Construyendo una web con poca colaboración del cliente

Es común que dentro de nuestro portafolio exista mas de algún proyecto que recordamos con un mal sabor de boca, sitios web condenados a la mediocridad por la falta de colaboración del cliente o bien proyectos que perdieron la rentabilidad esperada por los retrasos en la facilitación de los insumos logísticos.

La falta de consistencia en los motivos que los hicieron tomar la decisión, hace que muchas empresas muestren una actitud de apatía y poca colaboración para el diseño optimo de sus propios sitios web, provocando la falta de continuidad en la producción del mismo y, muchas veces minimizando los niveles de rentabilidad para el desarrollador.

El porqué de esa actitud

Pareciera algo irracional que un cliente muestre semejante actitud de negligencia contra sus propios intereses, pues obviamente sabe que la falta de colaboración creara atrasos en la creación del sitio. Existen muchas razones por las cuales un cliente muestre una ineficiente facilitación de información para el desarrollo de su sitio, entre ellas podemos mencionar las siguientes:

 

DESORGANIZACION INTERNA DE LA INFORMACION

Muchas empresas no cuentan con una idea precisa de la información que desean mostrar en su sitio web, también ocurre otras veces que no disponen de una versión apropiada y actualizada de la información que quieren presentar, lo que ocasiona un atraso en la facilitación de los contenidos finales. Esto sin tomar en cuenta que aun disponiendo de los textos, estos deben de ser editados para su apropiada presentación en web, responsabilidad que es delegada erróneamente a la empresa desarrolladora.

FALTA DE UN RESPONSABLE DEL SEGUIMIENTO

Es obvio que los gerentes o jefes no dispondrán del tiempo necesario para darle un seguimiento apropiado al proceso de entrega de la información, mucho menos a revisar su integridad, es por ello que esta tarea debe ser delegada desde un inicio a un empleado con mayor disponibilidad de tiempo y, que se encargue plenamente del seguimiento de los avances, de los pendientes y de las pequeñas decisiones que se van tomando en el transcurso de su elaboración.

FALTA DE AUTO COMPROMISO

Increíble pero sucede! Muchos proyectos web experimentan en su desarrollo la apatía de sus mismo propietarios, debido a que su decisión de contar con una imagen web ha sido impulsada por razones muy vagas y poco fundamentadas, lo que ocasiona una falta de convicción en su colaboración, no esperan mucho y por ende no están motivados a colaborar para construir un sitio robusto y efectivo de contenido.

SUBESTIMACION DE LOS BENEFICIOS

Cuando un cliente toma la decisión de contar con un sitio web o rediseñar el que ya tiene, esta puede estar fundamentada bajo propósitos muy limitados, que van desde solo ambicionar tener una tímida presencia institucional web, hasta la expectativa ingenua de esperar miles de visitas solo por el hecho de ponerla en línea. El desconocimiento de los grandes beneficios suele ser en muchas ocasiones la causante clave de la apatía del cliente, reflejada en su falta de colaboración optima para el desarrollo de su mismo proyecto web.

Razones porque evitar esta situación

Quizá pensemos que solo el cliente se verá afectado por el retraso o mediocridad con que se termine haciendo el sitio, pero no es así, pues la empresa desarrolladora también se ve afectada directamente por esta forma anómala de llevar el proyecto. Veamos algunas de las posibles repercusiones:

Corremos el riesgo de disminuir la rentabilidad del proyecto, producto del retraso que ocasione la falta de colaboración. Nos exponemos a que nos responsabilicen por la falta de cumplimiento en la fecha de entrega (desligándose de su propia responsabilidad) Podríamos terminar desarrollando un sitio web con una calidad de producción por debajo de nuestros estándares Tips para superar la falta de colaboración

Bueno, ahora que tenemos una idea clara de los riegos que corremos si no logramos la colaboración deseada por parte del cliente, es obvio que no podemos darnos el lujo de mostrarnos condescendiente ante esa actitud, pero tampoco podemos perder la diplomacia, respecto y profesionalidad en nuestro afán de conseguir su pronta y eficaz colaboración.

Estos son algunos de los tips que recomendamos para evitar a tiempo las actitudes de poca colaboración por parte del cliente:

Tip #1 –Llevar control de las necesidades de información

Para esto nos vamos a auxiliar de un documento que podemos llamar “reporte de necesidades de información” este nos permitirá presentarle formalmente y por escrito el listado de los requerimientos necesarios para el desarrollo de su proyecto de acuerdo al tiempo programado, sirviendo como hoja de control para marcar las fechas en que vamos recibiendo la información y mostrando claramente los posibles desfases en su entrega.

