Diagra de Afinidad

DIAGRAMA DE AFINIDAD

• Definición

Conocido también como el método KJ en honor a su creador Kawakita Jiro, el diagrama de afinidad es una herramienta que sintetiza datos cualitativos (ideas, opiniones, temas, expresiones) agrupándolos en unas ideas o conceptos generales, según el grado de afinidad que tienen entre sí.

• Metodología de Aplicación

El diagrama de afinidad es una herramienta de trabajo en equipo, por tanto antes de comenzar, es necesario conformar el equipo de trabajo (preferiblemente interdisciplinario y con amplio conocimiento en el tema) y asignar un responsable del mismo, que se encargará de dirigir el equipo a través de todos los pasos para aplicar la herramienta.

Paso 1: Establecer el problema

El equipo debe inicialmente determinar el problema y redactarlo de forma consensuada. Es recomendable plantear el problema en forma de una pregunta (p. ej., ¿Qué se espera de una oficina de planeación estratégica?, ¿Cómo se puede consolidar una empresa?).

Paso 2: Reunir datos

Reúna los datos a través de cualquier metodología que considere pertinente (p. ej., observación directa, entrevistas, lluvia de ideas, entre otros).

Paso 3: Trascripción de los datos

Transcriba la información recogida en el paso 2 en un Post-it con una sola frase que tenga un significado evidente y claro. Se recomienda que las frases tengan un sustantivo y un verbo y sea registrada en letras grandes y oscuras.

Realice esta actividad hasta que haya abarcado toda la información recogida.

Según la bibliografía, un diagrama de afinidad "típico" tiene de 40 a 60 elementos aunque no es inusual tener de 100 a 200 ideas.

Paso 4: Agrupar los Post it en grupos similares

Todos los Post-it se deben colocar en un tablero de tal manera que sean visibles para todos los integrantes del grupo. Luego, en silencio, cada integrante del grupo debe mover un Post-it hacia otro que, a su opinión, sea similar o tenga afinidad y así se van formando los grupos afines.

Cuando haya pasado el último de los integrantes del grupo, cada uno de ellos sigue pasando sistemáticamente hasta que cada persona se sienta a gusto con los agrupamientos de tablero.

Es recomendable que cada vez que un Post-it sea movido hacia otro grupo, los demás traten de ver la conexión lógica para evitar que un Post-it sea movido de un grupo a otro mas allá de un punto razonable; si esto ocurre, es conveniente duplicar el Post-it y colocarlo en los grupos donde se encuentran las afinidades.

El silencio durante la ejecución de este paso es necesario para que cada integrante del equipo pueda concentrarse en el significado de las ideas y conexiones entre ellas, además para evitar las discusiones que retrasan la actividad.

Si alguno de los Post-it queda sin agrupación, no se deben desechar sino agruparlos juntos aunque no tengan afinidad entre ellos.

Paso 5: Nombrar grupos

Mediante discusión del equipo, se le asigna un nombre a uno de los grupos con el cual todos estén de acuerdo y que transmita, en muy pocas palabras, la idea central de todos los Post-it que lo componen. Este paso se debe realizar hasta que todos los grupos tengan un nombre. El grupo de los post-it que no tienen relación entre sí, se puede nombrar como “varios” o “misceláneos”. Los nombres de los grupos se registran en un Post-it que se diferencie de los demás ya sea por ser de otro color, por tener un papel de mayor tamaño o por tener una letra mas grande.

Si existen agrupamiento muy grandes, estos se pueden subdividir en sub-agrupamientos con sus respectivos nombres

Paso 6: Dibujar el diagrama de afinidad definitivo

Este es el paso final y simplemente consiste en organizar los Post-it de cada grupo y colocar el nombre en la parte superior.

A manera de ejemplo, en la figura 12 se ilustra un diagrama de afinidad terminado.

• Beneficios

- Resume y organiza la información reunida a través de diferentes técnicas de recolección de datos.

- Identifica los problemas fundamentales o ideas principales del asunto objeto del análisis.

- Promueve la creatividad de todos los integrantes del equipo en todas los pasos del desarrollo del diagrama.

- Promueve la comunicación y el consenso a través de la discusión argumentada.

- Promueve conexiones no tradicionales entre ideas y asuntos.

- Promueve el trabajo en equipo y la construcción de soluciones no individualistas sino mediante consenso.

• Relación con otras herramientas

- Lluvia de ideas (Brainstorming).

- Diagrama de interrelaciones.

- Diagrama de árbol.

- Diagrama de causa y efecto.

- BSC.

• Requisito de la norma ISO 9001:2000 relacionado

5.3, 5.4.1, 6.4, 7.1, 7.2.1, 8.2.1, 8.5.2, 8.5.3.

Para mayor información ingrese a: www.serim-ltda.com