¿Qué tan fuerte puede batear tu equipo de trabajo?

Un análisis sobre el uso de la capacidad instalada en los equipos de trabajo.

Imagina que hoy es tu primer día como líder en una organización, en el primer día de trabajo te recibe tu nuevo equipo, un equipo formado por personas de diferentes edades y tiempo de experiencia, recibes además los recursos necesarios para iniciar la operación de la cual eres responsable, tu jefe espera que presentes un pronóstico sobre qué objetivos serás capaz de cumplir en este año con la capacidad instalada que te fue entregada, debes ser cuidadoso en no comprometer más de lo que tu equipo será capaz de realizar ¿Cómo calcularías el nivel de eficiencia que lograras alcanzar con tu actual equipo de trabajo?

La identificación, medición y buen aprovechamiento de la capacidad instalada es tal vez el mayor reto para un líder, es la base para pronosticar que tan exitoso será un equipo de trabajo en alcanzar sus objetivos, aún recuerdo la definición que un Gerente amigo mío daba a este concepto, el relacionaba la capacidad instalada como el nivel de bateo que tiene un equipo de béisbol, que tan fuerte y lejos es capaz de batear un equipo es igual a que tan eficiente puede llegar a hacer un departamento en una empresa, por eso es tan importante asegurarnos que se calcula de la manera correcta, pues es importante declarar que no por tener el mejor bate de béisbol se asegurara un home run.

Enfoque en la Habilitación.

El reflejo común de un líder es asegurar que su personal está bien entrenado y que cuentan con lo necesario para hacer su trabajo, una computadora, software especializados, telefonía etc. y deducen que con esto serán capaces de conseguir resultados extraordinarios, con esto consiguen tener personal bien habilitado, luego al pasar de algunos meses se dan cuenta que los objetivos no se están cumpliendo, de hecho las cifras empeoran y ahora están en números rojos de pronto los líderes empiezan a presionar más y las jornadas de trabajo se extienden, de pronto el contexto se vuelve frustrante para todos y poco a poco los empleados empiezan a renunciar, la rotación crece y los problemas empeoran.

Lamentablemente esta historia es real y sucede en muchos equipos por eso es muy importante que los líderes se den cuenta que la habilitación no es el único factor que determinara la eficiencia y por consecuencia el buen uso de la capacidad instalada disponible.

¿Entonces qué factores se necesitan considerar para calcular el nivel máximo de eficiencia que alcanzara un equipo?

Hasta los años 20’s se creía que la habilitación garantizaría la eficiencia, más tarde se comprobaría que existe otro factor que afecta a este resultado, este lapso de tiempo fue muy confuso para los líderes de aquella época tal vez por eso Henry Ford uno de los industriales más importantes decía: Cómo es que cuando quiero un par de manos también me traen un ser humano.

Debió pasar  un poco de tiempo para que psicólogos declararan la presencia de este segundo factor al que llamaron Compromiso laboral.

Entendamos el compromiso laboral como el nivel de satisfacción y lealtad que siente un empleado en su puesto de trabajo y que lo refleja en el día a día esforzándose al máximo por alcanzar los objetivos, en el ejemplo del béisbol es igual a asegurar que la línea de bateadores pondrá cuerpo, mente y espíritu al momento de batear.

Pero no solo los psicólogos hablaban y reconocían este segundo elemento.

En 1949 W.E. Deming dijo: “Ningún cambio profundo ocurrirá en las organizaciones, ni en sus equipos, sin la transformación personal de sus integrantes”

Hoy día muchas empresas miden el compromiso que tienen sus empleados por medio de encuestas anónimas,  entrevistas y otros mecanismos que capturen el sentir colectivo, en muchas de estas organizaciones los resultados son comunicados y desplegados a los líderes para identificar las áreas de oportunidad y determinar  acciones que ayuden a elevar estos resultados.

Sin embargo se comete un error, este error consiste en medirlos de manera aislada por ejemplo:

Pensemos en un departamento de gestión de créditos, donde colaboran 20 agentes de crédito, este equipo ha logrado habilitarse en un  80% y el resultado en la última encuesta de compromiso el equipo alcanzo un 70%, El líder de este departamento puede pensar que no son malos resultados y bajo una buena coordinación este equipo alcanzara resultados de eficiencia de un 70 u 80% lo cual no es nada despreciable, hace compromisos, genera expectativas con  clientes y después de un tiempo se da cuenta que no logra alcanzar el resultado esperado e inicia una etapa muy desgastante  y frustrante para este departamento.

Reconocer que ambos factores son importantes para incrementar la eficiencia de un equipo no es suficiente, debemos asegurarnos que se miden de forma correcta

¿Entonces cómo se puede calcular la eficiencia que alcanzara un equipo de trabajo?

El primer elemento es conocer el (%) de  habilitación, la empresa debe definir que recursos y qué condiciones se necesitan  para poder hacer el trabajo, (tecnología, procedimientos, capacitación y entrenamiento etc.) comparando el estado actual la empresa debe ser capaz de traducir esto en un porcentaje, posteriormente debe medir el (%) de compromiso laboral que tiene el equipo siempre cuidando que sea bajo un método confiable.

Una vez que se tienen estos dos resultados el método propuesto por este artículo es el siguiente:

Por reglas matemáticas no pueden sumarse pues daría un número mayor a 100 %, tampoco pude promediarse pues no representan elementos del mismo género, si reconocemos que tienen el mismo peso en el proceso es decir: que el tipo de trabajo es 50% habilitación y 50% depende de la persona entonces lo correcto es multiplicarlos.

EP = (%Habilitación) (% de compromiso)

EP= Eficiencia proyectada

Es importante declarar que si se miden por separado no incitan a tomar acciones, pues una habilitación del 80% no se ve tan alarmante, y si por otro lado se habla de un 60% de compromiso pues se entiende es una empresa bien encaminada.

Si por ejemplo hablamos de un departamento que tiene estos resultados  80% de habilitación y un 60% de compromiso y  si aplicamos la formula  el resultado quedaría de la siguiente manera:

CIA = (80) (60)

EP= 48%

La reflexión  se torna muy interesante, en función de este resultado podemos pronosticar que este departamento solo alcanzara el 48% de sus metas y compromisos, que solo el 48% de sus proyectos serán cerrados en tiempo, con calidad y dentro del presupuesto.

Un departamento en este contexto puede mejorar sus resultados si se toman las acciones correctas enfocadas en estos dos extremos: la habilitación y el compromiso.

Ahora estás listo para formular las siguientes preguntas:

¿Có ; ;mo anda el nivel de habilitación en tu equipo de trabajo?

¿Cómo anda el nivel de compromiso laboral en tu equipo de trabajo?

Y ¿Cuál será el nivel de eficiencia que alcanzara tu equipo de trabajo?

¿Tienes acciones concretas para elevar el nivel de habilitación y compromiso?

Sam Walton, fundador de Walmart y Sam's Club:

Los líderes sobresalientes salen de su camino para habilitar y potenciar el autoestima de su personal. Si las personas creen en sí mismas, es increíble lo que pueden lograr".