Administración por Excepción

La administración por excepción es un concepto que le permite, a las personas que ocupan cargos en los cuales el monitoreo de información y de recursos es permanente, trabajar de una manera más eficiente.  Básicamente la idea propone que usted se concentre en lo que esta mal o que tiene tendencia hacia ello y no en revisar la totalidad constantemente.

Vamos a dar un ejemplo para ilustrar el tema:

Si usted es un gerente comercial, con 20 vendedores a cargo, los cuales realizan actividades de prospección, visita a clientes actuales y actividades comerciales. Estos vendedores tienen a su vez unas metas cuantitativas orientadas a cumplir un presupuesto de ventas, pero a su vez a lograr una cobertura de sus clientes a través de las visitas periódicas que realizan. Vamos a suponer que usted como gerente les impuso que semanalmente deben realizar una planeación de las visitas a realizar, y al final de la semana deben entregar un informe de la ejecución de las mismas.  De otro lado usted solicito al área de administración de ventas que le envíe semanalmente un informe de las ventas realizadas en el mes. Usted hubiera querido que se las enviaran del mes, acumulado año y comparado con el año anterior, por familias de producto y por zonas geográficas pero le dijeron que en esa periodicidad era imposible tenerle la información a tiempo en ese detalle.  Usted se resigna y simplemente recibe las ventas realizadas en el mes de manera semanal.

En este escenario, usted planea reuniones semanales con el equipo de asesores comerciales para poder analizar la evolución de los planes de visita y las ventas, esto le toma alrededor de 4 horas todos los lunes de cada semana.

Esto ilustra algo de lo que puede estar viviendo usted o su organización en este momento, y acá es donde la tecnología como herramienta de apoyo a este proceso le ayudará a controlarlo pero de una manera en la cual usted se concentre en revisar que esta fuera de este marco metodológico que usted ha diseñado.

Imagínese que usted ahora cuenta con un “trabajador virtual” al cual usted le encomendó las siguientes tareas:

Todos los lunes me informará acerca de los asesores comerciales que no hayan registrado un plan de visitas para la semana. El mismo día me informará de los asesores que no están realizando un cubrimiento total a sus clientes basado en las ultimas 6 semanas de visitas. Diariamente a primera hora del día enviará un informe que tenga el presupuesto vs las ventas analizado por geografía, estructura comercial, estructura de productos y periodo de análisis (acumulado año, mes a mes y comparativo con periodos de años anteriores) Al final del día le informará sobre asesores comerciales que no han reportado la ejecución de visitas del día

Estas son las primeras tareas que usted le encomienda, pero después se le ocurre que también este “trabajador virtual” le puede enviar información a cada uno de los asesores comerciales para su labor diaria de trabajo.  Acá usted le solicita que les envíe:

Listado de clientes con cartera vencida y el detalle de la facturas pendientes de pago Información de clientes con pedidos retenidos por cartera Listado de clientes a los cuales se les redujo en un 10% o más el promedio de compra del ultimo año Informe de ejecución presupuestal y su proyección para el cierre de mes.

En este momento usted decide que las reuniones semanales, las puede hacer quincenalmente y luego simplemente una vez al mes.

Creo que hasta acá, ya he ilustrado las capacidades de este “trabajador virtual” y creo que a usted, leyendo esto, se le empiezan a ocurrir muchas más labores que le podría encomendar.

Ahora expliquemos qué es ese “trabajador virtual”.  Es una herramienta de software que usted instala en un servidor, con la cual puede monitorear información contenida en sus bases de datos y sobre la cual usted puede configurar alarmas o eventos de manera periódica o cuando una condición de datos se genere.  Este “trabajador virtual” se llama KnowledgeSync y es una herramienta muy útil como complemento a sus bases de datos. Entre sus bondades se encuentra la automatización de la ejecución y el envío de reportes de manera automática, así como el envío de correos electrónicos, fax o publicaciones en portales web sobre información critica y sensible al tiempo. Información que conociéndola de una manera oportuna, le permitirá a usted tomar decisiones a tiempo sobre eventos críticos de su negocio.

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Este ejemplo hipotético me ha permitido ilustrar las bondades del uso de la tecnología para monitorear información sensible de su organización. Esto se puede llevar a otras áreas de la compañía, y va depender de sus necesidades y prioridades, pero esta es una herramienta que por su naturaleza le va a permitir tener un retorno rápido de su inversión y va a poder ganar mucho en el uso de los datos actuales de sus sistemas.