Consejos para quienes rentan una oficina virtual

Para varios pequeños empresarios y emprendedores, rentar una oficina virtual ofrece el compromiso óptimo entre el hogar y el trabajo, ya que una oficina virtual ofrece la posibilidad de incluir una dirección de correo, servicio de recepción y uso de sala de conferencias, entre otros. De esta manera, un despacho de abogados, por ejemplo, puede transmitir a los clientes la idea de tener un servicio de tiempo completo, sin tantos gastos.

Sin embargo, no todo es miel sobre hojuelas en cuanto a la renta de oficinas virtuales, ya que se presentan algunos inconvenientes, de los cuales hablaremos en este texto.

* Temporalidad. Es un factor importante en el caso de que la empresa con la que contraste el servicio te proporcione un cubículo en vez de una sala de juntas cuando necesites reunirte con un cliente.  Si es así, te convendría más preguntar por la reservación de una sala de juntas para que no tengas que estar en un pequeño cubículo con tu visitante, recuerda que lo que buscas es una imagen de prestigio y confianza, no todo lo contario.

Cuando busques una empresa para rentar una oficina, pregunta sobre la disposición de salas de reuniones y su préstamo para los inquilinos.

En caso de que no puedas acceder a una sala de juntas, haz que el escritorio o el cubículo se vea ocupado; pon papeles, blocs de notas, teléfono celular, etc. El punto es que no se note que solo usas ese cubículo en algunas ocasiones.

* Refrigerios. El hecho de que rentes una oficina virtual no significa que no puedas ser hospitalario con tus visitantes. Solo tienes que planificar bien las cosas y pensar rápido. Algunas compañías de renta de oficinas virtuales ofrecen café y té en sus salas de juntas, así como agua embotellada, refrescos y algunos otros bocadillos para tus invitados.

También puedes llevar algunos bocadillos de tu parte, como barras de granola o galletas. Y si lo prefieres puedes ir a un café cercano con tu cliente.  

* Firmas e impresiones en papel. En caso de que el cliente insista en firmar un acuerdo en el lugar, pídele que espere en la sala de conferencias y luego ve a imprimir. La mayoría de las oficinas virtuales tienen las impresoras o máquinas de acceso a Internet. Después de haber impreso el acuerdo, invita al cliente a sentarse contigo y revisarlo para evitar cualquier malentendido.

* Envío de documentos por parte del cliente. Cuando tu cliente o visitante quiera enviarte un documento por fax hasta tu oficina y que le respondas de manera inmediata, explícale que el método más sencillo y rápido es el correo electrónico, en caso de que la espera te lleve más tiempo del que tardarías en llegar a tu casa.

Si el cliente no accede, die que tendrás que salir a atender una cita y que te sería más fácil recibir el documento en casa. No tienes porqué admitir que trabajas desde tu hogar.

* Pagos. Si revisaste el documento de tus reuniones más recientes y encuentras que pagas más de lo que pagas por la renta de la oficina virtual probablemente estés ganando más. Esta es una de las ventajas del espacio virtual, que te permite adaptar el uso de la oficina a tus ingresos. Sin embargo, si llegas a un punto en el que regularmente pagas más por la oficina virtual que cada vez que ocupas las salas de juntas o los cubículos para tus reuniones, considera si tu espacio virtual es realmente agradable o necesitas cambiarlo.