El registro telemático de facturas en el mundo empresarial - 3 de 3

Un Ejemplo; Cómo puede una empresa beneficiarse del registro telemático de sus facturas.

La empresa de nuestro ejemplo es una importante Consultora. Esta empresa dispone de varias oficinas repartidas por todo el país.

Cada una de sus oficina recibe diversa mercancía de dos proveedores relacionada con material de oficina (folios, bolígrafos, carpetas…) e informática (ordenadores, software y hardware diverso, toners para su impresora,…). Los proveedores envían la mercancía, conjuntamente con su albarán directamente a las sucursales, mientras que las facturas se envían a la oficina central.

¿Cómo mejorar la gestión y el control del albarán y su factura correspondiente?

Cada oficina acede al servidor central donde consolida la información. Al recibir el albarán se escanea y extrae la información más importante. El conjunto se registra y almacena en la base de datos.

Las facturas que recibe la empresa de material de oficina vienen en formato impreso mientras que las facturas del material informático se reciben telemáticamente como facturas electrónicas. Para unificar el proceso se transforman las facturas impresas a formato electrónico y por medios telemáticos se conservan en soporte informático, siendo posible así su consulta e impresión en cualquier momento. Las facturas telemáticas se procesan automáticamente, extrayendo su información y transfiriendo el conjunto telemáticamente a la base de datos.

Así, una vez registradas telemáticamente, el proceso definido contrasta de forma automática el contenido de la factura con la información del albarán, y si no hay discrepancias, se indica que la factura telemática es correcta en la base de datos y se envía un aviso al departamento correspondiente para que se pueda procesar el pago.

Supongamos ahora que la empresa desea saber en un momento dado o por un periodo de tiempo los gastos en material de oficina. Ahora, de forma ágil y sencilla, puede consultar el registro telemático de sus facturas para saber los gastos de la empresa.

Pasados varios meses, la empresa decide hacer un balance de pérdidas y ganancias, para ello se necesita acceder de forma ágil a todos los documentos de la empresa, incluidas las facturas.

Estos documentos, digitalizados y registrados telemáticamente desde un primer momento, agilizan el trabajo del departamento financiero, pudiendo así realizar el balance propuesto por la alta dirección de la empresa.

Hasta aquí hemos contemplado el proceso de recepción y pago de facturas, pero de la misma manera, p.e. en caso de una empresa fabricante de productos, se podría integrar el proceso de facturación de la empresa con otros departamentos, como el del control de stock, si ambos registran los movimientos de forma telemática en una base datos.

Las nuevas tecnologías aportan ventajas importantes a la empresa; agilizan los procesos de trabajo, incrementan el ahorro y garantizan la seguridad del almacenamiento, copias y recuperación de los documentos de la empresa, además de generar mayor accesibilidad a los datos a la hora de llevar a cabo un control o realizar un seguimiento de los mismos.

A la hora de elegir una solución para la gestión telemática de facturas es importante tener en cuenta la facilidad de integración que tenga con nuestros procesos y aplicaciones ya existentes.