Los diferentes elementos de un sistema CRM

La cantidad de datos e información que una empresa media tiene que conseguir para asegurar que sus ventas potenciales se están maximizando es inmensa. Incluso la más pequeña empresa necesita un banco completo de archivadores y un empleado dedicado a pasar el día entero analizando informes. Afortunadamente la llegada del CRM sistema ha simplificado este proceso, y tener el sistema correctamente instalado significa que el análisis está automatizado y que cada bit de información que la empresa necesita está disponible en un formato simple con sólo pulsar un botón. Entonces, ¿cómo funciona un sistema CRM y cuáles son los diferentes elementos que puede contener?

La primera cosa a entender sobre un sistema CRM es que puede ser configurado para adaptarse a las necesidades de cada empresa individual. Aunque cada sistema CRM tendrá los mismos elementos que el estándar, cada empresa tendrá que ponerlos bajo un diferente nivel de prioridad de acuerdo con sus valores y su visión. Un elemento que tiende a ser el mismo para todas las empresas es la importancia de las oportunidades de ventas.

Un sistema CRM permite a cada empleado actualizar el programa con las oportunidades de ventas potenciales e información sobre los clientes existentes. Luego, el sistema actualizará las bases de datos y guíará al personal de ventas en llamadas, correo electrónico, seguimiento, etc. Dará prioridad a la información que se le ha facilitado y ordenará los entradas en orden de importancia. Se permite el seguimiento completo y la medición de  las oportunidades de ventas y también proporcionará un informe de análisis de la tasa de éxito y posibles áreas de mejora.

Un buen sistema CRM  tendrá  un formato de panel de control. Este panel estará disponible para todos los empleados de la empresa y mostrará cierta información como estándar. Cada empleado también será capaz de añadir funciones específicas que se relacionen con su trabajo de modo que puedan actualizar aquella información que sea necesaria. Los gerentes de ventas podrán solicitar informes sobre la marcha con sólo pulsar un botón, y los ejecutivos podrán obtener una visión completa de cómo está funcinando la empresa.

Un sistema CRM tiene que optimizar los procesos existentes y darle tiempo al personal de ventas. Por ejemplo, un agente de call center a menudo tiene que pasar mucho tiempo en el teléfono con un cliente y hacer clic en los diferentes programas para que aparezca la información necesaria, como historial de ventas, datos de facturación, historial de pagos, etc. El panel de control permite al empleado introducir el nombre del cliente o número de cuenta y toda la información aparecerá en una pantalla fácil de leer. De esta manera les ahorra tiempo y reduce el período en que un cliente se mantiene en espera. La creación de citas también puede ser un proceso largo, y si un empleado está ocupado las citas se pueden retrasar durante algún tiempo. Un sistema de CRM no sólo crea una cita automáticamente, también se puede enviar el presupuesto al cliente por correo electrónico o imprimirlo para su publicación. Más tarde se le podrá pedir al empleado para su seguimiento después de un cierto número de días definido por la empresa.

El tiempo es muy valioso y todos tenemos que sacar el máximo provecho de él, especialmente a lo que se refiere a los negocios. La instalación de un sistema de CRM no sólo hará que sus empleados sean más eficientes, sino que su empresa sea más medible y exitosa.