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Recupera tu tiempo delegando a una Asistente Virtual

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Cualquier persona que trabaje de forma autónoma, ya sea un emprendedor o un profesional autónomo, lo hace por una elección básica: dedicarse a lo que le gusta o que es su especialización.

Esto no involucra tener que atender el teléfono, responder decenas de emails, ocuparse de la organización general de su oficina, llevar su agenda, organizar sus reuniones o viajes, hacer búsquedas en Internet.

El tiempo es muy valioso, ya que no podemos recuperarlo, inexorablemente se va y va a formar parte de nuestro pasado. Por esto es fundamental que aprendamos a sacar el máximo provecho del tiempo que tenemos a disposición, y considerando que solemos dedicar la mayor parte de nuestro tiempo en nuestra actividad profesional, pues es indispensable que aprendamos a maximizar nuestro bien más valioso.

Te preguntarás: ¿cómo? Muy simple: delegando! Algunas personas tienden a pensar que su valor profesional o personal se mide con la cantidad de cosas que pueden hacer, pero se olvidan que no se puede hacer todo, hay que priorizar y empezar a dedicarse básicamente a tareas que pertenecen a tres áreas:

Las cosas que nos gusta hacer Las cosas para las cuales somos especializados Las cosas que nos traen beneficios (económico, personal, de bienestar psicofísico, etc.)

Cualquiera sea tu actividad o negocio, delegando a una asistente virtual puedes optimizar tu tiempo y ocuparte de esas tres áreas que son solo tuyas.

Tal vez creas que no sabes cómo y qué delegar. Empezamos por algunas de las principales características necesarias para poder delegar:

Tener confianza. Obvio, sin un mínimo de confianza en la otra persona, sus cualidades personales y profesionales, delegar se hace imposible: sería una pesadilla, porque te encontrarías queriendo controlar demasiado el trabajo de la otra persona, lo que llevaría probablemente a ocupar mucho más tiempo en el control, anulando los beneficios mismo del delegar. Reconocer las prioridades. Adquirir confianza es un proceso que lleva tiempo. Al principio de una relación profesional con una VA, no la conoces ni como persona, ni como profesional. Para tu mayor tranquilidad, empieza a delegar aquellas actividades que no consideras como prioritarias, ocupándote de ellas en primera persona. Con el tiempo, podrás delegar siempre más actividades. Controlar sin controlar. Controlar el trabajo de la otra persona, al principio puede contribuir en adquirir la confianza necesaria, la seguridad de que la VA está desarrollando su trabajo en la mejor manera. Pero nunca transmitir esa sensación: la persona a la que se delega debe sentirse investida de la máxima confianza, para poder desarrollar sus tareas en la manera más eficiente posible.

¿Cuáles actividades puedes delegar?

Por supuesto es algo bastante subjetivo, que depende del tipo de actividad que realices, y también de tus características personales y profesionales. Sin embargo, hay algunos puntos básicos:

Delega aquellas actividades diarias que te hacen perder tiempo valioso y te impiden dedicarte a lo que realmente solo TU puedes hacer. Por ejemplo, podrías delegar a una VAla tarea de responder a algunos emails. Si vendes un producto o servicio, puedes crear una casilla de email solo para las personas que piden información desde tu sitio web. Podrías instruir a la VA sobre qué responder y ella se ocuparía de proveer la información requerida con profesionalidad y precisión. Tu asistente virtual se ocupará de prepararte un report para informarte sobre los avances de esa actividad, y tus clientes o tus prospectos recibirán una atención personalizada en tiempos rápidos. Delega aquellas actividades periódicas que te roban tiempo, como por ejemplo organizar reuniones, viajes, preparar presentaciones, hacer búsquedas en Internet, preparar campañas de marketing para el lanzamiento de un nuevo producto, preparar y difundir boletines electronicos, etc. Delega aquellas actividades que estás descuidando porque no tienes tiempo. Por ejemplo: ¿mantienes actualizado tu database de clientes? ¿Te contactas ocasionalmente con tus clientes para saber como se sienten, para que sientan que son importantes? ¿Has pensado en preparar un cuestionario de calidad para tener un feedback real de parte de tus clientes? ¿Te ocupas de buscar nuevos clientes o prospectos? Empieza a delegar a una Asistente Virtual y verás que obtendrás más tiempo para dedicarte a tu negocio o a tu vida personal

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Acerca del autor

Mary Tomasso Asistente Virtual especializada en Internet Marketing y Social Media Marketing www.virtualandco.net

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