Venta Consultiva y su similitud con la Gestión de Proyectos

Una de las metodologías que he aplicado para el desarrollo de ventas de alta implicación en ambientes de negocios B2B (ventas empresariales), es la de asumir el desarrollo de la venta como la ejecución de un Proyecto. Las técnicas de Administración o Gestión de Proyectos pueden ser aplicadas con éxito en la labor de ventas. En este artículo exploramos este tema y se brindan algunos elementos que se aplican en la gestión de proyectos, que pueden ser muy efectivos en la labor de ventas.

La venta consultiva y colaborativa exige una alto grado de innovación y dinámica. No es viable aplicar permanentemente una misma metodología y esperar ser exitosos consistentemente. Cada venta tiene sus propias características y nuestro trabajo como vendedores es poder entender muy bien el proceso de compra del potencial cliente y aplicar nuestro proceso de venta o metodología, ajustada a las características de esta venta en particular. En esta labor de innovación del proceso de venta y teniendo en cuenta la formación y la experiencia en procesos comerciales, he encontrado que la aplicación de las técnicas de Administración o Gestión de Proyectos pueden fortalecer, entre otros aspectos, la metodología que se use para vender.

Para compender este aspecto comencemos por tratar de entender que es un proyecto y la mejor forma puede ser revisando las características de un proyecto:

Incluye un objetivo único que se puede definir claramente. En el caso de un proceso de venta el objetivo único y que se puede definir claramente es lograr la firma del contrato o pedido como hito culminante del proceso de venta. Suele tener restricciones en términos de costo, tiempo y recursos asignados. Si vemos en detalle un proceso de venta, uno de los recursos más escasos es el tiempo, es decir debemos Cumplir la Cuota y eso tiene un tiempo limitado. Adicionalmente puedo contar con recursos de la empresa o inlcuso externos para desarrollar mi estrategia de venta, pero estos recursos son limitados también. Por lo tanto esta característica aplica completamente a un proceso de venta consultiva Emplea las habilidades y talentos de un grupo de profesionales especializados, internos o externos a la organización. En la ejecución de proyectos es típica la conformación de un equipo de proyecto, el cual se estructura de acuerdo con el objetivo del proyecto. Para un proceso de venta, igualmente el vendedor, como gerente de este proyecto, debe seleccionar un “equipo de proyecto”, el cual es definido con base en las características de la venta y del prospecto. Por lo tanto, es totalmente aplicable el concepto de equipo de proyecto. Hay un concepto interesante aplicado en algunas metodologías de ventas llamado la “Conformación de una Organización Virtual”. Este concepto recomienda que el Vendedor Consultivo debe estructurar una organización compuesta por el personal de la empresa, del prospecto y de entes externos, si es necesario, que le permitan cumplir con todas las actividades que exige todo el proceso de venta. Cada una de esas actividades debe tener un responsable de esta “estructura virtual”. Entonces este concepto de la administración de proyectos aplica perfectamente. Los elementos técnicos y las prácticas muchas veces no son las que fallan en los proyectos. El éxito o fracaso en los proyectos se debe a las personas. Igualmente en los procesos de ventas, gran parte de la resposabilidad del éxito o fracaso en la venta obedece a la labor desarrollada por las personas. Es único. Por lo general, un proyecto es una actividad única que no se repite con periodicidad y no se repite de forma identica. En la venta consultiva esto es totalmente aplicable. Nunca un proceso de venta de un bien o servicio de alta implicación en ambientes B2B es exactamente igual. Todo prospecto es diferente, las necesidades son diferentes y la forma de abordar una posible solución puede ser diferente. He tenido la oportunidad de realizar ventas de sistemas de información para diferentes empresas, pero que desarrollan la misma actividad económica y por consiguiente son similares en sus necesidades. Les puedo confirmar que cada proceso de venta con cada una de estas empresas ha sido totalmente diferente. Cada proceso de venta es único, así se venda el mismo producto o servicio y se venda a empresas, que en principio parecen ser muy similares. Se trata de una actividad temporal. Todo proyecto se emprende para alcanzar un objetivo claro en un periodo de tiempo determinado. Una de las variables más controladas en la ejecución de proyectos es el marco de tiempo. Evidentemente en un proceso de venta debe ser así. Es aquí donde radica uno de los principales beneficios que podemos encontrar al tratar de aplicar la administración de proyectos al proceso de venta. ¿Cuántas veces no hemos tenido oportunidades de venta que se toman meses y hasta años y nunca tienen fin?. Supongo que puede recordar esos procesos de venta que nunca terminan y que inician con un excelente panorama, pero llega el momento que no sabemos cuando el prospecto tomará una decisión final. Si se afronta una oportunidad de venta como un proyecto, una de las variables que debemos controlar en detalle es precisamente el tiempo.

