COPIAS CERTIFICADAS Y COPIAS LEGALIZADAS

Es muy usual confundir copias certificadas, con copias legalizadas; a fin de esclarecer sus significados y usos, primero diferenciaremos los vocablos certificación y legalización. Mónica Tambini Ávila señala que las certificaciones “son constancias puestas en instrumentos privados, por medio de las cuales el Notario da fe de la certeza de un acontecimiento, hecho o declaración, de la identidad de las perso­nas u objetos, de la suscripción de documentos, confiriéndoles fe­cha cierta”; es decir que es una actuación notarial por la cual el Notario da fe y certeza de la realización de actos, hechos o circunstancias que presencia o toma conocimiento y garantiza la fecha cierta en que se llevaron a cabo. En cuanto a la legalización podemos señalar que es el acto por el cual el notario certifica la existencia de un documento o una firma, al cual le confiriéndole valor legal.

La expedición de copias certificadas están reguladas en los artículos 104° y 105° del D.L. 1049 (Decreto Legislativo del Notariado), que prescribe “El notario expedirá copia certificada que contenga la transcripción literal o parte pertinente de actas y demás documentos, con indicación, en su caso, de la certificación del libro u hojas sueltas, folios de que consta y donde obran los mismos, número de firmas y otras circunstancias que sean necesarias para dar una idea cabal de su contenido”. En cuanto a las copias legalizadas se encuentra regulada por el artículo 110° de la norma citada, que a la letra dice: “El notario certificará reproducciones de documentos obtenidos por cualquier medio idóneo, autorizando con su firma que la copia que se le presenta guarda absoluta conformidad con el original”.

Al analizar ambos actos notariales, podemos señalar, que la diferencia radica, en que la copia certificada contiene la transcripción literal de un documento, mientras que la copia legalizada es una reproducción idéntica a la original, de lo cual da fe el Notario.

SOBRE SU USO

Por lo general el uso de  las copias certificadas están reguladas por ley, por ejemplo el Reglamento de inscripciones del registro de personas jurídicas no societarias, en su Art. 6 establece: “La inscripción de los nombramientos de órganos o representantes, su renovación, remoción, renuncia, modificación o sustitución, la declaración de vacancia o de suspensión en el cargo; sus poderes y facultades, la ratificación, ampliación, revocación, sustitución, delegación o reasunción de éstos, se efectuará en mérito de copia certificada por notario o, en su defecto por el juez de paz en los casos establecidos por disposiciones legales, del acta que contenga el acto o acuerdo. La copia certificada consistirá en la transcripción literal de la integridad o de la parte pertinente del acta, mecanografiada, impresa o fotocopiada, con la indicación de los datos de la certificación del libro u hojas sueltas, folios de los que consta y donde corren los mismos, número de firmas y otras circunstancias que sean necesarias para dar una idea cabal de su contenido”. Las copias legalizadas son usadas para demostrar  la existencia de un documento original.