Consejos para Organizar una reunión comercial

Organizar una reunión comercial puede parecer algo simple, pero no es así. Siempre hay puntos que conviene tener en cuenta para poder culminarla con éxito. Aunque muchas personas prefieran dejarle al azar la realización del evento, es mejor tener planificado todo, para que cualquier contratiempo pueda ser resuelto.

1.Notificar cambios: mantener al tanto a todos los participantes de la reunión es vital. Compartir la información con los asistentes y participantes, resulta indispensable para que resulte satisfactoria una reunión. Enviar correos o mensajes para notificar en algún cambio forzoso e inexorable, será bien recibido por los destinatarios. Respetar el tiempo del otro es algo invaluable.

2.Organice los temas a tratar: cuando los asistentes lleguen a la reunión, sabrán la bitácora y temática de la reunión. Además de mostrar transparencia, esta estrategia permite que los asistentes tengan claros todos los puntos a tocar y sepan exactamente a qué atenerse. Conocer totalmente la temática y la duración de la reunión, será invaluable para los asistentes.

3.Puntualidad: comenzar puntualmente la reunión, será, además de una muestra de seriedad. Llegar primero que todos e irse de último, dejará una sensación de honestidad y respeto de su parte hacia los demás. No resulta posible exigir puntualidad o seriedad si se llega retrasado a nuestra propia reunión. Esto además de ser una falta de diplomacia imperdonable para el lenguaje de los negocios, es de pésima educación. No lo haga nunca si no quiere fracasar sin dar el primer paso.

4. Haga la reunión amena: el lenguaje en el que se comunican las ideas es muy importante. No es lo mismo hablar en un tono ceremonioso, sin sonreír a los asistentes, a hacerlo con cierto desenfado y camaradería respetuosa. Intercalar durante la exposición del tema alguna anécdota que tenga relación, además de dar confianza, le dará a los asistentes la percepción de humanidad de parte del conferencista. Ser demasiado marcial al momento de dirigirse a los asistentes, proyectara un aura de desconfianza. Hay que usar el lenguaje inteligentemente.  

5.Evite convertir la presentación en un monólogo teatral: no hay nada más detestable que escuchar a un presentador de una reunión hablando en primera persona: yo, yo, yo. Conviene tener siempre presente, que estamos dirigiéndonos a personas. Convierta esas largas intervenciones en narraciones o en algo que se parezca a una charla entre amigos. Esto dará excelentes resultados a su reunión comercial.