Mejora tu productividad

El tiempo es un factor determinante para cualquier profesional o emprendedor. Hay muchas actividades que puedes convertirse en malas costumbre, en cuanto a la gestión del tiempo.

Para los profesionales que trabajan online, pero no solo, Internet puede ser una gran distracción si no se prestaa atención a lo que se hace: pasar mucho tiempo en Internet puede ser perjudicial para su negocio. Si utilizas el tiempo que debes dedicar a tu negocio para otras actividades como la interacción en Redes Sociales, o simplemente navegar por la web en general, tarde o temprano, tu negocio se verá afectado, con la consecuente pérdida de dinero.

Éstas son algunas de las actividades más "peligrosas"  que consumen tiempo y algunas indicaciones de cómo se puede evitar eso:

1.  Revisar el correo electrónico ¿Cuántas veces al día revisas tu correo electrónico?  Bueno, si lo haces más de una vez al día ya es demasiado! Según Tim Ferriss (autor del best-seller La Semana Laboral de 4 horas), consultar el correo electrónico es una de las actividades que más tiempo consume y la mejor manera de evitar esa pérdida de tiempo consiste en establecer un e-mail de respuesta automática, informando que sólo revisas tu correo electrónico una vez al día y proporcionando un número de teléfono móvil para las comunicaciones urgentes.

También, asegúrate de que tienes una amplia sección de Preguntas Frecuentes en tu sitio web, e invita a la gente que te consulta por e-mail  a que lean ese apartado de FAQs. Puedes agregar a tu respuesta automática algo como esto: "Si su pregunta está relacionada con uno de nuestros productos, por favor lea la sección de Preguntas Frecuentes en nuestra página web para ver si encuentra una respuesta a su pregunta ...".  Decide qué momento del día te vas a dedicar a responder a tus correos electrónicos, establécelo como rutina y no te apartes de ella.

2.  Búsquedas en Internet: puede haber muchas razones por las que necesitas investigar ciertos contenidos en Internet: para escribir un artículo o un libro (si eres un autor), en busca de nuevos negocios, nuevos productos, posibles socios comerciales o clientes. Esta actividad puede consumir mucho de tu tiempo, por lo tanto te sugiero delegar en una Asistente Virtual (o VA) que puede hacer una investigación extensa y amplia sobre los temas de tu interés y enviarte sólo el contenido relevante.

3.  Redes Sociales: suele pasar que estás comprobando las novedades en tu muro de Facebook o leyendo tus tweets más recientes y encuentras algo interesante, como por ejemplo, un vídeo en Youtube. Lo miras, dura 6 minutos y como te ha gustado, decides compartirlo y escribir un comentario al respecto en tu perfil de Facebook.  Mientras tanto, el video ha terminado y Youtube te sugiere videos similares, que parecen ser interesantes. Y la historia continúa. Es posible que hayas perdido una hora o más. Productividad: 0 (cero).

¿Cómo evitar eso? Es fácil:  empieza por programar con precisión tu jornada de trabajo de acuerdo a tus compromisos y actividades que generan ingresos y luego, reducir el tiempo que pasas en las Redes Sociales. Puedes optar por dedicar una hora por día a participar en Redes Sociales. (Utilizar una aplicación de escritorio no sería la solución: a pesar de ello, verías las actualizaciones y seguirías distraído).

4.  Llamadas telefónicas y reuniones: Para reducir la cantidad de tiempo que te insumen las reuniones, trata de asegurarte de que el propósito de la reunión es fundamental y no puede ser sustituido por un correo electrónico. Si te das cuenta de que la reunión es necesaria, informa educadamente a la persona que la reunión tendrá una duración de 30 minutos o 1 hora, según los temas a tratar y asegúrate de no exceder el tiempo establecido. Si crees que la reunión podría ser evitada, y que podría ser sustituida por un correo electrónico, dile a la persona que, lamentablemente, no estás disponibles para una reunión personal, pero que estarás encantado de responder a todas sus dudas por e-mail. Es importante que tengas una sensibilidad especial para captar si la persona que te está pidiendo esa reunión innecesaria se siente ofendida por tu negativa.  En ese caso, es mejor aceptar la reunión pero dejando claro, de una manera amable, que estás haciendo una excepción, y que sólo tienes media hora para hablar sobre el tema en cuestión.

5. Eventos en línea: hay una gran cantidad de eventos virtuales por ahí, como seminarios y cursos gratis, que pueden ser interesantes para ti a nivel personal y profesional.  Lamentablemente, no puedes pasar todo el tiempo participando en cada evento que te resulte potencialmente interesante. Pide a tu VA que realice una selección de los acontecimientos más relevantes que tengan relación con tu actividad y una vez más, programa tu tiempo de modo que puedas participar en uno o dos por semana. Deja que tu Asistente Virtual participe en aquellos eventos a los que no puedas asistir y luego te enviará un resumen de los contenidos más relevantes.

Trata de aprender a priorizar y a establecer metas y plazos de entrega. Haz una lista de tus actividades cotidianas e intenta ceñirte a ella tanto como sea posible.

Si hay algo con lo que no puedes cumplir, y sobre todo algo que te roba tiempo y te impide dedicarte a tus tareas más importantes, delega esas actividades en una Asistente Virtual, y verás que empezerás a optimizar tu tiempo y a tener más tiempo para ti y para tu negocio!