Los Sistemas De Información

Antes de ofrecer una definición del concepto de Sistema de Información, comenzaremos por definir los términos que lo Constituyen: sistema e información.

La palabra sistema se emplea actualmente en muchos ámbitos Distintos: se habla de sistemas eléctricos, sistemas monetarios, Sistemas de seguridad, el sistema solar e, incluso, de sistemas de Juego en equipos de fútbol. La razón es que, al igual que le ocurre con otras palabras como conjunto, el término sistema se emplea para designar un concepto, una herramienta genérica que se puede emplear para explicar o analizar mejor cómo es o qué ocurre en una determinada área social, económica, física, etc.

El diccionario de la Real Academia Española nos dice que sistema es un conjunto de cosas que ordenadamente relacionadas entre sí contribuyen a un determinado objetivo. A partir de esta definición, podemos identificar cuáles son los principales elementos presentes en cualquier sistema:

Los componentes del sistema. Las relaciones entre ellos, que determinan la estructura del sistema. El objetivo del sistema.

En cualquier tipo de sistema podemos identificar estos elementos. En el sistema circulatorio del ser humano podemos determinar sus órganos constitutivos (corazón, arterias, venas, etc.), las relaciones entre ellos (el corazón bombea sangre hacia las arterias que están dispuestas según una determinada estructura, etc.) y el objetivo (asegurar el suministro de sangre a todo el cuerpo).

Gestión de la Información y Conocimiento en Fundaciones

En todos los sistemas también podemos identificar otros elementos importantes para comprender cómo son y cómo funcionan:

El entorno del sistema: aquello que lo rodea, dentro del cual está ubicado. Los límites del sistema: la frontera entre lo que es el sistema y lo que constituye

el entorno. En el caso del sistema circulatorio de los humanos, el entorno donde se localiza es el cuerpo, y la frontera la constituye la membrana o el límite de cada uno de sus órganos con el resto del cuerpo que no pertenece al sistema. También suelen existir relaciones entre el sistema o sus componentes y el exterior representado por el entorno (el sistema nervioso envía órdenes al corazón o para modificar sus latidos). Estas relaciones con el exterior suelen conocerse como entradas y salidas del sistema. Para nuestro propósito, la definición de sistema nos será útil para estudiar la manera en la que las Instituciones o Fundaciones, que constituyen sistemas, manejan la información necesaria para su funcionamiento. Para ello nos basamos no sólo en la definición de sistema, sino en todas las técnicas creadas para el análisis de los sistemas siguiendo el enfoque sistémico o teoría general de sistemas, que presenta la particularidad de ofrecer distintos aspectos, dentro de todo un conjunto. Un sistema de información se puede definir como procesos interrelacionados que se realizan sobre una colección de datos Estructurados para recopilar, elaborar y distribuir información según las necesidades de la institución y para actividades de dirección y control correspondientes (decisiones) de acuerdo a su estrategia de negocio. Aunque todos los tipos de comunicación y de informaciones que fluyen por la empresa pueden tener importancia para su Gestión de la Información y Conocimiento en Fundaciones funcionamiento, la casi totalidad de definiciones de Sistema de información se centran en la información formalizada.

Muchos autores aclaran que la razón para este enfoque reside en la limitación para estudiar, planificar y dirigir el flujo y el tratamiento de la información informal (rumores, diálogos personales o por teléfono, etc.) de forma cohesionada y global.

Todo Sistema de Información persigue unos objetivos, que se pueden sistematizar en dos Dar soporte adecuado a las estrategias de la institución, y la segunda es proporcionar a todos los niveles de la institución la información necesaria para controlar las actividades de la misma. Por esto, la información debe utilizarse como un recurso institucional que debe ser planificada, gestión nada y controlada para que pueda ser más efectiva para la institución, generalmente a través de su enmarcación dentro del Plan Estratégico de la Fundación. Actualmente, y gracias a las causas ya comentadas, el uso del ordenador y las infraestructuras de comunicación son cada vez más asequibles en las Fundaciones Españolas, participando de manera efectiva en casi todos los flujos de información que se producen en la institución: información económica, laboral, de materias y de productos. Por estas razones, cuando se habla de Sistemas de Información se tiende a pensar automáticamente en Sistemas de Información basados en computadora, o Sistemas de Información Automatizados, cuando es un concepto distinto al analizado al inicio de este apartado.

