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miércoles 27 de enero del 2021
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8 previsiones que te pueden ahorrar muchos dolores de cabeza con los clientes

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Quien no ha tenido un cliente que se nos salió de control con sus interminables modificaciones o que pensó que nuestros servicios de mantenimiento no tenian ningún recargo, por esta razón es importante que tomemos ciertas previsiones para evitar malos entendidos y asi sobrellevar de una forma profesional y rentable nuestra relación comercial con ellos.

No importa si el proyecto es grande o pequeño, o si el cliente es hombre o mujer y menos si es alguien conocido o no, el asunto es que los malos entendidos siempre estarán a la orden del día, listos para asaltarnos de donde menos esperamos, acabando muchas veces con las buenas relaciones con nuestro cliente.

Así que para no poner en riesgo la relación comercial o de amistad con nuestros clientes, además de nuestra rentabilidad del proyecto, lo mejor es siempre tomar las previsiones del caso y dejar las cosas claras desde el inicio de manera formal y detallada.

Veamos ahora 8 previsiones recomendadas para evitar malos entendidos con nuestros clientes:

Especifica claramente cuando inicia el proyecto

Es recomendable dejar especificado en nuestra oferta de servicios escrita, que el tiempo de desarrollo del proyecto empieza a correr a partir del día en que se reciba el adelanto de nuestros honorarios (días más, días menos).

Respáldate continuamente en tu oferta de servicios

Una vez iniciado el desarrollo del proyecto, tu oferta de servicios cambia su estatus a “guía de desarrollo”, cuya utilidad principal será mantener encausado las objetivos, funcionalidades y expectativas del proyecto de acuerdo a su planificación inicial contemplada en tu oferta financiera.

Un pequeño cambio de idea o adición que surja podría no parecer muy significativo en costo para el cliente, pero para nosotros podría representar una conceptualización diferente, o un cambio radical en la lógica de variables de nuestra programación, en fin una carga laboral no contemplada, por ello debemos aprender a respaldarnos continuamente en nuestra oferta de servicios, sabiendo reconocer cuando y en qué aspectos podemos ser flexibles.

Nunca, pero nunca supongas

“No Supongas. No des nada por supuesto. Si tienes duda, aclárala. Si sospechas, pregunta… esto te ahorrara muchos malos entendidos” Esto debes aplicarlo tanto a los asuntos técnicos y operativos como a los delicados y financieros, es increíble la cantidad de malos entendidos que se forman por simplemente suponer que sabemos lo que el cliente necesitaba, quería o esperaba sin asegurarnos de confirmarlo de su boca.

Especifica los ciclos de corrección a los que tienen derecho

Si el cliente conoce desde un inicio el número de cambios, correcciones o modificaciones a las que tiene derecho dentro del proceso de diseño y desarrollo del proyecto, hará que aproveche mejor cada uno de sus tandas de observaciones y correcciones.

El cliente debe saber que tú no estás para revisar su ortografía y que tampoco podrás avanzar eficientemente si te proporciona los contenidos de forma desorganizada o limitada.

Define con valores exactos el costo de las adiciones

Es importante que nunca hagas ninguna adición de trabajo significativo que requiera un acuerdo económico, sin acordar antes cuanto será su costo adicional con valores exactos. Si por ejemplo dentro del desarrollo del proyecto surge la necesidad de preparar un servidor, instalar un software, adicionar un modulo a la programación o cualquier otra situación que demande un costo extra, nunca debes hacerlo sin antes especificar cuál será el costo especifico, esto evitara posibles discrepancias futuras con el cliente, al pensar que le costaría menos.

Informa oportunamente sobre el proceso de finalización y entrega del proyecto

Muchas veces los cierres y entregas de proyectos se vuelven verdaderas historias sin fin, ya sea porque el cliente nunca nos termina de entregar los contenidos finales o porque entramos en un espiral de perfeccionamiento y afinación interminable, algo que inexplicablemente surge en los clientes en las últimas etapas de desarrollo del proyecto.

Prevenir esta situación comienza desde el mismo inicio del proyecto, desarrollando una dinámica de trabajo disciplinada y apegada al cronograma del proyecto, si tú cumples con los tiempos tendrás la solvencia moral para presionar (metafóricamente hablando) al cliente a cumplir su parte de responsabilidad en el cumplimiento de los plazos programados. También resulta muy efectivo traer a mención periódica y diplomáticamente la fecha programada de finalización del proyecto, esto mantendrá en estado positivo de alerta al cliente.

Específica cual es tu estatus de servicio después de entregar el proyecto

Una vez entregado el proyecto, muchos clientes tienen la costumbre de seguirnos solicitando pequeños cambios y actualizaciones (según ellos), sin decidirse aun si tomaran o no uno de nuestros planes de mantenimiento, por tanto debemos “seducirlo” a tomar rápidamente esa decisión, detallándole con “bombos y platillos” los beneficios para su proyecto y estrategia de contar con nuestros servicios de mantenimiento.

Especifica las tareas que cubre tu plan de mantenimiento

Es importante que detalles las tareas, número de actualizaciones, tiempos de respuesta y demás datos de cobertura que incluyan tus diversos planes de mantenimiento, a fin de que el cliente tenga la suficiente claridad y certeza de su margen de maniobrabilidad en las actualizaciones de programación y diseño que podrá realizar a su sitio.

LA CLAVE DE SU IMPLEMENTACION

Al implementar cada una de nuestras previsiones debemos evitar proyectar al cliente cualquier sensación o atmosfera de desconfianza, es decir, hacerlo de manera formal pero a la vez diplomática. Esto se logra informando al cliente desde un inicio y de forma escrita cada uno de nuestras condiciones de servicio, incorporándolas en un “practico” contrato de servicios que ambos deben firmar para formalizar la relación de negocios y los compromisos adquiridos por ambas partes, este documento puede ser tu misma oferta de servicios.

Estoy seguro que seguir estos prácticos consejos te ahorrara muchos dolores de cabeza y sinsabores profesionales. Además, si en tu experiencia has aprendido alguna otra previsión nos gustaría que la compartieras con nosotros.

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Acerca del autor

Henry Ramirez Devany Desarrollador y consultor web

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