Digitalización y Administración de Documentos

Hoy en día, la problemática derivada del almacenamiento físico de documentos, ha resultado perjudicial para instituciones públicas, privadas, e incluso particulares, ya que a su vez, genera dificultad para su administración, los documentos están expuestos a condiciones de deterioro y se elevan los costos de registro, acceso y/o envío de los mismos.

La digitalización y gestión documental se ha convertido en la manera más rentable para conservar los documentos físicos, a través de archivos electrónicos. Con ello, su almacenamiento y accesibilidad se optimizan y costos de mantenimiento, archivo y mensajería, reducen considerablemente.

Existen métodos para facilitar su administración, como lo son la indexación y clasificación por categorías.

¿Cuáles son algunas de las ventajas de la Administración Doumental?

1) Reduce costos operativos (mensajería, impresiones, fotocopiado, almacenamiento, duplicados no deseados, espacio físico, etc.).

2) Evita problemáticas como traspapeleo o deterioro físico del documento / imagen.

3) La información está protegida y puede ser manejada a través de firmas electrónicas y/o respaldos controlados.

4) Se eficienta el tiempo de envío y recepción de archivos.

5) Se puede llevar a cabo la digitalización de cualquier formato de archivo y a su vez, ser convertida a otro formato compatible.

6) La garantía de la conservación prolongada.

7) Una gran cantidad de datos puede ser almacenada en unidades de CD, USB, DVD, etc.

8) Por métodos como la "Indexación", la búsqueda de información requiere de menor inversión de tiempo.

9) Posibilidad de utilizar la misma información por más de un usuario, a través de claes de confidencialidad y/o uso de redes internas.

10) Optimiza la productividad del personal.

Es importante considerar a empresas especializadas para llevar a cabo este tipo de actividades, ya que a través de ellas, la Administración Documental puede ser facilitada aún más a través de softwares, scanners especializados y así mismo, en ocasiones las mismas compañías se encargan de proveer el recurso humano para cumplir los requerimientos de su Cliente, en cuanto a tiempo, cantidad y calidad se refiere.

En México existe Digital Data, una empresa de servicios de administración, procesamiento y control de documentos que haciendo uso de tecnología de punta, garantiza su disponibilidad y consulta, contribuyendo con ello a incrementar la seguridad, productividad, rentabilidad, transparencia y orden en la información de sus clientes.

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