Los principales objetivos de los Sistemas de Información Automatizados son:

Simplificar o realizar automáticamente procesos que tradicionalmente se realizaban de forma manual: por ejemplo, pueden realizar los reiterativos cálculos contables sin errores en las operaciones y con una rapidez inigualable.

Gestión de la Información y Conocimiento en Fundaciones

* Permitir el uso de métodos matemáticos inabordables sin estas herramientas, o controlan el proceso de fabricación, evitando errores y mejorando la velocidad y precisión de medida. Por ello, podemos definir un Sistema de Información Automatizado como “conjunto integrado de procesos desarrollados en un entorno usuario-ordenador, que operan sobre un conjunto de datos estructurados de acuerdo con las necesidades de una organización y recopilan, elaboran y distribuyen selectivamente la información necesaria para la operatividad habitual de la organización y las actividades propias de la dirección misma”. Los Sistemas de Información Automatizados están integrados por subsistemas que incluyen el hardware, software y almacenamiento de los datos para los archivos y bases de datos, proporcionando informaciones que faciliten la toma de decisiones, dejando libertad plena a los usuarios. Se incrementa de esta manera la calidad de la función directiva, al apoyar cada decisión en una base sólida de información debidamente presentada y procesada. La información debe llegar siempre a aquellas personas para las que sea relevante, y a nadie más (pero tampoco a nadie menos). La información se debe proporcionar de manera concisa, evitando generar grandes listados imposibles de analizar.

Los errores tradicionales

En las últimas décadas hemos venido observando que las Instituciones al intentar abordar el problema de la gestión de la información lo han hecho cometiendo fundamentalmente tres errores graves:

Gestión de la Información y Conocimiento en Fundaciones

a. Todo es tecnología Muchas instituciones han optado por las tecnologías y las soluciones software como elemento central de su política información al hasta el punto de acabar equiparando el Sistema de Información con la red informática de la Institución, ignorando otros factores importantes como son la cultura de la fundación, su política, destinatarios, objetivos, etc.

La tecnología nunca se debe considerar de forma aislada en el tratamiento de la información, sino que es el medio para que un Sistema de Información cumpla el propósito para el que ha sido creado, optimizando los resultados previstos.

b. Todo sirve para todos Si grave era el problema de considerar que la tecnología es la única solución necesaria para el tratamiento de la información en una institución y su generación en conocimiento, más lo es el hecho de pensar que una misma tecnología o Sistema de Información pueda funcionar en organizaciones distintas, independientemente de su estrategia de negocio, del personal que las compone o de la información que gestionan.

c. Todo es información El tercer error común detectado es confundir información con datos, pensar que la información es fácilmente almacenable y, en definitiva, que el conocimiento es fruto de los procesos técnicos con los datos, más que una gestión inteligente y planificada de la información.

Gestión de la Información y Conocimiento en Fundaciones

La Cadena Informacional

En las Ciencias de la Documentación existen una serie de procesos y tareas bien definidas que permiten a las Instituciones y Fundaciones gestionar de forma “científica” la información contenida en sus documentos, es lo que desde la disciplina se denomina la “Cadena Documental” pero que a efectos de la realidad de las Fundaciones Españolas nos gusta denominar “Cadena Informacional” por el uso real-final de la información contenida en los documentos como base de la gestión. Aunque hay muchas clasificaciones, a nuestro entender la “Cadena Informacional” estaría dividida en los siguientes procesos y tareas:

*  Proceso de Entrada: Permiten la entrada de la información en el Sistema que usaremos para su gestión. La tarea de adquisición puede suponer la compra de información a empresas o instituciones externas. La digitalización permite integrar la información contenida  en soportes documentales a procesos digitales comprensibles por los Sistemas Automatizados de Información.

Gestión de la Información y Conocimiento en Fundaciones

* Proceso de Tratamiento: Actividad propiamente documental que supone la representación de la información contenida en los documentos de una forma totalmente distinta, con el fin de facilitar su consulta o posterior recuperación. Proceso de Almacenamiento: Habitualmente este proceso es obviado en los procesos de Gestión de los Sistemas de Información y por ende en la “Cadena Informacional” ya que se piensan que son procesos técnicos-mecánicos a realizar por los programadores o informáticos de la Institución. Sin embargo, en su correcta configuración inicial, su mantenimiento adecuado de estructura y de seguridad (backup) dependerá en gran parte el éxito en la creación de una gestión del Conocimiento de la Fundación. El expurgo, aunque siempre ignorado y polémico, supone un avance en esta dirección del Conocimiento, siempre basándose en políticas que tengan en cuenta la información de la Institución y sus necesidades.

