6 Areas clave para gestionar las finanzas de una pyme

A menudo me hacen la siguiente pregunta: “¿Cuál es el error más común que los empresarios comenten al gestionar su negocio?”
Aunque podría decir que es no fijarse metas, no planificar su tiempo o no hacer lo suficiente en ventas y marketing, el factor más común es la falta de comprensión de sus finanzas.
Los negocios entran en problemas serios por falta de dinero. Incluso el negocio peor gestionado sobrevivirá si tiene una fuente constante de ingresos. He conocido negocios llevados por personas que nunca se han llevado un euro de la empresa para ellos, sin embargo han invertido en su familia, o lo que es peor, han estado recibiendo préstamos de la empresa para financiar su gastos personales. Lo preocupante es que desconocen cuál es su situación financiera, por lo que continúan haciendo más de lo mismo.
Incluso los buenos negocios que tienen beneficios pueden entrar en problemas de tesorería cuando empiezan a sobre vender. Sobre vender es cuando las ventas de una compañía están creciendo pero el dinero de estas ventas llega más despacio de lo que el dinero sale para pagar a proveedores. Cuando ya no queda dinero, el negocio no puede continuar incluso cuando tiene muchas ventas.
No todos los factores son resultado del negocio en sí. Estamos en un momento en el que los clientes están pasando por momentos difíciles y si no pueden continuar pueden dejarnos con una deuda sin pagar que puede tener un impacto serio en el negocio.
El factor final es que el modelo de negocio no funciona hoy. Los costes de personal son demasiado altos, el margen de cada producto/servicio no es suficiente, los sistemas son ineficientes y los equipos están dando los resultados esperados.
Entonces, ¿Cómo podemos reducir los riesgos de que el negocio se venga abajo por estos factores? La verdad más simple es que ¡necesitamos conocer los números!
Tomemos la analogía de los deportes, cualquier deporte vale, tomemos el golf por ejemplo. Si no conoces el resultado, ¿Cómo puedes jugar el juego? Si piensas que es una carrera, entonces irás midiendo los tiempos, si piensas que son 2 puntos por golpe y 10 por meterla en el agujero, entonces no serás capaz de compararte con cualquier otro que este jugando con otras reglas diferentes.
También te puedes imaginar como de aburrido puede ser un juego que no vaya indicando los resultados, ¿Como puedes saber si estás mejorando o como puedes identificar tus debilidades o compararte con otro o incluso saber si has ganado algo?
Keith Cunningham, autor del libro “Keys to the Vault,” dice: “Si no comprendes tus finanzas, no deberías estar en el mundo de los negocios”. No digo que necesites ser un experto en finanzas, pero si deberías conocer los básicos y después ser capaz de hacerte las preguntas importantes que pueden afectar al curso de tus negocios.
Si tienes un problema real con los números, contrata a alguien de confianza que te pueda ayudar. No entender las reglas es una excusa cuando ya estás en el juego.
Hay 6 cosas clave que necesitas entender y revisar de forma regular, al menos mensualmente. (Para algunos negocios, esto podría ser incluso con mayor frecuencia, como semanal o diariamente).
1.    Cuenta de Pérdidas y Ganancias: Clave para seguir tus ventas, costes, y márgenes del periodo.
2.    Balance: Con un vistazo poder ver donde se ha invertido el dinero del negocio en cualquier momento.
3.    Estimado de flujo de caja: Una proyección semana a semana en el flujo de caja, dentro y fuera del negocio.
4.    Antigüedad de la deuda y de los créditos: ¿Cuanto debes y cuanto se te debe y cuantos días están pendientes, de cobro, y de pago?
5.    Presupuesto: Preparado una vez al año y revisado mensualmente, para asegurarte que los costes se mantienen bajo control y que las ventas cumplen con los objetivos.
6.    Indicadores Clave de Gestión: Los indicadores son específicos para tu negocio y deben darte el pulso de la situación real de tu negocio. Pueden cubrir cualquier aspecto del negocio, desde el número de potenciales clientes que tienes, el ratio de conversión a clientes, la compra media de tus clientes, la antigüedad de estos, los días de inventario, etc, etc.
Cuando se empieza a aprender sobre tus propios números, puede ser duro y confuso, pero no es diferente de aprender otro idioma. Puedes dedicarle esfuerzo, leer sobre el tema, recibir lecciones, exámenes, etc.
O puedes lanzarte directamente, hablar con personas que hablen el lenguaje, utilizar lo que has aprendido diariamente y aprenderlo de esta manera. Pero recuerda que el viejo dicho aplica, “cuando más aprendas, más ganas”.
No debería haber vergüenza en pedir ayuda para entender tus números, después de todo tampoco conocías las reglas del golf, y no tendrías problemas en preguntar a alguien para que te ayudara a entenderlas.
La única vergüenza sería si tu negocio falla porque interpretaste mal el resultado.