son los que manejaran las instalaciones en cuanto a las necesidades.

11.  El estudio de tiempos y movimientos podría estandarizar los tiempos y movimientos si se tratara de un proceso o inversión de recursos igual para todos los procesos que se relaizan en cuanto a necesidades del cliente, lo cual es un error puesto que el tiempo de servicio dependerá más que de otra cosa de lo que el cliente requiera, aunque sin duda podrían disminuirse los tiempos para evitar proporcionar un producto final de mala calidad.

Si bien el proceso de una empresa dedicada al fotocopiado no es un proceso estandarizado, al menos por las especificaciones del cliente, tendría que definirse primero que nada cuál es la razón de que se presente el reproceso, perdida de tiempos, desperdicio de recursos, entre otros, causando la perdida de ventas.

Por lo tanto desde la perspectiva del que suscribe se debería emplear Seis Sigma que conlleva el empleo de herramientas y técnicas estadísticas y no estadísticas comúnmente llevadas a la práctica por un Ingeniero Industrial, beneficiando tanto al cliente con productos y servicios de calidad, al empleado con un mejor ambiente de trabajo y por supuesto al propietario de la PYME haciendo a la empresa altamente rentable y competitiva con la permanente reducción de defectos a 3.4 defectos por millón de oportunidad, mejorando el proceso por medio de la resolución de problemas. Sin dificultad por la no aplicación de Seis Sigma puesto que puede emplearse en cualquier área de la empresa que suceda una falla o defecto.

Bibliografí a

Zandin, K. B. (2009). Manual del Ingeniero Industrial (Quinta ed.). Mexico: Mc Graw Hill.