Consejos para que manejes tu oficina virtual desde casa

Hoy en día, gracias a los avances tecnológicos, diversos profesionales se apoyan en el comercio electrónico y manejan sus propios negocios o trabajan desde casa para compañías lejanas.  

Si trabajas por tu cuenta y deseas rentar una oficina virtual en casa te decimos cómo hacerlo de manera eficiente, rápida y económica.

Para instalar tu oficina virtual en casa, debes pensar que será ahí donde tendrás que realizar tus labores cotidianas y, si la compañía de renta de oficinas no te ofrece la alternativa de renta de salas de juntas, recibir a tus clientes y proveedores.  

Si no tienes la necesidad de recibir clientes en casa, puedes adaptar tu espacio sin hacer ninguna remodelación. Sin embargo, no olvides que lo más importante es tu comodidad, así como contar con equipo para realizar tus tareas en la oficina.

Con los siguientes puntos podrás instalar tu oficina virtual en casa de una manera sencilla y económica:

Primero. Considera la clase de trabajo que realizas. Es muy importante que elijas un lugar aislado de las distracciones cotidianas del hogar.

Antes de definir dónde vas a establecer tu oficina, recuerda cuál es la razón por la que quisiste trabajar desde tu hogar. Si lo hiciste porque querías estar más tiempo con tus hijos, entonces ubícala en un lugar ajeno a las áreas comunes para que cumplas con tu trabajo diario. 

Cuida que el lugar donde vas a establecer tu oficina tenga teléfono, enchufes cercanos y un baño. También es importante la ventilación y la iluminación. Equipa la oficina con todo lo que necesites para optimizar tu trabajo,  toma en cuenta que actualmente hay herramientas básicas de las que no podemos prescindir, aún si trabajas en casa.  Por ejemplo, la computadora, el escáner, el fax, la impresora, lápices, plumas, gomas, etc.

Define tu área de trabajo

Existen dos aspectos principales que debes considerar antes de establecer tu oficina virtual en casa:

Funcionalidad. El área donde pongas tu oficina debe permitirte la realización de todas tus actividades sin afectar las áreas comunes. Costo. La adaptación de todo lo necesario debe costar poco, ya que ahorrar en operación es una de las finalidades de establecer tu negocio en casa.

Establece medidas de seguridad. Si tus clientes, proveedores o empleados tienen que entrar y salir frecuentemente, tienes que poner ciertas medidas para cuidar quien entra o sale. Si es posible trata de mantener a tus clientes alejados de las áreas personales o familiares y recoge todos los objetos que puedan estorbar el paso, como juguetes. Ten cuidado con tu perro, especialmente si es agresivo.

Cuida tu presupuesto. Si ya elegiste el lugar de tu casa desde donde vas a manejar tu oficina virtual, probablemente necesites hacer algunos cambios físicos, por ejemplo abrir alguna pared, alfombrar, etc., de esta manera garantizarás la eficiencia de tu oficina.

Debes considerar que si apenas comienzas a trabajar desde casa, la economía y la eficiencia son lo primero que debes. Ten presente que los gastos para iniciar un negocio generalmente son más altos de lo previsto y los ingresos pueden tardar más de lo que pensabas.

Te recomendamos guardar tu dinero para este tipo de imprevistos en lugar de invertirlo todo en el acondicionamiento físico de tu oficina. Siempre podrás mejorar el área de trabajo si el negocio funciona.

Equipo indispensable

Computadora. Esta es la mejor herramienta para alguien que trabaja. Si no tienes una ve a una tienda especializada para que te asesoren sobre el equipo que más te conviene según tus labores. Compara marcas y precios y no te olvides de proteger tu sistema de cómputo.   Impresora. Este aparato no debe exceder tus necesidades y, después de comparar marcas y precios, elige la que más te convenga según tus labores. Teléfono inalámbrico. Estos teléfonos son prácticos en cualquier oficina porque te permiten moverte mientras contestas tus llamadas telefónicas. La calidad varía según la marca.    Teléfono celular. Úsalo para que estés siempre localizable para tus clientes. Actualmente existen varias compañías que ofrecen diversos planes de servicio.  Elige el que mejor te parezca. Contestadora. Este aparato es muy útil, aunque puedes sustituirlo por un servicio de correo de voz, si es que cuentas con una sola línea telefónica.  En ambos casos tienes que asegurarte de que el tiempo de duración del mensaje de entrada los suficientemente largo como para que los clientes no se sorprendan.

Una función importante es que, en ambos casos, se permite la recuperación de los mensajes.

Fax. Es un accesorio indispensable, ya que permite enviar y recibir documentos instantáneamente. Con él podrás enviar contratos, órdenes, cartas y otros papeles importantes en una mínima fracción de tiempo. Servicio de mensajería. Si necesitas enviar productos constantemente o cualquier tipo de paquetes a lo largo de la república será necesario que contrates un servicio de mensajería. Escáner. Es una herramienta necesaria para diseñadores gráficos, fotógrafos y periodistas. Permite introducir todo tipo de imágenes y documentos a la computadora, solo tienes que escogerlo según la marca y las necesidades que requieras.   Muebles ergonómicos. Que manejes tu oficina virtual en casa, no significa que debas tenerla en malas condiciones, porque el rendimiento depende en gran medida de tu comodidad.  

De aquí que sea importante realizar una inversión en mobiliario adecuado. Te recomendamos que uses un módulo para computadora y una silla ergonómica. Cuando una persona pasa mucho tiempo sentada frente a una computadora y con una postura incorrecta puede desarrollar trastornos físicos, principalmente de la vista, las muñecas y la espina dorsal. Bien vale invertir en mobiliario ergonómico.

Últimas recomendaciones

Conecta la computadora a un regulador de voltaje y no directamente al enchufe de pared. Mantén la computadora y la impresora libres de polvo. Haz dos copias de todo el software y de los archivos importantes.

Con información de: inmo-biliario.com