Caso de éxito con NetSuite – Romanicos Chocolate

Romanicos Chocolate

Resumen

Compañía:Romanicos Chocolate. www.romanicoschocolate.com

Ubicación: Miami, Florida.

Industria: venta al por menor; Ecommerce

Retos:

Integrar CRM, comercio electrónico, contabilidad y las funciones de envío o despacho en una plataforma que sea fácil para propietarios de pequeñas empresas y que puedan estructurar y gestionar por si mismos – y que el acceso se pueda realizar desde cualquier computador.

Software Cambiado:

Salesforce.com, QuickBooks, FedEx shipping software

Resultados con NetSuite:

Romanicos cuenta con un sistema de comercio electrónico que fue integrado con CRM, contabilidad y despachos. Donde un grupo de pedidos solía significar horas de procesamiento – la introducción de datos en múltiples sistemas – Romanicos Chocolate ahora puede manejar gran cantidad de pedidos simultáneos con facilidad. Elimina la necesidad de un empleado a tiempo completo sólo para gestionar los pedidos – ahorro de al menos 30,000 dólares al año.

“NetSuite me ofreció un sistema más integrado que Salesforce.com. Mucho más completo, manejando no solamente CRM, sino ecommerce y finanzas. NetSuite es perfecto para mis propósitos.”

Alejandra Bigai, propietaria

Romanicos Chocolate

Los resultados

Mediante la integración de CRM, ecommerce, despachos, y las funciones de contabilidad en una sola plataforma, NetSuite permite a Romanicos Chocolate procesar más órdenes con precisión. Anteriormente manejando solo 6 ordenes presentaba problemas, ahora puede manejar 100 o más órdenes al día y sin cuellos de botella – y prestando un servicio al cliente mucho mejor.

Le permitió a Bigai un acceso instantáneo a todos sus indicadores de ventas y datos del cliente, y haciendo un fácil seguimiento a los pedidos que se han procesado, cumplido y despachado, NetSuite le ha permitido incrementar sus ventas y sus gastos de nomina han bajado.

Lo más importante, proporcionando una vista comprensible de ordenes y clientes, NetSuite le permite a Bigai preocuparse menos por problemas técnicos y focalizarse más en su negocio.

Los cambios

Romanicos Chocolates es un trabajo de amor, cada orden de trufas o bombones o bombones personalizados son hechos a mano. Al igual que muchos pequeños negocios, Romanicos tenia una gran cantidad de ideas y ambiciones, pero no muchos recursos. Los pedidos que ingresaban en su sitio Web, frecuentemente tenían que se registrados por Bigai, en cuatro sistemas diferentes: Salesforce. Com para CRM, QuickBooks para la parte contable, FedEX para su envío, y una plataforma para procesar las tarjetas de crédito. No paso mucho tiempo antes de que Bigai descubriera que se trataba de una forma ineficiente de hacer negocios – y la peor forma de crecer.

“Un día en agosto de 2005, tenia 6 ordenes al mismo tiempo y estuve al punto de un colapso”, dice Bigai. “Cada una debía ser registrada en los cuatro sistemas, y me pasé tres horas procesando todo. Si esto fue así con seis órdenes, que pasaría en los días festivos y cuando llegaran 50 órdenes?. Es evidente que necesitaba algo más”.

Bigai llevaba seis meses sobre un contrato de un año con Salesforce.com. Ella decidió que no podía esperar medio año. “El problema con Salesforce.com era que se centraba en CRM y no se integraba con todo lo que necesitaba, como la contabilidad y los despachos y el comercio electrónico, dice Bigai. “Estaba cansada de ingresar datos manuales en todos estos diferentes sistemas”.

Además, quería un fácil acceso a los datos del cliente. “Un problema que tenia era que mis vendedores tenían sus contactos y cuando ellos dejaban la compañía, no contaba con esta información”, dice Bigai. “Yo necesitaba tener todos los contactos de la empresa en un lugar, con una base de datos integrada con las demás partes de mi negocio.”

La solución

Romanicos Chocolate puso en marcha NetSuite en Octubre de 2005. Bigai tiene el sistema funcionando, una ventaja grande – y ahorro en costos – para propietarios de negocios pequeños. Con la integración de NetSuite ella pronto descubrió que no fue su única ventaja. NetSuite le permitió realizar seguimiento a los pedidos y mantener a los clientes – que incluye individuos, empresas, hoteles de primer nivel, y clientes de planeación de bodas y otros eventos – con pleno conocimiento del status de las órdenes.

Esto resultó particularmente importante con clientes para bodas. “Las órdenes de las bodas son diferentes”, dice Bigai. “Ellos vendrán un año antes del acontecimiento, y es importante que ambos, tanto el cliente y Romanicos, estén de acuerdo en lo que se ordeno y el costo. Antes de NetSuite tendría que escribirlo todo, y era fácil cometer errores y malentendidos. Ahora la orden ingresa y sale bien en el sistema. El cliente recibe correos electrónicos con los detalles de los pedidos y el status, puedo controlar todo el proceso. Ya que todo es registrado y rastreado no hay ninguna sorpresa”.

NetSuite simplifica la contabilidad para los clientes con bodas también. “Ellos nos dan un depósito, un año antes de la boda, y NetSuite realiza un seguimiento de lo que el cliente debe al final del proceso”, dice Bigai.

Todos los días los pedidos son procesados mucho más eficientes. “Ahora podemos hacer 100 pedidos por día como por ejemplo en las fiestas de San Valentin sin problemas”, dice Bigai. “El anterior sistema nunca me ha permitido hacer esto”. El servicio al cliente ha mejorado, también, en gran parte debido a la interfaz de la Web de NetSuite. “Ahora puedo trabajar fuera de la casa cuando lo necesite”, dice Bigai. “Así que si alguien llama un domingo sobre un paquete perdido, puedo ir a mi PC y rastrear. NetSuite me hace ver profesional; sé la historia completa de cada cliente, al instante”.