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domingo 24 de junio del 2018
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El registro telemático de facturas en el mundo empresarial - 1 de 3

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El registro telemático de facturas en el mundo empresarial - 1 de 3

En esta primera parte entramos en una breve definición de la telemática y explicamos qué es el registro telemático de documentos. En la segunda parte describiremos que relación hay entre la Factura Telemática y la Firma electrónica. Y en la última parte daremos un ejemplo de cómo una empresa se puede beneficiar del registro telemático de sus facturas.

La telemática: Una definición breve

Se considera que la telemática es una disciplina científica y tecnológica, dado que surge de la evolución y fusión de la telecomunicación con la informática.

El campo científico y tecnológico que cubre la telemática es muy amplio, partiendo desde el estudio, diseño, gestión y aplicación de las redes y servicios de comunicaciones, para el transporte, almacenamiento y procesado de cualquier tipo de información, así como el análisis y diseño de tecnologías y sistemas de conmutación.

Incluye también otros servicios como el comercio electrónico (e-commerce), la tele-educación (e-learning), o la administración electrónica (o e-administración), servicios Web, TV digital…

Un ejemplo de aplicación específica de la telemática la encontramos en la educación. La Telemática Educativa desarrolla el uso de recursos telemáticos para la formación; entre ellos la comunicación interactiva, la distribución de la información y el uso pedagógico de los servicios, etc.

En adelante nos concentraremos en su aplicación para el registro telemático de documentos y facturas.

¿Cómo se define el registro telemático de documentos?

En su definición más ámplia, el registro telemático de documentos nos permite transmitir y registrar/almacenar en un servidor remoto o en local versiones electrónicas de todo tipo de documentos.

Un buen ejemplo es la Administración Pública, que cada día más, ofrece el registro telemático de documentos en sus labores administrativos al ciudadano. En este caso, si antes se rellenaban formularios y firmaban documentos en papel y había que ir personalmente a las oficinas, hoy se accede a aplicaciones específicas en Internet desde casa o la oficina. Los formularios se han convertido en páginas web y todos sus datos se almacenan y registran directamente en la base de datos, permitiendo así una ágil gestión de todos los documentos necesarios para la tramitación un proceso en particular.

El registro telemático de documentos de la Administración Pública, ha facilitado la creación de la oficina virtual en la que se pueden realizar diversos trámites, consultas vía Internet o Intranet…, con gran agilidad y flexibilidad, sin tener que realizar desplazamientos a otros lugares.

Ahora bien, para que pueda efectuarse este proceso de registro y tramitación telemática es preciso que el usuario se identifique correctamente para el registro telemático. Como ya tiene que presentarse personalmente con su DNI y firma manualmente, necesita algo que cumpla con los mismos requisitos en el mundo digital. Para ello suele utilizarse una firma electrónica.

¿De qué forma podemos aprovechar estos avances del registro telemático para documentos de otros procesos, tales como albaranes, facturas, etc, que nos llegan en formato de papel?

Para documentos en forma de papal pasaría primero por un proceso de digitalización. En el caso más simple, se escanea el documento, almacenando una versión no modificable. Si refinamos el proceso con el software adecuado, somos capaces de extraer información relevante del documento y asociarla al documento guardado en una base de datos.

Para el caso de la factura, nos podría interesar extraer el número de factura, la fecha, los productos, etc. Lo cual no permite incluir estos datos en nuestros procesos de negocio y facilitar así la gestión y el control del proceso de pagos y facturación.

A la hora de elegir una solución para la gestión telemática de facturas es importante tener en cuenta la facilidad de integración que tenga con nuestros procesos y aplicaciones ya existentes.

Aquí termina la primera parte. En el siguiente capítulo parte describiremos que relación hay entre la Factura Telemática y la Firma electrónica.

Y en la última parte daremos un ejemplo de cómo una empresa se puede beneficiar del registro telemático de sus facturas.

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Acerca del autor

Josep Martí Cid Director Comercial de Área - Pixelware http://www.pixelware.com Especialistas en Contratación

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