Como podemos ver, las similitudes entre un proyecto y un proceso de venta son grandes. Si existe esta similitud, ¿como podemos lograr ejecutar un proceso de venta como si fuera un proyecto?. La respuesta está en comparar la Administración o Gestión de Proyectos, con la metodología de venta. Veamos como se define la Administración de proyectos: Corresponde a la organización, planificación, dirección, coordinación y control de todos los recursos de un proyecto de principio a fin, con el propósito de alcanzar el objetivo del proyecto, dentro de los límites de tiempo y costo y respetando los estándares de calidad exigidos (fuente: libro de Gestión de Proyectos del Profesor Alexander Roberts). Hay un componente interesante en esta definición a los ya analizados anteriormente, relacionado con la Calidad. Los procesos de venta tienen que desarrollarse dentro de un marco de cumplimiento de estándares de calidad, garantizando que se entienden con exactitud los requerimientos del cliente y que la empresa es suficientemente responsable para cumplir a cabalidad con lo que ofrece y promete. Muchos problemas en las empresas se generan cuando ventas compromete a la organización en promesas que no se pueden cumplir. Es aquí donde acciones encaminadas a garantizar la calidad del proceso comercial cobran mucha vigencia. Procedimientos como Aseguramiento de la Calidad, Validación del Diseño de Soluciones, Garantía de Propuesta y otros más se deben ejecutar para validar un cumplimento cabal de las propuestas.

La Gestión de Proyectos asume la responsabilidad de optimizar la ejecución del proyecto en cuanto a tiempo, costo y calidad. Se ocupa del cumplimiento de los criterios de éxito del proyecto, los cuales están definidos en términos de estos tres conceptos, que deben estar claramente correlacionados. De la misma manera el desarrollo de una oportunidad de venta debe estar enmarcada en estas misma variables. El tema del tiempo creo que es claro y obvio para una oportunidad de venta. El tema de costos es importante determinarlo y controlarlo. Los costos asociados con una oportunidad de ventas pueden estar reñacionados con elementos como los siguientes: Consumo de recursos en el desarrollo de la oportunidad como tiempo de las personas, gastos incurridos en el desarrollo de actividades de análisis y desarrollo de la oportunidad, descuentos o cesiones realizadas en el proceso de desarrollo de la oportunidad que afectan el objetivo de venta, subcontratación de terceros en el desarrollo de la oportunidad de negocio, etc. Es recomendable tener control sobre esta dimensión de costos. Pueden haber sorpresas en el sentido de la cantidad de recursos y por consiguiente dinero que se está inviertiendo en una oportunidad de negocio y la relación de los mismos con el potencial beneficio de ganar esta oporutnidad. La gestión de proyectos posee herramientas muy interesantes que pueden ayudar a una oportunidad de negocios a medir y controlar los factores críticos de éxito.

Este espacio es muy reducido para poder explicar en detalle como la gestión de proyectos ofrece técnicas y herramientas muy aplicables a la administración de oportunidades de negocio, teniendo en cuenta los siguientes elementos:

El rol de gerente de proyecto puede ser asimilado perfectamente al rol de vendedor consultivo El equipo de proyecto puede ser asimilado a la Organización Virtual que el vendedor necesita crear y coordinar para garantizar el cumplimento del objetivo del proyecto, en este caso el cierre del negocio. Elementos como selección de personal, identificación de roles, comnunicaciones al interior del equipo de proyecto motivación de los integrantes del proyecto e identificación y resolución de conflictos son todos aplicables al desarrollo de una organización establecida para el cierre de un negocio. La administración del riesgo juega un papel fundamental en la gestión de proyectos. Uno de los elementos fundamentales en el control de los proyectos es la medición, evaluación y control del riesgo. Deberiamos aplicar los mismos conceptos en las oportunidades de venta. La mayoría de ellas, por no decir todas, poseen un alto contenido de riesgo, el cual afrontamos generalmente de forma muy subjetiva a través de percepciones y juicios, no de forma metódica y un poco más científica. Esto nos podría ayudar a calificar de mejor manera cada una de las oportunidades de negocio.

Un ejercicio que puede resultar interesante y constructivo es el siguiente: Consulte la definición de Gestión de Proyectos que hay en Wikipedia (haga clic AQUÍ). Compare su proceso de venta con el desarrollo de un proyecto. Verá que existen muchas similitudes entre ambas tareas. Después identifique cuales son las herramientas y técnicas utilizadas en la Gestión de Proyectos y cuales de ellas pueden agragar valor a la calidad y efectividad de su proceso de venta. Un aspecto que recomiendo fuertemente es que en escenarios de venta de alta complejidad, donde los procesos de venta son largos y el tipo de bien o servicio que es objeto de venta es complejo y altamente sofisticado, se brinde a los ejecutivos comerciales un entrenamiento en Gestión de Proyectos. Es muy importante por dos aspectos; pueden aplicar las técnicas y herramientas de la gestiòn de proyectos en la labor de ventas complementando las técnicas de venta consultiva y adicionalmente, pueden desarrollar habilidades para poder transnmitir al cliente y entender mejor el proceso de implantaciòn de las soluciones que venden. Generalmente las soluciones vendidas son objeto de un proceso de implantaciòn que se desarrolla a través de la configuración y ejecución de un proyecto. Seguramente en la fase de venta será necesario que el vendedor explique en detalle como es el proceso de implantaciòn y que implicaciones tiene. Por lo tanbto un entrenamiento en este tipo de conceptos ayudarán a que pueda sustentar de mejor manera lo que está vendiendo. Un buen lugar para comenzar puede ser visitar un sitio especializado en la web relacionado con la Gestión de Proyectos. Les recomiendo el sitio del PMI (Project Management Institute), organismo americano que dicta las pautas en términos de gestión de proyectos.