Los Manuales Administrativos
Los manuales administrativos son una herramienta vital en la gestión de cualquier organización. Principalmente su utilidad puede notarse en las medianas y grandes empresas. Sin embargo, una pequeña empresa que ha detectado un alto potencial puede desde sus inicios estructurar las actividades, funciones y procesos con los que lleva su labor diaria.
Existen muchas formas de clasificar los manuales administrativos, según muchos autores. Sin embargo lo notable y que usualmente se reitera en tantos puntos de vista se relaciona principalmente con dividir a los manuales por sus funciones o actividad, siendo desde este punto de vista los manuales más comunes los de Organización, Políticas, Procedimientos, Descripción de puestos y funciones, higiene y seguridad, inducción, recursos humanos, ventas, compras, de servicio al cliente, de calidad, de servicios en general, de finanzas o contabilidad, y algunos hablan de un manual de manuales que lleva el control de todas las actividades relacionadas con la documentación de las actividades de la empresa.
Llegar a un concenso con la alta dirección de qué manuales precisa la empresa es vital ya que sin la autorización de ésta no se podría finalmente autorizar su difusión y uso. Por otro lado, el alcance que tendrán los manuales que se realicen pueden ir desde un departamento a la empresa en su totalidad.
Cada manual conlleva consigo información clave sobre el proceder de las unidades que se involucran con la actividad a la que se hace mención en el manual y su contenido dependerá de una evaluación exhaustiva de la unidad a la que se aplicará. Es por ello que para hacer manuales efectivos se requiere de hacer una evaluación del negocio, un diagnóstico de su entorno interno como externo, una auditoría administrativa a fondo o bien una evaluación integral.
La utilidad principal de los manuales radica en la capacidad de documentar apropiadamente la información pertinente al tema que trata, son herramientas para la capacitación e inducción del personal, son unificadores de criterios, sirven para delimitar las responsabilidades de cada uno y las líneas de comunicación y son esenciales para aplicar a la certificación por normas de calidad de distintas instituciones reguladoras. Por otro lado, incluso hay países en dónde legalmente son obligatorios para el proceder de las empresas.
Licda. Magui Sagastume
Registro automático