Cómo mejorar las reuniones de negocios?

Conversar es la acción por excelencia del trabajo gerencial y dicha acción se lleva a cabo en muchísimas ocasiones, en reuniones con otros individuos. Mantener reuniones de negocios es una parte importante del trabajo de un manager, un ejecutivo o un gerente, pero en más de una oportunidad, he podido observar que la cuestión de las reuniones es un tema conflictivo en muchas empresas.

Un gran número de directivos me transmiten que suelen experimentar frustración durante sus reuniones de negocios y muchos confiesan que, en no pocas oportunidades, no tienen claros los motivos por los que se reúnen.

Durante el transcurso de la reunión, notan que algunos participantes están distraídos, o son ellos mismos quienes no pueden mantener la atención. Al finalizar el encuentro sienten que muchos puntos relevantes quedaron sin ser tratados y que si bien la reunión se cierra formalmente, muchos temas quedan abiertos y algunos conflictos permanecen subyacentes.

En base a una selección (con algunos pequeños cambios) realizada sobre el libro Conversar de César Grinstein, hay dos prácticas que sirven para optimizar las reuniones de negocios y mejorar la efectividad, se trata del Contexto o Check-in y la Confirmación o Check-out

Contexto o Check-in:

Las palabras nunca son dichas en el vacío, sino que siempre están relacionadas con un motivo, un tiempo y un lugar, es decir un Contexto.

El proceso de Check-in o Contexto pretende establecer un trasfondo compartido, donde todos los participantes puedan conocer los objetivos de la reunión, los intereses de los demás participantes y los factores externos que pueden estar influenciando su estado de ánimo y su predisposición durante la conversación. Esto se logra desactivando cuestiones personales y otras inferencias para aportar al entendimiento compartido.

En este proceso, al iniciar la reunión, habrá un participante que asuma el rol de facilitador y realice una serie de preguntas que cada uno de los participantes responderá dentro de un tiempo limitado.

Esta preguntas son, básicamente, tres y tienen el propósito de poner en claro todo aquello del trasfondo que necesita ser destacado, para convertirlo en un contexto compartido en el cual cada participante pueda dar significado y otorgar sentido a lo que escucha:

1. ¿Para qué nos encontramos reunidos? o ¿Cuál es el propósito de nuestra reunión?

2. ¿Qué esperamos conseguir como resultado al finalizar esta conversación?

3. ¿Qué información, desconocida para los otros participantes, creemos necesario compartir para que comprendan nuestra forma de participar en esta reunión?

Los beneficios son que se concentra la atención en los puntos verdaderamente relevantes para todos los participantes y se reconocen la existencia y el origen de algunas distracciones, lo que hace posible evitarlas.

Por otra parte, todos los participantes adquieren un conocimiento más profundo de las circunstancias que rodean a la situación puntual tratada, se conocen los distintos intereses y expectativas, permitiendo un entendimiento mejor y una definición clara de los objetivos grupales, de los objetivos que son comunes a todos.

A través de los vínculos estrechos que se generan entre los participantes, es posible compartir emociones y situaciones que impactan individualmente en cada uno de ellos.

Confirmación o Check-out

Se trata de una práctica similar a la del inicio de la reunión que actúa, en este caso, como cierre de la conversación. Consiste en permitir que los participantes hagan sus últimas reflexiones, tanto sobre el contenido de la reunión en sí misma, como sobre la forma en que se llevó a cabo.

En este caso, las preguntan podrían ser:

1. ¿Cuáles son las acciones a las que nos hemos comprometido? ¿Quién se comprometió a hacer qué, cuándo y cómo?

2. ¿Qué tema relevante hemos dejado sin tratar? ¿Cuándo proponemos tratarlo?

3. ¿Qué otra reflexión final (sobre la calidad de la reunión y nuestros vínculos) consideramos relevante compartir?

Al finalizar la reunión, es aconsejable (según mi opinión) realizar el chequeo o confirmación, con una escucha respetuosa.

La práctica continuada y recurrente de estos dos procesos permiten disolver posibles conflictos entre los participantes en forma muy temprana, es decir cuando todavía las consecuencias de tales conflictos no revisten una gravedad que los torne inmanejables.

Con cierta práctica y el desarrollo de habilidades conversacionales, el tiempo insumido en estas dos actividades es poco si lo comparamos con los beneficios que estos proceso aportan en términos de aumento de la efectividad de las reuniones.