Automatización de la fuerza de ventas en NetSuite – 4ta parte

Continuando con el tema de automatización de la fuerza de ventas en NetSuite, vamos a tratar el tema de manejo de cotizaciones y el cierre de la venta los cuales correspondes al tercer y cuarto punto respectivamente dentro del ciclo de vida de lead a customer. Se incluyen temas generales, los diagramas de creación de cotizaciones y el flujo de trabajo de cierre de la venta.

Creando cotizaciones Como representante de ventas, es responsable de trabajar con sus prospectos donde tiene identificada una oportunidad y proveer una cotización que este basada en la información de la oportunidad.

En NetSuite, usted puede crear una cotización desde el registro de la oportunidad. Esta cotización puede ser impresa o enviada por email a su prospecto para su consideración.

Diagrama de flujo de creación de cotizaciones

El primer paso en la creación de cotizaciones es localizar el registro del prospecto, dentro del registro del prospecto se encuentra asociada la oportunidad. El próximo paso es navegar en la tarjeta de oportunidades y buscar la oportunidad requerida para el prospecto seleccionado y editarla, al realizar esto se despliega la pantalla de la oportunidad. En el registro de la oportunidad usted puede crear una nueva cotización y llevar información de la oportunidad a la cotización. Una vez completada y salvada la cotización, la cotización es creada y es puesta en consideración del prospecto. El estado del registro del prospecto es cambiado de Prospect-Identified Decision Makers a Prospect-Proposal con una probabilidad del 50% de que el prospecto se convierta en cliente. Trabajando con el prospecto usted continua manejando la oportunidad en donde quizás se inicie una negociación por la cotización entregada, por lo cual se debe cambiar el estado a Prospec In-Negotiation la probabilidad aumenta a un 75%. Una vez que el prospecto esta convencido de que quiere adquirir los productos y servicios debe cambiar el estado a Prospect-Purchasing con un aumento en la probabilidad del 90% de que se convierta en cliente. La probabilidad no cambia al 100% hasta que no se convierta al prospecto en cliente mediante actividades como la creación de un pedido, ventas en efectivo o generación de una factura.

Ejemplo cotización

La creación de cotizaciones se realiza ingresando a Opportunities-Relationships-Prospects. La página de prospectos se despliega listando todos los prospectos de su cuenta, se edita el prospecto al cual se le creará la cotización, se visualiza el detalle de la información del prospecto y en la tarjeta de Sales se pueden adicionar nuevas oportunidades o consultar una ya existente, la información de la oportunidad se despliega, se puede adicionar o borrar ítems. Luego se selecciona la tarjeta Quotes y se crea la cotización en donde trae la información de la oportunidad, de igual forma se puede modificar la información y complementar el registro. Una vez grabado el sistema asigna automáticamente un número de cotización el cual se puede utilizar para hacer seguimiento. La cotización se puede imprimir o enviar por email. El administrador de NetSuite tiene los permisos para modificar el diseño de impresión y colocar el logo de la compañía. Para ver un listado completo de las cotizaciones se ingresa a Opportunities-Transactions-Quotes, las cotizaciones se pueden editar, visualizar, imprimir, revisar el estado (Closed, Expired, Open, Processed), los montos, etc.

Alguna información que maneja la cotización:

Cerrando la venta Como representante de ventas, usted es responsable de trabajar con sus prospectos que están dispuestos a realizar una compra. Tomando la cotización que usted entrego a su prospecto y creando un pedido, realizando un pago en efectivo o una factura para cerrar la venta.

Cuando usted crea un pedido, realiza una venta en efectivo, o crea una factura con base en una cotización, usted esta cerrando la venta y completando el ciclo de vida del lead a customer. El prospecto (Lead) es convertido a cliente.

Diagrama de flujo de cierre de ventas

Para cerrar la venta tiene que localizar la cotización y ser aprobada por el prospecto. Desde el registro de la cotización usted simplemente da un clic en el botón de Sales Order para generar el Sales Order y una vez creada y salvada la orden ocurre la conversión de Prospect a Customer, puede imprimir o enviar por email el Sales Order y por último se da cumplimiento al Sales order al hacer el envío del pedido.

Para localizar la información de la cotización entregada al prospecto ingrese por Opportunities-Transacctions-Quotes, la pagina de cotizaciones se despliega, tome la opción View, en donde se despliega información detallada de la cotización como es el status el cual esta en Purchasing y la probabilidad se encuentra en un 90%. Si se requiere modificar información de los ítems se debe tomar la opción de Edit para hacer los cambios, puede imprimirla o enviarla por email. Una vez la información de la cotización esta correcta puede crear el Sales Order con base en la cotización. Posteriormente se despliega la pantalla del Sales Order en donde la información que trae proviene de la cotización, el sistema genera automáticamente un número para el pedido y aparece asociado al número de la oportunidad, incluye los ítems y las cantidades, todavía tiene la posibilidad de adicionar o borrar ítems antes de salvar el pedido. Una vez que se completa la información del pedido se salva, se despliega la pantalla del Sales Order y el pedido es creado. La conversión de prospecto a cliente ocurre y el ciclo de vida del lead-customer se completa. El Sales Order queda marcado como Pending Fulfillment (pendiente cumplimiento). Puede imprimir o enviar por email el Sales Order a su cliente.

Ejemplo Sales Order enviado por email.