Cómo mantener el control del pago a proveedores

La mayoría de las empresas establecen tratos con distribuidores externos que les brindan productos o servicios diversos; sin embargo, para llevar un correcto control de pago a proveedores de debe seguir una serie de procedimientos que ayuden al departamento encargado de efectuar los pagos a tener una mayor visibilidad y seguimiento de los mismos.

Primero debe de haber un registro oportuno de la operación, cuando el proveedor entrega el bien o servicio, en ese momento el responsable de recibirlo debe registrarlo en el sistema para poder reportarlo al área administrativa encargada de las cuentas por pagar.

De este modo ellos podrán validar que se están respetando los montos, tiempos de entrega y condiciones negociadas con anterioridad con el distribuidor.

Posteriormente al registro, el departamento podrá programar el pago a los proveedores de acuerdo con las políticas de la empresa, ya que, muchas veces estas reglas empresariales dictan que debe correr una cierta cantidad de días para que el distribuidor cobre su depósito.

Una vez que llegue la fecha acordada, el área administrativa podrá solicitar los recursos a la empresa para proceder con el pago, ya sea mediante un cheque o transferencia electrónica, este pago también se deberá registrar en el sistema para dejar evidencia de que fue efectuado y mantener el control.

Por ello, mensualmente se debe hacer un cierre administrativo que verifique y analice todos los pagos efectuados para corroborar que las políticas de la empresa se están cumpliendo y que los servicios o productos que están siendo adquiridos son redituables para la compañía.

Además, también es importante que periódicamente se revisen los acuerdos establecidos con los proveedores con el objetivo de estar al pendiente de la vigencia de los mismos, encontrar nuevas oportunidades de negociación y obtener mejores costos para la empresa.

Seguir este proceso de pago a proveedores te permitirá tener un registro más minucioso y mantener el control de los gastos efectuados.