Herramientas para la Gestión Efectiva del Pipeline

En este artículo quiero hacer una reflexión sobre herramientas de información que ayuden a los vendedores consultivos a ser más productivos. El ambiente laboral es cada vez mas exigente y las ventas no son la excepción, todo lo contrario. Nos enfrentamos a la necesidad de generar resultados de manera efectiva. La efectividad está relacionada con eficiencia (hacer más o igual con menos recursos) y la eficacia (lograr los resultados establecidos). Ya hemos hablado en varios de los artículos de este portal sobre la importancia del uso de una metodología de venta que aplique a nuestro proceso comercial. Ahora, no solo la metodología o proceso de venta garantiza el éxito. Este se logra en la medida de ser consistentes y persistentes en la aplicación de la misma. Una vez que se alcanza el adecuado afinamiento del proceso (haga de cuenta que esta poniendo a punto el motor de un vehículo, debe ajustar varios elementos para lograr tener el motor “a punto”, de tal forma que su rendimiento sea óptimo, definiendo este como la relación potencia y consumo de combustible), se pueden incluir herramientas que permitan optimizar el proceso. Mostraré a continuación un ejemplo del tipo de herramientas que pueden hacer que ganemos productividad como vendedores.

En esta era de la información, es necesario contar con los mecanismos que permitan ganar productividad en la aplicación de la metodología de venta consultiva. Esta se logra con el uso de herramientas para la administración ágil de la información del Pipeline (caretra de oportunidades de negocio). Una de las tácticas que mejor resultados puede brindar es el uso de tableros de control o sistemas visuales que permitan “ver” el panorama de negocios en un futuro cercano (esto depende del promedio de tiempo de cierre de negocios en su campo de trabajo). Hace algunos días me llegó una recomendación de un colega sobre algunos elementos de este tipo. En la gráfica anexa se observa un sistema llamado Visual IO que permite tener una visión completa del pipeline, con la facilidad de poder consultar de manera completa el estado de cada uno de los negocios para cada uno de los representantes comerciales. (Este sistema solo cumple con la función de visualización).

En este caso específico es interesante ver como las convenciones utilizadas me permiten ver de manera rápida el estado del pipeline y los KPIs o indicadores claves del proceso. El tamaño de cada esfera indica su prioridad, el color representa la probabilidad de cierre de cada negocio y su posición dentro de la matriz indica el estado de avance de cada oportunidad de negocio de acuerdo con las fases de una metodología de venta consultiva y finalmente el tono de gris de cada cuadro (el fondo) representa que tan poblado tiene cada fase con oportunidades de negocio. Observemos como este tipo de visualización aportan muchos detalles con solo ver la matriz.

Este tipo de concepto es muy interesante para ganar productividad en la administración de las oportunidades de negocio. Mi productividad se puede ver mejorada si:

Tengo un Centro de Control en el cual registro todos mis potenciales negocios Documento los avances que tengo con cada negocio Identifico cuales son los prioritarios y a cuales debo enfocar mis esfuerzos Conozco el estado de negocios en desarrollo y si es necesario dedicar esfuerzos para llenar el pipeline Me focalizo en el desarrollo de acciones que me permitan “empujar” los negocios hacia la parte derecha de la matriz Reviso con mi equipo de trabajo los recursos necesarios para desarrollar cada uno de los negocios y logro concertar con ellos las acciones a seguir Reporto de manera automática es estado de mi pipeline a mi jefe o superior Trabajo de manera colaborativa con otras personas que me pueden ayudar en el desarrollo de cada negocio Puedo identificar, según la fecha actual, como voy en mis objetivos, si puedo lograr las metas en lo que resta de tiempo y si tengo suficientes negocios en el pipeline para alcanzar los objetivos

Desafortunadamente no se encuentran muchas herramientas de este tipo en el mercado (la que muestro en este artículo es interesante, pero solo realiza la parte de visualización, debe estar conectada a otro sistema de información que almacene los datos de las oportunidades). Los sistemas tipo CRM y SFA ofrecen funcionalidad muy buena de Administración de Oportunidades y Pipeline, pero no he encontrado que cuenten con sistemas de visualización interactiva desde el cual se pueda administrar el pipeline y desarrollar toda la gestión comercial en un Centro de Control único. Además los CRMs requieren que se definan muchos datos, se debe navegar por muchas pantallas y se vuelve muy dispendioso su mantenimiento y consulta. Creo que ofrecen una excelente opción para el manejo de negocios pero considero que una solución ideal es aquella que me permita administrar todas mis oportunidades de negocio desde un solo lugar, sin estar alimentando montones de datos y sin tener que estar consultando decenas de pantallazos para llegar a los datos necesarios. Si yo puedo visualizar mi mapa de negocios en una sola pantalla y desde allí hacer todas las tareas de mantenimiento, control y estrategia de cada negocio, estaría en el paraíso. Si alguien conoce de herramientas que desarrollen este concepto, agradecería mucho que me compartiera la información. Tengo mucha gente interesada en conocer de herramientas que apoyen este concepto.

Me parece muy interesante conocer cual sería el sistema que mejor cumpliera las necesidades de información del vendedor consultivo, al mismo tiempo que le brinde facilidad y agilidad en el uso, con el objetivo principal de ganar productividad. Conozco muchas implementaciones de sistemas CRM y SFA que no logran el nivel de adopción por parte de los vendedores, debido especialmente a que no aportan a la productividad comercial. Vamos a trabajar en este concepto para validar que es lo que más nos puede apoyar como vendedores. Si hay ideas, serán bienvenidas.