Gestión Electrónica de Expedientes y Workflow - parte 1 de 2

En esta primera parte explicaremos por que es cada día más importante la gestión electrónica de documentos.

En la segunda y última parte damos una introducción en la gestión de procesos (workflow) y un ejemplo de Gestión electrónica de expedientes.

*La importancia de la Gestión Electrónica de Documento*

La forma de trabajar ha cambiado en los últimos años debido, sobretodo, a la incorporación de las tecnologías de la información en las empresas e instituciones, para llevar a cabo distintos procesos internos; lo cual repercute directamente en los actuales servicios de información y documentación.

La información interna y externa de la empresa es muy importante, además de un elemento clave y estratégico de cara a la competitividad de las organizaciones, por lo que es esencial la aplicación de un sistema de gestión electrónica en la organización.

La gestión electrónica de documentos (GED) ha evolucionado rápidamente desde su nacimiento. En estos primeros tiempos el GED se definía como un sistema de tratamiento de la documentación de una organización que combina la imagen con información textual asociada a ella. Surge también, en este primer momento, la tecnología OCR o de reconocimiento óptico de caracteres que goza de gran importancia, ya que permite, mediante la captura de los datos que los documentos en papel, convertir la información a formatos electrónicos capaces de ser interpretados por otros sistemas.

Hoy, se entiende la gestión documental como un proceso global, corporativo e integral de una organización, entendido como un sistema de gestión integrado capaz de controlar la producción, la circulación, el almacenamiento y la recuperación de cualquier tipo de información. La gestión electrónica de expedientes tiene un importante papel en la gestión eficaz de los procesos internos y externos de la empresa.

Los documentos electrónicos y su gestión, cada día más sofisticada, han pasado de ser una fuente de información estática a considerarse como un elemento clave y fundamental en la toma de decisiones de alto valor, un pilar básico de cara a las ventajas competitivas que posee.

El valor actual del documento dentro de las organizaciones está determinado por las características de los actuales documentos electrónicos; pueden combinar diferentes unidades de información (texto, imágenes estáticas, en movimiento, voz, etc.). Con el paso del tiempo su contenido puede cambiar de soporte, se puede cambiar rápidamente, son fácilmente reproducibles, admite múltiples formatos de lectura y se pueden readicionar unos documentos con otros.

En la actualidad han aparecido diversos productos informáticos destinados al control y gestión integral de documentos electrónicos, los sistemas o herramientas GED (Gestión Electrónica de Documentos), conocidos también por el término anglosajón de EDMS (Electronic Document Management Systems).

Generalmente los productos GED son una evolución lógica de los tradicionales sistemas de gestión documental, a los que se les han ido añadiendo más o menos funcionalidades e integrando otras tecnologías informáticas con el objetivo de dar solución y adaptarse a las múltiples necesidades informativas y documentales de las organizaciones.

Actualmente la Gestión Electrónica de Documentos se configura a partir de módulos clásicos de la gestión documental, aunque destinada a documentos electrónicos, siendo factores claves la recuperación de información y la automatización de los ciclos de vida dentro de los procesos de la organización.

Los beneficios que aporta la implantación de sistemas de gestión electrónica de documentos y expedientes en la empresa son, entre otros, la mejora notable de los flujos de información y la gestión de ésta dentro de una organización.

Los beneficios se dividen en:

El flujo de trabajo (workflow) de una empresa está íntimamente relacionado con el softwarede trabajo en grupo que posee reglas y pautas determinadas en las que se especifican las tareas y pasos que se deben llevar a cabo para lograr la realización de un proceso de negocio. Estos procesos generan bastante información, por lo que es necesario el servicio de información y documentación para la captura, almacenamiento, procesamiento y gestión del conocimiento.

*Gestión de expedientes*

La Gestión de expedientes de distinto tipo (de personal, de contratación, expedientes laborales, jurídicos, licencias urbanísticas, de gestión de suelo, expedientes de proyectos de urbanización etc.) no son adecuadamente gestionados hoy por hoy por el archivo físico tradicional.

La ingente cantidad de expedientes que actualmente se acumulan, deben gestionarse mediante nuevas herramientas electrónicas capaces de actuar ágilmente para lograr la solución y ejecución de los trámites requeridos por la empresa, teniendo en cuenta las necesidades requeridas en la explotación de expedientes.

Hay diversas Soluciones para la Gestión Electrónica de expedientes y documentos en el mercado. La selección no siempre es fácil, suele puede afectar a procesos de negocio ya establecidas, por ello, le elección de una solución que se adapte a sus necesidades es esencial.

En la segunda y última parte damos una introducción en la gestión de procesos (workflow) y un ejemplo de Gestión electrónica de expedientes.