Sistema de Alertas, notificaciones y distribución automatica de reportes. KnowledgeSync

He realizado alarmas de KnowledgeSync con diferentes objetivos e incluso cuando leo sobre las tantas aplicaciones que se le pueden dar al KnowledgeSync me dejan asombrada. Una de ellas es poder generar y entregar Reportes de Crystal Reports automáticos adjunto a un Email, Fax, Celular, FTP o Web, dejarlo en una carpeta especifica después de generarlo con los parámetros deseados e incluso generar reportes por medio de un script. Se puede Generar y Distribuir los Informes basado en condiciones determinadas. Ej.: Generar cuenta de cobro para cartera si el cliente se ha retrazado más de 15 días en su pago; o generar Informes Periódicamente. Ej.: Visitas Ejecutadas Mensualmente.

Este ejemplo ilustra claramente su aplicación:

Necesidad Actual :

“Mensualmente se requiere que cada asesor comercial reciba el primer día del mes las ventas del mes anterior con el presupuesto por Cliente del mes actual y además en el mismo email recibir el Plan de Visitas por cliente, de esta forma se esta entregando los datos a tiempo para que la labor de los asesores comerciales sea más efectiva”

Solución : KnowledgeSync automáticamente una vez por mes (o en la frecuencia deseada), con los asesores activos en el momento de generar el email (por lo cual la información es dinámica), por cada asesor se ejecuta los reportes concernientes a sus clientes en los periodos especificados y luego envía adjunto a cada email los reportes en PDF y/o Excel y/o HTML y/o WORD y/o XML y/o AsciiText y/o Delimitado por comas y/o Delimitado por Tab. Se genero la primera vez el evento y automáticamente mes a mes sin realizar actividades adicionales, puede confiar en que KnowledgeSync entregara la información a sus asesores en el momento oportuno. Como lo pueden apreciar en el anterior ejemplo, KnowledgeSync junto a Crystal Reports podrían ayudar a solucionar las tareas de la empresa en sus diferentes áreas.

En resumen, los Beneficios KnowledgeSync – Crystal Reports:

Tiempo: Tiempo valioso tanto para la empresa como para las personas externas es optimizado, ya que dentro de la empresa hay entrega oportuna, libera tiempo para otras actividades; una vez creado el evento, KnowledgeSync se encarga de monitorearlo y ejecutarlo en la frecuencia deseada o en el momento indicado. En la parte externa de la empresa se ve beneficiado al no dejar pasar el tiempo ante ninguna situación, el cliente podrá decidir mas rápido, tendrá respuestas a tiempo, no habrá olvidos, el cliente puede apreciar la rapidez y efectividad de la empresa. Costos: Al dejar que KnowledgeSync monitoreé y ejecute, se reduce costos por tiempo utilizado, información oportuna, posible redución de personal, proceso más eficiente y efectivo. Mayor cubrimiento, Correo Electrónico, Fax, Celular, FTP o Web.

Alarmas basadas en un aplicación (Ej.: “Enviar al asesor un listado de Clientes con Oportunidades de ventas pendientes y que no han sido contactadas en más de una semana”). Alarmas basadas en datos con condiciones cruzadas de múltiples aplicaciones (Ej.: “informe de Clientes con Oportunidades Pendientes que están en espera en de aprobación de crédito en la aplicación financiera” Manejo de Clientes con oportunidades de ventas en CRM. Envió de mercadeo uno a uno. Envío de alarmas de excepciones administrativas (Ej.: “alarma de manejo de errores, perdidas, o introducción errónea de datos, como un correo invalido o un número telefónico). Enviar alarmas basadas en Inteligencia de Negocios & Minería de datos (Ej.: “observar si un cliente altero sus hábitos de compra en mas del 25% de su promedio mensual y si es así enviar un reporte a ventas”).

Monitor de Email entrantes, Respuesta automática de Mensajes, actualización de aplicaciones basadas en los contenidos y enruta los emails a las personas indicadas.

Cuando es enviado un email al correo de soporte de la empresa, KnowledgeSync revisa si esta en la base de datos de contactos, y puede crear un ticket de soporte y enviar automáticamente al que envío el email, el número asignado. Cuando alguna persona llena una forma en la Web requiriendo información de los productos, KnowledgeSync determina que tipo de información están solicitando y asigna una tarea a un responsable y a la vez programa una llamada en la aplicación CRM. En algunas empresas realizan ordenes por email o en formas Web, KnowledgeSync crea la correspondiente orden en la aplicación financiera y envía la factura al cliente y a las personas de la empresa pertinentes.

Diversos Formatos de publicación : PDF, Excel, HTML, WORD, XML,AsciiText ,Delimitado por coma y/o Delimitado por Tab

A continuación enuncio algunos otros ejemplos que ayudaran a ilustrar sus multiples funcionanlidades y beneficios:

Con base al email de los clientes almacenados en la base de datos y su día de cumpleaños generamos cada día emails personalizados, adjuntando un bono o carta. Avisar a cada asesor la proximidad de un cobro, adjunta el recibo de cobro. Enviar al gerente regional y/o de área el reporte de desempeño. Escalonar la no solución de un reclamo, con el reclamo adjunto. Notificación de un contrato se le esta acercando su vencimiento, adjuntando autorización para renovarlo. Entregar cotizaciones a los email de sus clientes y adjuntar una copia en sus archivos. Actualización de Lista de Precios. Entrega de Manuales u actualización de los mismos, solo a los clientes que compraron determinado producto. Entrega de Bonos o cartas para los prospectos que aun no se han decidido a ser nuestros clientes. Entrega de Listados de Campañas.

En fin, no hay limite para ejemplos, si la empresa tiene una necesidad de controlar actividades, KnowledgeSync tiene una solución, visite el siguiente link para mayor información. www.crmagil.com/KnowledgeSync.html

(Este artículo ha sido escrito por Sandra Franco, Consultora del Grupo de CRM de Mind Andina)