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¿Cómo trabaja una oficina virtual?

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Una oficina virtual, un asistente virtual

Para quienes no tienen la posibilidad de rentar un espacio físico como oficina, ya sea porque van empezando su negocio o porque están pasando por un bache económico, la renta de oficinas virtuales puede ser una buena opción. Solo tienes que ir a tu navegador web y realizar una búsqueda de oficinas virtuales en renta. Inmediatamente te aparecerán muchos enlaces a sitios dedicados a la renta de oficinas, dependen de ti la ciudad donde la quieras.

En estas oficinas se puede hacer casi todo lo que se hace en una oficina física, solamente que… ¡tendrás que prepararte tu propio café! Muchas de las empresas que encontrarás ofrecen el servicio adicional de renta de salas de juntas, las cuales puedes utilizar para recibir a tus clientes. Tú decides si la vas a usar por día, por semana o por mes.

Las oficinas virtuales cuentan con correo electrónico, fax y otras tecnologías, y lo que es más, puedes salir de trabajar tan rápido como quieras. Varias oficinas virtuales también ofrecen sus servicios después de los horarios normales de trabajo.

Ventajas de rentar una oficina virtual

Sin contar la flexibilidad en horas de trabajo y la reducción de costos, los beneficios de la utilización de una oficina virtual incluyen una amplia gama. Solo asegúrate de ver algunos ejemplos del trabajo de la compañía y conseguir referencias. Cuando estés consiguiendo las referencias no investigues solamente la calidad de la obra, pregunta también sobre la velocidad y la precisión del servicio.

Con una oficina virtual, los empresarios encontrarán nuevas formas de hacer negocios de manera más eficiente.

Establece políticas para tu oficina virtual

Si tu negocio tiene empleados de diferentes lugares, debes considerar tener por escrito algunas reglas. Esto te ayudará a estandarizar las capacidades de cada trabajador y garantizará el flujo de trabajo compatible para administrar a tus empleados en el ciberespacio.

Procura tener en cuenta estas cuestiones en:

• Oficina en casa. Insta a los trabajadores a establecer sus oficinas en el hogar en una sala separada que permita trabajar sin interrupciones.

• Oficina en casa equipos. Proporciona o especifica, según la situación, los sistemas informáticos mínimos necesarios para tus trabajadores.

• Equipo de software. Estandariza los programas de software que uses para los archivos de tu compañía, los cuales deben ser compatibles, así la colaboración documento-documento será posible.

• Procedimientos para el sistema de accesos. Haz un seguimiento de quién accede a las bases de datos centrales y cuándo te puede ayudar a administrar la seguridad. También ocúpate de supervisar a tu personal.

• Requisitos accesibles durante el horario regular. Tú y tus empleados se encontrarán a menudo trabajando horas impares. No dejes que esto te impida ser accesible a otros trabajadores o a tus clientes.

• Procedimientos para el reenvío de correos electrónicos durante el horario de trabajo. 

• Protocolos para la interacción cliente. Esto debe incluir protocolos de correo-e, protocolos tradicionales de correspondencia y cualesquiera otros que podrían entrar en juego en tu negocio.

No es necesario que estas directrices sean impresas y distribuidas oficialmente, pero debe haber por lo menos algún incentivo para que tus empleados sigan las reglas. 

Con información de: communication.howstuffworks.com

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