De la facturación telemática y e-factura

En este artículo damos una introducción en:

¿Qué relación tiene la factura telemática y la factura digital y la factura electrónica? ¿Qué obligaciones tienen las empresas que emiten y reciben facturas electrónicas en su proceso de facturación telemático? Si hay que tener consideraciones especiales con facturas rectificativas. Las leyes españoles principales regulan la facturación telemática / factura electrónica. ¿Qué es la facturae en este contexto?

Para empezar, queremos resaltar que hay muchos sinónimos que se usan para definir la facturación telemática. Factura digital, facturación digital, factura electrónica, facturación electrónica, facturae, e-factura, factura telemática, etc. Aunque se parecen, puede haber matices a tener en cuenta. Puede ampliar este escrito y consultar más información en los artículos: "La factura digital" y "La factura electrónica (e-factura)"

¿Cómo se relaciona la factura telemática con la factura digital y la factura electrónica?

Cuando hacemos referencia a la factura telemática, estamos explicando los procesos de remisión a distancia de facturas por vía electrónica (remisión telemática), sin que la factura en sí misma sea telemática. La factura electrónica es aquella que cumple lo prescrito en la Directiva 115/2001, en España (o las normas nacionales que la trasponen, como el RD 1496/2003), y por tanto cumple ciertos criterios de integridad y autenticidad. Y la factura digital es aquella que va acompañada de firma digital, una de las modalidades más eficaces de autenticidad e integridad establecidas en la normativa. Por lo tanto, debemos concluir que la factura digital es un caso particular de la factura electrónica.

Podríamos hablar de facturación telemática y no de factura telemática, sin embargo es correcto el uso de los términos factura y facturación junto con los adjetivos digital y electrónica. En relación a los aspectos a considerar en los proyectos de facturación electrónica, cabe diferenciar si el rol principal es el de emisor de facturas o el de receptor de facturas.

¿Qué obligaciones tienen las empresas que emiten facturas electrónicas en sus procesos de facturación telemática?

Conservar los datos de las facturas (su copia o matriz). No es necesario conservar las facturas emitidas sino la "matriz" o Base de datos que permite generarlas. Asegurar su legibilidad en el formato original. Garantizar el acceso completo a las facturas: visualización, búsqueda selectiva, copia o descarga en línea e impresión. Disponer de software que permita verificar la firma y la identidad del emisor, así como la vigencia del certificado Firmar electrónicamente la factura o delegar esta acción en un tercero (subfacturación) o en el Receptor (autofacturación) y, por último, Contar con la aceptación explícita por parte del receptor respecto al uso de esta modalidad de facturación.

¿Qué obligaciones tienen las empresas que reciben facturas electrónicas?

Conservar las facturas recibidas en su formato original (electrónico) incluso aunque hayan sido necesarias transformaciones de datos internas. O pueden delegar esta función en un tercero.

Puede conservar la factura impresa con marcas gráficas PDF-417, o almacenada en otros tipos de soporte. La transcripción en papel, con referencia a un medio online que permita acceder al original electrónico, es un medio válido.

Durante 2007, la Agencia Tributaria ha publicado la Orden EHA 962/2007 que entre otros aspectos define la forma de llevar a cabo la Digitalización Certificada. Las facturas, recibidas en papel y digitalizadas según el procedimiento descrito en la citada orden, pueden ser destruidas.

¿Y si en el proceso de la facturación telemática hay facturas rectificativas?

En general debe considerarse la normativa de facturación (electrónica o no) para resolver aspectos como los que afectan a las facturas rectificativas:

Las facturas rectificativas tienen que reflejar directamente la rectificación efectuada, incluso aunque se elaboren con todos los datos de una factura que ya tuviera en cuenta la rectificación, lo cual ya no es obligatorio. Se permite que las devoluciones de mercancías y de envases y embalajes se introduzcan en una factura (no rectificativa) con signo negativo, por lo que las facturas normales pueden ser negativas.

Cuando se trate de devoluciones o diferencias de la base imponible, en cualquier sentido respecto a la factura original, las facturas rectificativas especificarán la diferencia de la base imponible, con importes negativos o positivos según corresponda. Se permite la rectificación de varias facturas en una única factura rectificativa, en tanto se indiquen los números de factura de las facturas rectificadas.

En el Art.70 del Reglamento del Impuesto sobre el Valor Añadido, se aclara en su nueva redacción la forma de recoger las facturas rectificativas en los libros registro de facturas y de IVA.

¿Qué es la facturae?

Durante el 2007, el Ministerio de Industria, Turismo y Comercio y la Agencia Tributaria han publicado la Orden PRE 2971/2007 que define el formato de codificación de facturas electrónicas que se debe utilizar al emitir facturas a organismos de la Administración General del Estado.

Este formato, basado en estructuras XML y denominado factura "e" (o facturae) se está convirtiendo en el de más uso en España. El desarrollo de un proyecto de facturación electrónica requiere la colaboración de expertos que resuelvan las dudas existentes de forma rápida y eficiente. Esta necesidad es más clara en un contexto en el que muchas empresas están ofreciendo servicios de facturación electrónica obsoletos o incorrectos, especialmente en lo que se refiere a la forma más adecuada de gestionar la firma electrónica.

Es importante elegir entre las soluciones disponibles en el mercado unos faciliten el cumplimento de las normativas que rigen la factura electrónica/ facturación telemática.

Julia Sanchez Meynial - Directora de Marketing - Gestión de expedientes, información y procesos de negocio - Solución: Gestión Integral de Facturas

Publicado por Andre Klein - Consultor de Marketing en Internet - Madrid