Como manejo mi calendario desde NetSuite – Parte 1

NetSuite le permite administrar su agenda a través del registro de eventos y la personalización del calendario.

Lo más interesante de este manejo es que todo se realiza a través de Internet permitiendo que en línea los usuarios del sistema validen si disponen de los recursos (proyector, salas, etc.), ver la agenda de nuestros compañeros de trabajo para programar reuniones, y si nos encontramos donde un cliente, proveedor, prospecto, etc., podemos consultar nuestra agenda y la de las demás personas de nuestra empresa a las cuales necesitemos en una reunión.

Lo anterior ahorra tiempo ya que desde la misma reunión que se este llevando a cabo se pueden programar llamadas, tareas, eventos, reuniones, reservar recursos y no necesariamente esperar hasta que llegue a su oficina o a su casa y tenga que conectarse al servidor de su empresa (si es que cuenta con los permisos para poder acceder) y organizar sus tareas.

No todo el mundo cuenta con dispositivos para ver en línea esta información, pero normalmente si existe una conexión a Internet al sitio que usted este visitando.

CaracterísticasLo primero que se debe realizar es actualizar una serie de parámetros para adaptar el calendario a las necesidades del usuario, dentro de estos parámetros se tienen:

Cada calendario se crea con un nombre y se dan los permisos para compartir el calendario, estos pueden ser de carácter público, privado o indicar específicamente que personas pueden acceder al calendario.

Public: esto le permite a cada uno en su empresa a tener acceso a su calendario. Private: esto restringe al personal de su empresa. Usted es la única persona que puede ver los eventos que usted crea y su calendario. Define Below: esta opción restringe al personal de su empresa, pero puede seleccionar que usuarios pueden acceder. Y por cada usuario se puede definir el nivel de acceso, los cuales son:

View: esta persona puede ver eventos que usted marco como públicos y tiempos que marco como ocupados. Edit: esta persona puede ver, cambiar y remover eventos que usted marco como públicos y ver tiempos ocupados para eventos que usted marco como ocupados. Ellos no pueden borrar eventos en su calendario. Full: esta persona puede ver y editar accesos a eventos públicos en su calendario. Con Full acceso puede borrar eventos en su calendario.

Los eventos que se crean como privados no se muestran en el calendario, incluso aquellos con acceso a su calendario. Para dar acceso a los eventos privados, cuando se relaciona que usuario puede acceder a su calendario también se le indica que puede acceder a estos eventos que son de tipo privados.

Usted puede seleccionar como ver su calendario por defecto, ya sea diario, semanal o mensual y en incrementos de cuanto tiempo. Posteriormente lo puede cambiar si así lo desea.

Se puede indicar al sistema que las llamadas y las tareas no reserven tiempo en el calendario. Estas tareas y llamadas que no están reservadas aparecerán de primeras en el día que fueron programadas en el calendario.