9 tips para hacer más productivas las reuniones con los clientes

Cuando empecé a diseñar mis primeras páginas web, jamás imagine que conforme pasara el tiempo iba a tener que dedicar la mitad de mi tiempo a reuniones con clientes. Visto desde esta óptica merece la pena dedicarle unos minutos a conocer cómo hacerlas más productivas.

Las reuniones por sí mismas no son malas, después de todo son imprescindibles para la definición de los propósitos, estrategias, funcionalidades, contenidos y tareas a ejecutar para el desarrollo de un proyecto web.

PLANIFICACION, MANEJO Y SEGUIMIENTOLa clave de conseguir reuniones productivas se centra en el cuidado del antes, durante y después de cada cita, si uno de ellos falla, sin duda afectara la fluidez de nuestro cronograma de actividades.

PLANIFICA. Como profesional no debes hacer de la improvisación un habito.MANEJA. No te dejes intimidar por la personalidad absorbente o sofisticada del cliente, recuerda que eres el principal responsable de manejar la agenda de puntos en la reunión.UN SEGUIMIENTO.APROPIADO. Dale continuidad a los compromisos inmediatos adquiridos por ambas partes

CONSECUENCIAS DE UNA REUNION SIN PLANIFICACION

Pasar por alto temas importantes a tratar Ocupar el mayor tiempo de la reunión en temas triviales Proyectar una imagen poco profesional a nuestros clientes Salir con más dudas que respuestas Poca claridad en las decisiones, acuerdos y pendientes Imprecisión de los alcances del proyecto Propensa mas reuniones de las necesarias Prolongar más de lo debido el tiempo planificado para la ejecución del proyecto

Ahora te presento mis 9 tips para hacer más productivas las reuniones con nuestros clientes:

Organiza la agenda de temas a tratar

Uno de los mandamientos de todo profesional es: “No improvisaras”, al menos no como tu plan “A”. Crea tu propio estilo de planificación, ya sea priorizando los temas de acuerdo a la complejidad, a la trascendencia o por orden de ejecución, lo importante acá es contar con una guía organizada de temas a tratar.

No permitas nunca que sea el cliente quien maneje la agenda de las reuniones de acuerdo a su disponibilidad o criterio, pues tú eres quien tiene más conocimiento de las tareas y tiempos de ejecución, por ende, sabes más sobre que asuntos es necesario definir primero y, que decisiones son prioritarias tomar.

Lleva una bitácora de acuerdos y pendientes

Hay de proyectos a proyectos, en algunos basta con una reunión inicial y otra casi al final para desarrollar y entregar nuestro trabajo satisfactoriamente, pero existen otros en cambio que requieren múltiples reuniones, con más de un grupo de trabajo, eso significa una cantidad de ideas, decisiones, desacuerdos, inquietudes y pendientes que recordar y, a menos que tengas una memoria de elefante lo mas aconsejable es llevar un registro de ello.

Llevar un registro o bitácora de acuerdos y pendientes de cada reunión nos permitirá no solo llevar un control de las necesidades, sino también de las responsabilidades y compromisos de ambas partes, algo muy útil si queremos protegernos de malos entendidos, sobre todo si tenemos que responder a mas de una jefatura.

Trata con énfasis las dudas del cliente y tus compromisos

En toda reunión se suelen lanzar al aire todo tipo de ideas, desde las más triviales e imprecisas hasta las más complejas y determinantes, siendo nuestro trabajo mantener la mayor receptividad y atención posible hacia las inquietudes del cliente.

Después de tantas reuniones y proyectos puede que desarrollemos un exceso de confianza y una desensibilización técnica hacia las inquietudes de los clientes, esto es un pecado profesional que debemos evitar, pues tenemos que trabajar siempre bajo la premisa de que el cliente se acordara de cada cosa que dijimos: “si se puede”, “si lo haremos”, “si quedara muy bien”, etc.

Planifica y utiliza todo el material de apoyo posible

Independientemente si es una reunión de arranque, presentación o seguimiento, tú debes de cargar siempre los recursos multimedios, documentales y logísticos que te ayuden a ver el mayor número de detalles del proyecto y, tomar decisiones mas precisas.

Usa tu propio equipo para las presentaciones

Si vas a mostrar una serie de diseños o la funcionalidad de algunas cosas, siempre hazlo en tu propio equipo, evita llevarlo en memorias flash o CD para verlo en la PC del cliente, créeme el impacto de la presentación nunca será lo mismo, pues además de arriesgarte a que no se vea con la calidad deseada, le quitas el glamur y lo sofisticado a tu performance, esto no es bueno, debes de mantener siempre el misterio de tu trabajo.

Maneja los tiempos de conversación

Una reunión es una conversación con propósito, no tiene porque ser de principio a fin seria y templada, debemos de ser capaces de inyectarle dosis de enfoque, orden, humor, variedad, ideas frescas, etc.

Desarrollar una actitud natural, atenta y segura nos permitirá un manejo apropiado y productivo de la reunión. Además debemos estar atentos a encauzar la conversación cada vez que sintamos que nos estamos desviando de los puntos importantes y enfrascando en asuntos triviales para el propósito del proyecto.

Recapitula las ideas antes del cierre

Tengo la costumbre cuando veo que se aproxima el final de una reunión, de decir: “ok, ordenando ideas tenemos…” y paso a enlistar de forma rápida los puntos más destacados que se trataron y acordaron dentro de la conversación, esto me ayuda a evitar posibles malos entendidos y correr el riesgo de irme con la idea incorrecta sobre algo.

Envía un resumen con los acuerdos y pendientes

Hacer de esto un habito, puede ahorrarte horas de trabajo y decenas de malos entendidos. Enviar un resumen después de cada reunión, te ayudara a formalizar y reafirmar los acuerdos y pendientes establecidos en la misma, así como también a recordar las responsabilidades y compromisos adquiridos por ambas partes.

Se disciplinado con el seguimiento

Envía los correos, archivos y datos que dijiste enviarías, haz las llamadas y consultas que te comprometiste hacer, mantente pendiente de recibir lo que acordaron enviarte. Muchas veces tenemos el mal hábito de relajarnos después de cada reunión con el cliente, reaccionando con los pendientes y compromisos dos días después, esto no es bueno, recuerda que cada día de atraso son dólares menos en tu rentabilidad. Además no te expongas a reclamos por tu descuido.

PALABRAS FINALES

Es curioso como muchos de los tips que podemos dar para hacer más productiva cualquier actividad, parecieran ser siempre simples consejos de sentido común, resumiendo todo en tres cosas: planificación, orden y disciplina.