Tip #2 – Planificar con tiempo las actividades claves

Siempre existen una serie de actividades que es prudente planificarlas adecuadamente sobre todo por su transcendencia en etapas específicas del desarrollo del proyecto, por ejemplo: sesiones fotografías, entrevistas con empleados o directivos de la empresa, reuniones técnicas claves, etc. Cada una de estas actividades demandan cierto grado de organización por parte de la empresa y muchas veces una incorrecta planificación nos puede ocasionar graves atrasos en nuestro proceso de armado del sitio.

Tip #3 – Solicitar una persona para el seguimiento formal

Como ya lo mencionamos, no es conveniente que un gerente o jefe asuma la responsabilidad de darle seguimiento a la facilitación de la información, de hecho es una de las causas más comunes de los atrasos en su entrega, es por ello que desde la primera reunión formal como proveedores debemos de insistir en el hecho de lo conveniente de contar con una persona diferente que supervise y de seguimiento a la logística de la construcción del sitio.

Algunas de las ventajas de contar con empleado responsable del seguimiento son:

Podremos escribirle o llamarle cada vez que lo requiramos sin sentir que causamos molestias, pues esa será su función. Nos permitirá una sincronización efectiva de las necesidades de información pendientes Podemos preguntarle todos los detalles que necesitemos por mínimos que sean Será el intermediario ideal en tareas de comunicación con otras unidades de la empresa Nos ayudada a mantener al día a los propietarios sobre estatus del proyecto y, nos facilitara trasladar nuestras dudas rápidamente a ellos, retroalimentándonos con sus decisiones e impresiones del proyecto (recordemos que nosotros no podremos reunirnos todas la veces que queramos con ellos) Tip #4 – Ilustración correcta de los beneficios

Muchas veces podemos combatir la apatía del cliente ilustrándolo correctamente de los beneficios de contar con un sitio web correctamente construido. Debemos informarlo como su web puede convertirse en una herramienta más de su marketing mix, como podría ser una opción exitosa para crear nuevas oportunidades de negocios y como contribuye grandemente a la formación de identidad corporativa de la empresa.

Por supuesto que debemos de tener el cuidado de no cargarnos de nuevas responsabilidades no contempladas en la oferta inicial, la intención es únicamente motivarlo a dar la mejor colaboración posible.

Tip #5 – Mantener muy presente la fecha de entrega del proyecto

No se trata de presionarnos innecesariamente, sino más bien de auto disciplinarnos a cumplir con los tiempos programados, si sentimos que hay cosas que no van caminando correctamente, nunca estará de más trasladarle nuestra preocupación al responsable asignado o al mismo cliente en alguna reunión, acá lo importante es proyectar nuestra legítima preocupación por cumplir dentro del plazo establecido el desarrollo del sitio.

Tip #6 – Establecer reuniones periódicas con el propietario

No debemos confiar ciegamente en el criterio del responsable asignado o de otras personas relacionadas al proyecto, debemos estar seguros que vamos por el camino correcto y, que el cliente propietario esta correctamente informado de las decisiones que se van tomando.

Existen una serie de puntos que debemos conocer de primera mano las impresiones del cliente, veamos algunos ejemplos:

Si está satisfecho con la intención grafica dada al sitio Si está de acuerdo con el uso de ciertas fotografías Si está de acuerdo con la composición y estructura de los contenidos

En fin cada proyecto tendrá sus propios puntos clave, tu misión es no subestimar la decisión del cliente propietario, pues esto te podría causar inconvenientes o atrasos serios por tener que replantearte cosas que no le convencieron.

El buscar conocer sus impresiones sobre un punto específico del diseño nos da la opción de poder defender nuestro criterio a tiempo y, en muchos casos el cliente agradece y ve con buenos ojos el que se le haya buscado antes para ratificar una decisión.

La clave es la prevención

Es casi inevitable encontrarnos con situaciones de clientes poco colaboradores, es por ello que debemos de estar mentalizados a evitar al máximo que esa actitud nos afecte en el buen desempeño de nuestro trabajo y, para eso debemos apoyarnos en la aplicación oportuna de acciones dirigidas a prevenirlo, pues he comprobado que intentar cambiar esa actitud a medio proyecto se vuelve una experiencia muy incómoda y negativa para nuestros intereses. Por eso la clave es la prevención.