El coste oculto de las reuniones en empresas

Las estadísticas muestran que más del 33% del tiempo dedicado a reuniones no es productivo, frustrante o incluso ambas cosas.

En el lugar de trabajo, las reuniones de trabajo que no son productivas pueden representar un alto coste para la empresa. Decimos que es un coste oculto porque no existen facturas que hay que pagar y oculto porque resulta dificil cuantificar la productividad perdida por reuniones ineficientes y frustantes.

Vamos a hacer un cálculo sencillo para una empresa ficticia. Primero, vamos a pensar que el 25% del tiempo está dedicado a las reuniones y que el tercio de estas reuniones no son productivas (lo que suele pasar en la mayoría de las organizaciones). Si el presupuesto anual de esta empresa para los sueldos es de 100.000€, entonces la empresa está perdiendo 8250€ al año. La clave para bajar esta cifra es organizar reuniones más productivas en la empresa, o fuera de la empresa.

Aquí le damos algunas claves para mejorar la eficiencia de sus reuniones:

- Definir unos resultados esperados para la reunión. Empezar con el fin en la cabeza. ¿Cuales son los resultados deseados de la reunión? ¿Con qué elementos los asistentes se marcharán de la reunión? Decisiones, acuerdos, un plan, una solución a un problema. Hay que ser muy explicito con estos resultados.

- Análisis de los asistentes. Analizando los resultados esperados de la reunión, habrá que hacer una lista de asistentes que vendrán a la reunión. Por ejemplo: los que implementarán las decisiones tomadas, los que tienen la autoridad para tomar una decisión, los que tienen el poder financiero, etc. Con esta lista, habrá que decidir quién asistirá y quién no a la reunión.

- Logística de la reunión. Basado en los resultados esperados de la reuniones, habrá que elegir el espacio perfecto para la reunión. Tamaño de la Sala, Configuración de la Sala, Equipamiento audiovisual. El tamaño de la sala puede hacer que la reunión sea un éxito o un fracaso. Mejor elegir también la mejor ubicación. También no olvidar la comida: la reunión tendrá catering o no? Mejor no jugarsela en estos temas y elegir un proveedor de confianza para reservar su sala de reuniones. Un ejemplo es SpacesON.

- Herramientas para la organización de la reunión. A día de hoy, existen múltiples herramientas que permiten mejorar la eficiencia y la productividad de la reunión, cómo herramienta de tracking de tiempo, agenda y demás

Así que lo vemos, las reuniones mal organizadas pueden resultar en costes muy altos para una empresa, pero que se pueden reducir gracias a simples “trucos”