Conoce y evita las peores prácticas en la implementación de un ERP

La implementación de soluciones de gestión empresarial, desde los orígenes del  ERP -Enterprise Resource Planning-, haciendo referencia a los primeros sistemas comerciales tipo MRPII -Manufacturing Resource Planning-, han demandado inversiones considerables para su implantación, no sólo monetarias sino de tiempo hombre y capital intelectual de altos mandos. Varios proyectos prácticamente fracasaron, sin embargo,  otros terminaron desempeñando un rol fundamental dentro de la estrategia de crecimiento y expansión de una empresa.

Entre los proyectos que no llegaron a ser exitosos figuran algunas variables que, al ser previamente detectadas, pueden eliminarse con el propósito de disminuir su grado de influencia en un proyecto evitando su fracaso. Algunos de esas variables a considerar son las siguientes:

1.- Implementar un ERP no es lo mismo que instalar un software de cómputo: No se le puede dar un trato menor a un ERP, porque éste sistema incide directamente sobre las estrategias y procesos de negocios de la cadena de valor de una empresa. Por lo tanto, se trata de una herramienta fundamental y menospreciarlo limita su repercusión positiva y potencial.

2.- No considerar las necesidades de los consumidores.- Los clientes deben ser beneficiados de alguna forma por la nueva implementación, pero la actualización tecnológica por sí misma y la atención de las necesidades de cada área dentro del negocio, no redundarán en beneficios para la empresa. Si los clientes no son considerados, habría que reconsiderar el plan de implementación del ERP -Enterprise Resource Planning-.

3.- Una sola área no debe encargarse del proyecto global.- No se trata de que el área de Sistemas, o  de Contabilidad sean las responsables de la implementación. En un proyecto de carácter estratégico como éste, debe involucrase la dirección a la par de conformarse un equipo interdisciplinario cuyos integrantes posean los conocimientos y habilidades requeridas para llegar a buen fin.

4.- No se trata de un proyecto secreto.- Entre más información posean los empleados respecto a la implementación de un nuevo ERP, será más fácil alcanzar las metas trazadas, ya que finalmente todos formarán parte de él. Se trata de un proyecto complejo en el que se beneficia a la empresa en todas sus áreas.

5.- Los plazos ambiciosos no siempre funcionan.- Los plazos cortos pueden ser contraproducentes para implementar toda la funcionalidad en un solo paso, o inclusive si se piensa hacerlo progresivamente. Si se buscan resultados en un lapso corto, puede ser que se subestimen elementos importantes. Los principios administrativos son básicos: es mejor trazarse objetivos realistas, diseñar fases controlables y permitir la asimilación de los cambios para que haya una maduración y así dar lugar a una siguiente fase.

6.- El precio no es factor determinante para elegir al proveedor de implantación.- Puede ser que una empresa reciba varias propuestas elaboradas por diferentes proveedores, pero antes de fijarse en el precio, deben considerarse factores como la permanencia del proveedor en el mercado, qué empresa tecnológica lo apoya, cuál es su índice de éxito en proyectos similares, la experiencia de sus consultores, e inclusive se puede conseguir algún testimonio directo de alguno de sus clientes anteriores. Un proveedor con alto grado de conocimiento puede seguir y guiar por el camino menos accidentado.

Por Justo Barrientos, Consultor Senior de Microsoft Dynamics AX de la empresa GCG

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