¿Cómo escoger la mejor copiadora?

Todo depende del tipo de negocio que usted tenga, su giro, el número de empleados, si usted constantemente esta mandándole impresiones a sus clientes de sus presentaciones. Cada marca de copiadora de las más reconocidas está diseñada para “x” número de usuarios.

Color o blanco y negro. Si el uso es interno y meramente informativo, contratos etc. A blanco y negro será suficiente, pero si se requieren de diagramas folletos o presentaciones lo mejor sería una copiadora a color.

Actualmente existen copiadoras que tienen el mismo costo por copia tanto de impresiones a blanco y negro como de color. También hay equipos donde usted o el personal que asigne tiene control total de equipo puede configurar desde el panel de control que personas tienen acceso a copias de color y quienes no y además cuenta con acceso al panel de control a larga distancia.

Comprar o arrendar mi copiadora. Los beneficios de comprar su equipo es que puede conforme a sus necesidades puede comprar el modelo más moderno o el que más le agrade, contará con garantía. Pero si de inicio usted no cuenta con el capital requerido para esta inversión o bien ese capital prefiere destinarlos para otros gastos de operación de la empresa, entonces le convendría rentar el equipo.

El hecho de arrendar su copiadora le traerá los beneficios como por ejemplo; evitar la descapitalización fuerte para la empresa, se evita de los costos por servicio técnico, evitará también el costo por consumibles y refacciones, tienes la posibilidad de actualizar el equipo, evitas también la depreciación de tu equipo, el contrato de arrendamiento ampara todos estos gastos, dependiendo con quién elijas para rentar tu equipo este te brinda la posibilidad de plazos fijos, mantiene liquidez, y es deducible al 100% fiscal. Solo asegúrese de leer la letra pequeña de cualquier acuerdo de arrendamiento, siempre hay añadido extras, así que ¡cerciórese de que no está pagando más de las probabilidades para ellos!

Costos por consumibles y refacciones. Este punto es clave para saber que tanto le conviene a largo plazo adquirir cierto modelo y marca de copiadora, tome en cuenta por decir el tóner para cuantas impresiones es y en cuanto sale, saque sus cuentas, esto le ayudara a saber con certeza en cuánto le sale una copiadora por costo anual.

Mantenimiento de copiadoras. Cuando usted vaya a comprar una copiadora asegúrese de que la compra le incluye servicio post-venta. Ver qué días y que horas le cubrirá sus llamadas. También es preciso tomar en cuenta de el distribuidor en cuestión le responda en caso de hacer falta comprar alguna refacción, si el distribuidor no responde por todas las refacciones que su equipo llegara a requerir, tal vez sería mejor contemplar alguna otra opción.

Copiadoras multifuncionales. Las copiadoras multifuncionales cuentan con una serie de funciones adicionales realmente útiles, es necesario asegurarse que estas funciones realmente se aprovecharán; fax, internet, puerto usb, impresora, escáner, encriptación de documentos, panel remoto, teclado qwerty, acabadora, etc.

Consumo de energía. Actualmente cuidar este aspecto, le traerá beneficios, tanto económicos como de eficacia al momento de manejar el equipo seleccionado. Existe el mercado copiadoras que cuentan con acreditación Energy Star. Por ahorrar la energía hasta por un 30% a diferencia de otras marcas, lo cual repercute en su bolsillo a la hora de llegarle el recibo de luz. Aparte estará apoyando con el medio ambiente.

Sofia Alvarez. Experta en soluciones de equipo de copiado para oficina. http://www.xerox-mexicana.com/