* Proceso de Gestión: Fundamentalmente la “Cadena Informacional” orienta en este proceso sus tareas a la integración de la gestión de la información con otros sistemas dentro de la Institución, con el fin de que todos convivan ofreciendo valor añadido global. El control de los derechos digitales de la información, o el establecimiento y control de flujos de la información (workflows) completan este proceso vital en cualquier Institución.

* Proceso de Salida: El fin último de cualquier Sistema de Información basado en unos procesos controlados en la “Cadena Informacional” es que dicha información está disponible por las personas de nuestra Fundación que al final genere el Conocimiento esperado. El máximo exponente será la perfecta integración de los

Sistemas de la Institución con un Sistema de Difusión de la Información (DSI), que permita acceder a la información pertinente a las personas autorizadas, evitando una infotoxicación de los receptores de las mismas.

Gestión de la Información y Conocimiento en Fundaciones

Auditar la información

Como hemos tenido oportunidad de señalar en el apartado 1.4 de “Retos para las Fundaciones Españolas”, es evidente que la gestión de la información, a pesar de ser un recurso vital para las Fundaciones, no está lo suficientemente valorada en las mismas. Por otra parte, es evidente que tampoco hay que “adorar” todo lo que tenga que ver con la información y el conocimiento, ya que no toda la información existente en las Fundaciones es preciso tener en cuenta o gestionar. Entonces, ¿qué camino deben tomar las Fundaciones Españolas en este aspecto? Sin duda, lo primero que habrá que proponer en el Grupo Sectorial de Fundaciones Españolas a constituirse es elaborar unos procedimientos normalizados de auditoría de información institucional. Unas bases que sirvan de guía (obviamente, cada fundación es distinta) para detectar, controlar y evaluar la Información que existe en una Fundación y los flujos de información que en ésta discurren, el uso que se hace de ella y su adecuación con las necesidades de su personal y con los objetivos de la organización. Con estas normas ajustadas a la realidad de las Fundaciones Españolas podremos :

* Resolver la incertidumbre sobre qué información tiene la Fundación y dónde está situada, lo que nos ayudará a identificar: duplicidades, carencias e inconsistencias.

* Diagnosticar qué uso se hace de la información y en definitiva la importancia que a ésta se le otorga (obtendremos respuestas a quién, cuándo, dónde, para qué y cómo se usa la información).

Gestión de la Información y Conocimiento en Fundaciones

* Así mismo, esta normalización de la auditoría en las Fundaciones Españolas nos permitirá definir y gestionar profesionalmente la “cadena informacional” en cada Fundación (inputs de la información, procesos de almacenamiento y

Expurgo, outputs que generen conocimiento, etc).

* También podremos detectar cuáles son las necesidades concretas de información y conocimiento de los miembros de las Fundaciones en las cuales se establezcan las “políticas informacionales”, así como la de sus proveedores o usuarios finales.

* Por último, y no menos importante, contar con una normalización en la auditoría en Fundaciones nos permitirá evaluar los costes y beneficios de la gestión de la información y del conocimiento en función de la adecuación de ésta con los parámetros bases definidos en sus estatutos por las Fundaciones participantes.

Lecturas recomendadas

Andreu, R.; Ricart, J. E.; Valor, J. Estrategia y sistemas de

Información. Ed. McGraw-Hill, segunda edición, 1996.

Currás, Emilia. Ontologías, taxonomía y tesauros: Manual de

Construcción y uso. Madrid: Editorial Trea, 2005.

Ranguelos Youlianov, Stanislav. Gestión de la Información y el

Conocimiento en las organizaciones. Lima, 2002.

Serrano, Susana; Zapata Lluch, Mónica. Auditar la información

Para gestionar el conocimiento. Fundación Iberoamericana del

Conocimiento. http://www.gestiondelconocimiento.com

Compilado Por. Javier Mejía T.