Digitalizacion de Documentos, consejos a tener en cuenta

En la actualidad por norma general creamos  en nuestro día  laboral  montañas de documentos que vamos almacenando como buena mente podemos dependiendo del espacio y  tiempo que tengamos para poder ir organizando nuestro archivo. Si disponemos de trasteros o incluso armarios destinados para el almacenaje de archivos, nos encontramos con el problema de  en cuanto nos damos cuenta están  llenos y no tenemos más espacio, sin saber cómo seguir almacenado todos esos documentos, este es uno de los problemas más habituales que tienen las empresas, sin profundizar en la situación que se genera a la hora de encontrar un documento que no tenemos bien archivado y localizado.
Nos encontramos en multitud de ocasiones clientes que se ponen en contacto con nosotros una vez ya tienen una situación insostenible,  donde no sabemos ni por dónde empezar, siendo la primera sensación “en menudo lio nos vamos a meter”.

Recomendamos antes de afrontar  un trabajo de esta índole, tener en cuenta que no es un servicio sencillo  ni rápido, antes de abordar estos trabajos tenemos que planificarlos muy bien,  para tener las máximas garantías de ejecución, con el fin  que sea lo menos traumático posible el paso a la oficina  digital.
Cada cliente tiene unas necesitas distintas y no afrontamos 2 trabajos iguales. Pero si seguimos unas normas estándar que hemos ido generando en nuestros más de 10 años de experiencia. Me gustaría dar unas nociones imprescindibles que un cliente debe de tener encuenta antes de decidir digitalizar su archivo.

Primera. No digitalices….

Si  el cliente no está totalmente convencido recomendamos que no empiece. Digitalizar un volumen pequeño de documentos que oscila entre 250 a 300 hojas aproximadamente un archivador es un proceso rápido, si tienes que digitalizar unos 50 archivadores  aprox. 15.000 hojas es un proceso meticuloso, lento y lleva mucho trabajo. No tiene atajos, no te engañes

Segunda. Tienes tiempo….

Si el trabajo lo quieres realizar tu mismo,  necesitas identificar el momento adecuado, que por regla general nunca lo encuentras. Supondrás que es un trabajo adicional al que ya tienes,  pero una vez lo afrontas y empiezas a alimentar tu base de datos reduces tiempos de búsqueda drásticamente en tu actividad, generando un valor añadido a tu empresa.

Tercera. ¿Puedo digitalizar con mi escáner?

El escáner es fundamental a la hora de realizar la digitalización, olvídate de impresoras multifunción, lo único que generaran es frustración  en tu proceso documental. Tampoco recomendamos los equipos sospechosamente económicos,  recomendamos distintas marcas pero siempre con escáner de baja o media producción, dependiendo de tu presupuesto.

Cuarta. Las pantallas son importantes
Los monitores que utilices por regla general recomendamos que sean si es posible de 22 a 24 pulgadas o más, de este modo podrás visualizar varias páginas y el rendimiento en lo podrás palpar en poco tiempo.

Quinto. La organización es fundamental

La organización es imprescindible antes del comienzo, tomate el tiempo necesario para clasificar la estructura archivística que tengas en tu negocio, en el caso de tener distintos departamento crea uno por cada uno de ellos, siempre que siga un sistema lógico y de  fácil entendimiento. Organízalo en carpetas, genera un borrador y compruébalo las veces que sea necesario antes de comenzar los trabajos.

Sexta.  ¿Sabes identificar el tipo de archivo que tienes?
Detecta tu archivo vivo del histórico. Cuando hacemos referencia al archivo histórico nos referimos al que has generado y legalmente lo tienes que guardas por temas legales y que en algún momento casual tienes que rescatarlo. La forma de gestionarlo en el proceso de  digitalización es totalmente distinta. El archivo vivo al que accedes habitualmente tiene que ser tratado de una manera más dinámica y recomendamos que se vincule a un gestor documental.

Séptima. ¿Subcontrata?

Si la documentación a digitalizar tiene un volumen muy alto (más de 50 Az) y no dispones de equipos como mínimo semi-profesionales, tienes que tener en cuenta que lo puedes contratar, ya que si lo realizas por tus propios medios pierdes el tiempo que dedicas los empleados a estas tareas además de no tener la seguridad de que lo hagan correctamente.

Octava ¿Necesito un Gestor Documental?

Cuando la documentación está viva y los objetivos son dar mas competitividad a tu negocio y ser mucho más productivo, es imprescindible contratar un gestor documental, debes exigir que  realicen una demostración de las mejoras que pueden ofrecer a tu empresa, que serán muchas y a partir de ahí toma una decisión.

RECOMENDACIÓN NO LO VEAS COMO UN GASTO, SINO COMO UNA INVERSION A MEDIO PLAZO “NO TE ARREPENTIRAS” DIGITALIZA TU NEGOCIO